Schopnost jasně komunikovat na schůzkách může znamenat rozdíl mezi produktivním jednáním a promarněnou příležitostí. Jedním z nejuniverzálnějších nástrojů pro podporu schůzek je tabule - není to jen prázdný prostor, tabule může vytvořit interaktivní, dynamický prostor pro spolupráci, což vede k efektivnějším schůzkám.

Je však důležité, abyste potenciál tohoto zdánlivě jednoduchého nástroje využili na maximum. V této příručce se seznámíme s několika užitečnými strategiemi, které vám pomohou využít tabuli naplno. Zajistíme, aby vaše tabule podporovala efektivní komunikaci a úspěšné výsledky schůzek - od využití správného příslušenství až po zapojení vašeho týmu.

Proč je používání tabule na schůzkách užitečné?

Tabule jsou základním nástrojem schůzek. Poskytují vizuální prostor, kde lze zaznamenávat, rozvrhovat a diskutovat nápady a návrhy. Mohou účastníkům schůzky pomoci lépe porozumět informacím, které jsou na schůzce sdělovány, a umožnit tak spolupráci a řešení problémů.

Bílé tabule mohou pomoci udržet informace v průběhu schůzky uspořádané, což může pomoci udržet diskusi k tématu a relevantní. Když se myšlenky zapisují na tabuli, může to účastníkům pomoci udržet si pozornost a soustředění i během dlouhých porad.

Jak efektivně používat tabuli na poradách

Při používání tabule na poradách je třeba zvážit řadu faktorů, abyste tento nástroj využili co nejlépe.

Používejte správné příslušenství k tabuli

Abyste tabuli využili co nejlépe, budete potřebovat víc než jen jedno nebo dvě pera. Jak si řekneme v následující části, k efektivní komunikaci pomocí tabule budete potřebovat různé příslušenství, včetně:

• Sortiment barevných per
• Magnety
• Čistící sprej a hadřík

Pro lepší spolupráci a vizuální komunikaci můžete využít také mřížkovou pásku, barevné magnetické čtverečky a mini tabule, které budou používat účastníci schůzky.

Všechny tyto pomůcky jsou součástí sady Nobo Whiteboard Accessories Kit Bag, která je dokonalým doplňkem všech vašich schůzek. Naše brašna byla navržena tak, aby vám usnadnila ukládání a přístup k příslušenství k tabuli, a to díky magnetickému víku pro uložení magnetů a pružným poutkům pro uchycení každého pera. Brašna je snadno přenosná, takže je ideální pro uložení a organizaci příslušenství i pro přenášení do zasedací místnosti, což zajistí produktivní týmovou práci i na cestách.

Používejte efektivní komunikační techniky

Při psaní na tabuli je důležité, aby byl obsah jasný a stručný. V případě brainstormingu to může znamenat, že nejdříve necháte tým, aby si své nápady vyříkali, a teprve potom si zapíšete klíčové body. To má další výhodu v tom, že se tým může sejít, aby plně pochopil a shrnul každý bod.

Při používání vizuálních komunikačních nástrojů, jako je tabule, byste měli vždy zohlednit vizuální prvek. To znamená používat barevné kódování a rozdělení oblastí, abyste měli přehled o nápadech. Například můžete chtít zapsat problémy červeně a řešení zeleně, nebo můžete použít různé barvy k označení různých vztahů pomocí různobarevných šipek mezi dvěma body.

Na tabuli můžete také připevnit vizuální pomůcky a diagramy, které můžete mít, pomocí magnetů, abyste mohli věci přesouvat, když potřebujete. To může být užitečné, pokud máte plakát nebo brožuru, kterou analyzujete - jednoduše vytiskněte velkou verzi, připevněte ji na tabuli a pusťte se do poznámek.

Podporovat interakci a účast

Tabule je ideální pro podporu účasti na schůzkách. Můžete lidi aktivně zapojit tím, že je požádáte, aby sami napsali své nápady na tabuli nebo přidali své připomínky. Nejenže se tak vaše schůzka stane poutavější, ale může také pomoci zajistit, aby byl vyslyšen hlas každého z vás.

Toho můžete dosáhnout při brainstormingu tak, že doprostřed tabule napíšete hlavní myšlenku nebo problém a pak požádáte každého, aby přistoupil a napsal své myšlenky nebo návrhy. Lidé začnou přirozeně navazovat na nápady ostatních a obvykle zjistíte, že jste dospěli ke kreativnějším řešením.

Při větších schůzkách nemusí být vhodné požádat každého, aby přišel a přispěl k obsahu na tabuli. V tomto případě můžete požádat lidi, aby se rozdělili do menších skupin a spolupracovali na vlastní mini tabuli. Jejich nápady a myšlenky pak můžete prodiskutovat s širší skupinou a klíčové body přenést na hlavní tabuli, aby se k nim mohli všichni vrátit.

Udržujte obsah přehledný a uspořádaný

Cokoli napíšete na tabuli, musí být přehledné a uspořádané, aby všichni účastníci porady mohli sledovat, o čem se diskutovalo. K tomu patří i to, aby písmo bylo úhledné a dostatečně velké, aby ho každý mohl přečíst, a lidé tak zůstali zaujatí. Měli byste se vyvarovat přeplnění nástěnky, proto se snažte, aby byl obsah stručný a výstižný. Je možné, že v průběhu schůzky budete muset informace aktualizovat a revidovat, protože se objeví další nápady a předchozí návrhy se stanou nadbytečnými nebo irelevantními.

Mřížkovací páska může být výborným doplňkem vaší schůzky, protože vám pomůže vytvořit přehledné grafy a tabulky na tabuli. Použití pera by mohlo způsobit nepořádek, ale mřížková páska zajistí čisté a rovné linie. Údaje a body pak můžete doplňovat perem a nezapomeňte je případně barevně označit.

Dokumentujte a sdílejte obsah tabule

Po skončení schůzky je důležité, aby byly všechny informace a myšlenky, které byly na tabuli zapsány, zaznamenány a uchovány. Tím zajistíte, že se neztratí žádná řešení nebo klíčové body, a také pomůžete stanovit další kroky.

Obsah tabule můžete zdokumentovat buď tak, že ji vyfotografujete, nebo že klíčové body přepíšete do formálnějšího dokumentu. Obrázek nebo dokument pak můžete sdílet tak, že jej odešlete v e-mailu po schůzce spolu s opatřeními a termíny a/nebo jej nahrajete na sdílený disk. Měli byste zajistit, aby všichni měli přístup k obsahu a mohli sledovat případné zadané úkoly.

Můžete také požádat účastníky o zpětnou vazbu k obsahu tabule. Může se stát, že někdy po schůzce bude třeba provést úpravy či opravy nebo zahrnout další poznatky. Pokud je třeba doplnit další informace, uveďte je v dokumentu nebo spolu s fotografií tabule přiložte další dokument, který shrnuje dodatečné informace.

Provádějte úspěšné společné schůzky s Nobo

Společnost Nobo nabízí širokou škálu praktických komunikačních nástrojů, které podpoří vaše schůzky a podpoří produktivní a společnou práci. Určitě pro vás máme řešení, které potřebujete pro efektivní schůzky a komunikaci, od tabulí a nástěnek až po projekční nástroje a značení. Podívejte se na naši nabídku a zjistěte, jak můžeme podpořit vaši organizaci.