Efektivní následná opatření po schůzce jsou zásadním způsobem, jak zajistit sdělení dojednaných rozhodnutí a plánů a dokončení všech úkolů. Níže vysvětlíme, proč je sledování výsledků schůzky tak důležité a jak na proběhlou schůzku můžete správně a úspěšně navázat.

Proč je důležité navázat na schůzku?

Na jedné schůzce se toho dá probrat hodně. Následná kontrola schůzky vytváří záznam, ke kterému se účastníci mohou vrátit, aby měli jasno v tom, co bylo předmětem jednání a jaké kroky z něj vzešly.

Bez následné kontroly schůzky by se mohlo stát, že se zapomene na důležité detaily a dohodnuté úkoly nebudou splněny. To by mohlo mít negativní dopad na produktivitu a dokonce i na pověst značky či firmy.

Následný "follow-up" bude užitečný i pro ty, kteří se schůzky nemohli zúčastnit. Budou moci zjistit, o čem se diskutovalo, budou mít k dispozici všechny relevantní informace, které by mohli potřebovat.

Pomocí následného e-mailu po schůzce lze také vytvořit vodítko, nebo přímo vlákno v e-mailové komunikaci, v němž budou lidé sledovat pokrok v plnění opatření a mít užitečnou zpětnou vazbu o tom, kdy byly úkoly splněny nebo zda došlo ke zpoždění.

Osvědčené postupy pro schůzku umožňující efektivní následné kroky

Abyste mohli efektivně navázat na schůzku, měli byste během samotné schůzky podniknout některé kroky.

Pořizujte zápisy

Důležité je zvolit a pověřit konkrétní osobu na schůzce, která bude zodpovědná za pořízení zápisů. Pokud se schůzky konají pravidelně, můžete zapisovatele buď střídat, nebo pokaždé pověřit zápisem jednu osobu. Může být užitečné, pokud daná osoba již dříve pořizovala zápis, aby věděla, jak nejlépe zápis pořídit a co do něj zahrnout.

V zápisu by mělo být shrnuto, jaká témata byla projednávána, kdo co řekl a jaká opatření byla stanovena, s případnými termíny, které byly zaznamenány. Pokud existuje program schůzky, lze jej použít jako šablonu pro zápis, aby bylo jasné, o čem se kdy jednalo.

Zápis lze zahrnout do následného e-mailu po schůzce, ale neměl by být jedinou součástí. I když mohou být užitečné jako reference, mohou obsahovat příliš mnoho informací pro každého účastníka schůzky a klíčové činnosti se mohou ztratit.

Definujte úkoly a přiřaďte jim odpovědné osoby

Důležitou součástí každé schůzky je jasná identifikace akcí a přiřazení vlastníka každé akci, aby lidé věděli, za co jsou po schůzce zodpovědní.

Když se během schůzky domluví konkrétní úkoly, prodiskutujte, co se bude muset stát, a termín, do kdy se to musí stát. Určete nejvhodnější osobu, která převezme odpovědnost za jednotlivé činnosti, a ujistěte se, že rozumí tomu, co se od ní bude vyžadovat.

Může se stát, že jedna činnost vyžaduje, aby ji dokončilo více lidí. I v tomto případě přiřaďte pouze jednoho vlastníka. To usnadňuje následné sledování a sledování akce a pomáhá vyhnout se jakýmkoli zmatkům a opakování práce.

Někdy se může stát, že osoba, která je nejlépe odpovědná za danou akci, není na schůzce přítomna. V takovém případě pověřte jednu osobu, aby jednotlivci sdělila, co bude požadováno.

Pořizujte fotografie společné práce

Často na schůzkách budete používat tabule nebo flipchartový stojan k zapisování poznámek a brainstormingu. Ty mohou být na schůzce užitečné, protože dávají každému možnost jasně vidět, o čem se diskutuje.

Je však důležité, aby jakékoli poznámky, které jsou pořízeny, mohly být po schůzce sdíleny v následném kroku. Jinak se může stát, že si uděláte užitečné a důležité poznámky a nápady, které se po schůzce ztratí a zapomenou.

Poznámky, které si děláte na tabuli, můžete vyfotit a následně je sdílet v e-mailu. Nebo pokud nejsou poznámky dostatečně jasné, můžete je vyfotit a poté někoho pověřit, aby informace přepsal do dokumentu. To může být užitečné při brainstormingu, protože můžete zachovat vizuální tok a zároveň zajistit, aby každé slovo bylo čitelné.

Shrnutí na konci schůzky

Na konci schůzky byste měli věnovat několik minut stručnému shrnutí toho, co bylo projednáno a rozhodnuto, spolu s přijatými úkoly. Sdělte lidem, jak a kdo bude na schůzku navazovat a kdy mohou očekávat, že obdrží následné informace.

Jak navázat na schůzku

Vytvoření akčního plánu

Jednou z nejdůležitějších částí navazující schůzky je vytvoření tzv. akčního plánu. Zápisky ze schůzky by měly sloužit jako podklad pro vytvoření takového plánu. V tomto dokumentu bude přesně uvedeno, jaká opatření mají být přijata, kdo za ně bude zodpovědný a v jakém časovém horizontu budou muset být řešena a dokončena.

Akční plán můžete také použít ke kategorizaci opatření a určit, která z nich jsou naléhavá a která méně. Může být užitečné vytvořit dokument pro spolupráci, aby jej lidé mohli v průběhu projektu aktualizovat a informovat o stavu svých opatření.

Sdílejte následné kroky po schůzce

Jakmile budete mít zápis ze schůzky a akční plán, budete muset sdílet následné kroky. Nejběžnějším způsobem je zaslání následného e-mailu po schůzce. Pokud schůzka souvisí s probíhajícím projektem, může být užitečné vytvořit na Slacku nebo Teams speciální kanál zpráv a používat ho pro veškerou komunikaci, včetně následných zpráv ze schůzky.

Následné zprávy ze schůzky byste měli odeslat co nejdříve po schůzce - obvykle to bývá do 24-48 hodin, aby bylo možné připravit zápis a další dokumenty.

Následné kroky po schůzce byste měli zaslat všem, kteří se schůzky zúčastnili, a také všem dalším relevantním stranám, které se buď nemohly zúčastnit, nebo se nezúčastnily, ale mohly by se nyní podílet na nějaké akci.

Následné kroky po schůzce by měly obsahovat zápis ze schůzky a akční plán. Měli byste také připojit stručné shrnutí schůzky, abyste osvěžili paměť lidí, o čem se diskutovalo, a informovali ty, kteří nebyli přítomni. Pokud jste si dělali poznámky na tabuli, přiložte také jejich fotografie nebo dokumentovou verzi. Pokud byla součástí schůzky prezentace, může být užitečné přiložit i tuto prezentaci, pokud je to možné.

Příklad e-mailu o sledování schůzky

Předmět:  [téma schůzky]

Vážený týme,

děkujeme, že jste si udělali čas na naši dnešní schůzku. Oceňujeme vaši práci a úsilí, které jste vynaložili, aby byla schůzka produktivní.

V návaznosti na ni bych rád shrnul klíčové faktory, které byly projednány:

[odrážkový seznam klíčových bodů diskuse]

Bylo rozhodnuto o následujících opatřeních:

[bodový seznam úkolů a odpovědných osob]

Přikládám dokument s akčním plánem, který nám pomůže s úkoly pracovat. Použijte prosím tento akční plán, abyste všechny informovali o průběhu akcí. Pokud narazíte na nějaké problémy s plněním úkolů, dejte mi prosím vědět, abychom je mohli co nejdříve řešit.

Pro vaši informaci přikládám také zápis a další relevantní dokumenty.

Těším se na naše další setkání, které se bude konat [datum].

S pozdravem,

[Jméno]

Jak si udržet přehled o sledování výstupů ze schůzky

Je důležité, abyste nejen následnou zprávu o schůzce odeslali, ale také průběžně sledovali, co se děje s vaším akčním plánem. Pokud se vám zdá, že věci nejsou dokončeny v dohodnutém čase, oslovte své kolegy a zjistěte, zda není nějaký problém. Možná se potýkají s překážkou, která vyžaduje vstup zbytku týmu, nebo jen zapomněli aktualizovat dokument. Ať už je problém jakýkoli, pomozte jim ho vyřešit a zajistěte, aby byl širší projektový tým informován.