Schůzky, ať už formální nebo neformální, jsou nezbytnou součástí každého podnikání. Ať už se účastníte neformálního setkání oddělení, nebo formální schůzky představenstva, základní pravidla chování by měla zůstat stejná. Etiketa pracovních schůzek je zásadní pro zajištění efektivity, produktivity a respektu. Připravili jsme pro vás 7 pravidel, která vám pomohou být dobrým účastníkem schůzky. 

Co znamená etiketa schůzek?

Etiketa schůzek je termín označující soubor pravidel a pokynů, které by se měly během schůzky/jednání dodržovat, aby byl průběh bezproblémový a efektivní. Tato pravidla se obvykle týkají témat:

• • Dodržování času

  • Příprava

  • Aktivní naslouchání

  • Mluvení s úctou

  • Neodbíhání od tématu

  • Následné kroky

Ačkoli se pravidla etikety na schůzkách mohou v jednotlivých firmách lišit, všechna se zaměřují na to, aby přispěla k pozitivnímu a profesionálnímu prostředí nejen během schůzek.

7 pravidel etikety při osobním setkání

Zde jsou nejdůležitější pravidla etikety na schůzkách, která byste měli dodržovat:

1. Přijďte včas

Přijít včas je nejzákladnějším pravidlem etikety na schůzkách. Pozdní příchod je nejen nezdvořilý vůči ostatním účastníkům, ale také narušuje průběh schůzky. Plánujte příchod alespoň o pět minut dříve, abyste se mohli usadit a připravit.

2. Přijďte připraveni

Před schůzkou se ujistěte, že máte vše potřebné, například poznámky, zprávy nebo jiné důležité dokumenty. Můžete použít např. mini stolní tabulku pro zapisování nápadů a poznámek - jako ekologickou variantu místo standardního papírového bloku. Pokud je dopředu k dispozici program jednání nebo materiály k pročtení, nezapomeňte si je před schůzkou prostudovat. Připravenost ukazuje, že respektujete čas a úsilí ostatních účastníků.

3. Vypněte telefon

Zvonění telefonu nebo zvuk oznámení může být velmi rušivý a může narušit průběh schůzky. Před začátkem schůzky vypněte telefon nebo jej přepněte do tichého režimu.

4. Aktivně poslouchejte

Aktivní naslouchání je nezbytné na každé schůzce. Znamená to věnovat pozornost tomu, co ostatní říkají, klást otázky a poskytovat zpětnou vazbu. Aktivní naslouchání ukazuje, že si vážíte názorů a myšlenek druhých.

5. Mluvte s úctou

Když mluvíte na schůzce, mluvte jasně a stručně. Vyvarujte se používání žargonu nebo odborných termínů, kterým by ostatní nemuseli rozumět. Dbejte také na tón hlasu a řeč těla. Mluvte s úctou a vyvarujte se přerušování ostatních nebo skákání do řeči. Pokud s někým nesouhlasíte, vyjádřete svůj názor slušně a s respektem.

6. Držte se tématu a dodržujte čas

Odbíhání od tématu může být ztrátou času a pro ostatní účastníky schůzky může být frustrující. Držet se tématu pomáhá dodržet stanovený časový limit schůzky. Překročení časového limitu může narušit rozvrh a způsobit frustraci. Pokud se schůzka protáhne, navrhněte její ukončení a naplánování dalšího pokračování.

7. Následné kroky po schůzce

Po skončení schůzky (spolu s ostatními) shrňte, o čem se diskutovalo, jaká rozhodnutí byla přijata a jaká opatření je třeba přijmout. Pokud vám byly přiděleny nějaké body k vyřízení, ujistěte se, že jste je splnili/ splníte v termínu. Následná kontrola po schůzce zajistí, že všichni jsou na stejné vlně a že bylo /může být dosaženo pokroku.

Zavedení etikety pro schůzky do praxe

Dodržování pravidel etikety na schůzkách vám pomůže zajistit, aby schůzky byly nejen produktivní, ale byly i bezpečným a otevřeným prostorem pro sdílení názorů. Ať už schůzku vedete, nebo se jí pouze účastníte, je důležité přijít včas, být připraven, aktivně naslouchat, mluvit s respektem, držet se tématu a po schůzce dalšími kroky navázat na jednání. Projevením úcty k času a úsilí ostatních účastníků můžete přispět k vytvoření pozitivního a profesionálního prostředí na schůzce. Až se příště zúčastníte schůzky, nezapomeňte dodržovat osvědčená pravidla etikety, jděte ostatním příkladem.