Pokud jste byli pověřeni pořízením zápisu z porady poprvé, budete pravděpodobně váhat, co všechno zachytit. Jak zaznamenat všechno, co bylo řečeno?

Se správnými nástroji však může být vedení záznamů o diskusích a rozhodnutích učiněných během porady snadnější. Zápisy z jednání jsou důležitým nástrojem pro sledování pokroku, přispívají k tomu, aby všichni měli stejné informace, a zároveň slouží pro možnou kontrolu někdy v budoucnosti.

Abychom vám pomohli s efektivním pořizováním zápisů ze schůzí, připravili jsme pro vás několik tipů, jak zdokonalit své dovednosti a pořizovat jasné, stručné a přesné zápisy. Nabízíme vám také šablonu zápisu z jednání, kterou můžete použít.

Připravte se předem

Příprava je při pořizování zápisu z jednání klíčová. Před konáním schůzky byste se měli seznámit s jejím programem a účastníky. To vám pomůže zachytit všechny důležité informace a použít je pro správné osoby.

Užitečné může být také vytvoření šablony zápisu z porady na základě programu jednání. Je to skvělý způsob, jak si udržet pořádek a zajistit si poznámky ke každému bodu diskuse.

Vyberte si správné nástroje

Lidé pracují různými způsoby a způsob, jakým nejlépe pořizovat zápisy z porad, může být pro kolegu zcela odlišný. Někteří lidé rádi zapisují zápisy rovnou do notebooku, jiní dávají přednost tužce a papíru nebo mini tabuli, abyste si mohli klíčová slova a fráze odškrtávat, až bude zápis celý.

Pořizování přepisu jednání na externí klávesnici může být přínosné, zejména pokud jste zdatní písaři, nicméně tato aktivita může působit na ostatní rušivě (to už je jednodušší si schůzku nahrávat a přepisovat později).

Dělejte si jasné a stručné poznámky

Důležité je dělat si během porady jasné a stručné poznámky. Ty můžete po skončení schůzky rozvést, upravit.

Měli byste dbát na to, abyste pozorně poslouchali a zachytili klíčové body. Můžete případně požádat o jejich zopakování a zdůraznění. Je velmi důležité, abyste zůstali objektivní. 

Někteří lidé rádi píší poznámky ze schůzek např. na tabletu, což umožňuje jejich pozdější snadnější úpravu. Pokud to není možné, nezapisujte si každé slovo - používejte zkratky nebo klíčová slova a fráze, na kterých můžete později stavět.

Určete klíčové body

Rozhodování o tom, jaké klíčové body si při pořizování zápisu z porady zapsat, může být matoucí. Příliš často se zapisovatelé snaží obsáhnout příliš mnoho informací, což znamená, že vynechají další bod programu.

Klíčové body můžete identifikovat tak, že budete poslouchat:

• Rozhodnutí, která byla přijata
• Akce, které byly přiděleny
• Nové informace, které byly sdíleny
• Otázky, které byly vzneseny

Zaznamenejte důležitá rozhodnutí a úkoly

Rozhodnutí a akce jsou nejdůležitějšími tématy, která je třeba zaznamenat do zápisu z jednání. Tyto informace budou mít dopad do budoucna a pomohou všem postupovat ke stejnému cíli.

Při zaznamenávání rozhodnutí a akcí je důležité jasně stanovit, kdo je za jednotlivé úkoly zodpovědný a do kdy je třeba je splnit. U každého úkolu můžete také uvést termín jeho splnění.

Nezapomeňte na shrnutí

Na konci zápisu z porady je užitečné shrnout diskusi. Tímto shrnutím dojdete k závěru a zajistíte, že všichni budou mít jasnou představu o dalším postupu.

Vaše shrnutí by mělo být stručné a výstižné. Měl by obsahovat klíčové body diskuse, jakož i veškerá rozhodnutí nebo opatření, která byla přijata.

Kontrola zápisu

Jakmile máte finální verzi zápisu ze schůze připravnou, pečlivě ji zkontrolujte. Ujistěte se, že neobsahuje chyby a obsahuje klíčová sdělení.

Může být užitečné požádat kolegu, aby pro vás zápis z jednání zkontroloval. Někdy se stane, že nezachytíte všechny důležité informace.

Rozeslání zápisu

Jakmile je zápis z jednání zkontrolován a bez chyb, můžete jej rozeslat účastníkům jednání. Možná je budete chtít rozeslat e-mailem nebo je umístit na sdílený disk.

Důležité je zápisy distribuovat rychle po skončení schůzky, aby všichni měli informace, které potřebují k následným krokům a rozhodnutím.

Efektivní pořizování zápisů ze schůzek je důležitá dovednost, která vám může pomoci být efektivnějším komunikátorem a spolupracovníkem. K pořizování zápisů můžete také využít i umělou komunikaci, která dokáže z nahrávky udělat následně kvalitní zápis. Vždy je potřeba záznam pečlivě zkontrolovat.

Šablona zápisu z jednání (k využití)

Datum jednání: 

Čas schůzky: 

Místo schůzky: 

Účastníci: seznam všech přítomných fyzicky i virtuálně.

Nepřítomní: seznam všech pozvaných, kteří se schůzky nemohli zúčastnit.

Program: který byl rozdán před zasedáním.

Zápis: diskuse k bodům zasedání, které nejsou rozhodnutími nebo opatřeními.

Rozhodnutí a opatření: výsledky, případně včetně termínů pro opatření.

Další kroky: prostor pro termín příští schůzky.

Poznámky: všechny doplňující informace, které budou užitečné.

Distribuce: komu a jak bude zápis předán.