Dobře naplánovaná schůzka je vždy ideální, ale ne vždy je to možné. Často je potřeba spontánní spolupráce a rychlého rozhodování, aby bylo možné řešit naléhavou situaci. V takovém případě budete muset uspořádat schůzku ad hoc.

Schůzky ad hoc se liší od pravidelných schůzek a budou vyžadovat trochu jiný přístup. V tomto blogu se zabýváme rozdíly mezi ad hoc schůzkami a pravidelnými schůzkami, jak poznat, kdy je ad hoc schůzka nutná, a jak vést efektivní schůzku na poslední chvíli.

Jaký je rozdíl mezi ad hoc schůzkou a pravidelnou schůzkou?

Ad hoc schůzka se od pravidelné schůzky liší tím, že se jedná o schůzku, která nebyla předem naplánována. Uskuteční se kvůli předem nepředvídané situaci, která vyžaduje okamžitou pozornost.

Jedním z rozdílů mezi ad hoc schůzí a řádnou schůzí je tedy to, že se může skládat z neformálnějšího programu. Účastníci a organizátor nebudou mít tolik času na přípravu jako obvykle, takže se od nich může vyžadovat, aby mysleli pohotově. U ad hoc schůzky je obvykle třeba rychle přijmout rozhodnutí a přijmout opatření, zatímco u řádné schůzky mohou mít lidé trochu více času na realizaci opatření.

Kdy svolat ad hoc schůzku na poslední chvíli

Ad hoc schůzka na poslední chvíli by měla být svolána pouze tehdy, je-li to nezbytně nutné. Vtáhnout lidi na schůzku s malým předstihem naruší jejich den a lidem může chvíli trvat, než se po schůzce vrátí do svého rytmu, ať už je jakkoli krátká.

Pokud je to možné, měli byste se snažit dát lidem dostatečné předstihy, aby se mohli schůzky zúčastnit. V některých situacích to však není možné a je nutné uspořádat schůzku ad hoc. Může se jednat o naléhavou situaci nebo o příležitost, která se naskytla v krátkém časovém horizontu a vyžaduje okamžitou akci. Může se stát, že členové týmu potřebují okamžitou zpětnou vazbu, nebo že je třeba naléhavě aktualizovat informace o projektu. Může se stát, že v týmu panují nejasnosti ohledně toho, co se od něj požaduje, a schůzka je potřebná k objasnění, aby lidé mohli pokračovat v práci s jasnými cíli.

I v těchto situacích byste měli zvážit, zda je schůzka nejlepším řešením. Může se stát, že bude stačit e-mail nebo telefonát s jedním nebo dvěma účastníky. Někdy může být problém příliš složitý na to, aby se projednával e-mailem, nebo se může týkat příliš mnoha lidí - v takovém případě může být řešením schůzka.

Měli byste také zvážit dopad uspořádání schůzky na poslední chvíli a porovnat náklady s přínosy. Narušit někomu den není nikdy ideální, ale může to být prostě lepší než schůzku vůbec neuskutečnit.

Jak vést efektivní ad hoc schůzku

Ad hoc schůzky se obvykle týkají prioritních potřeb, takže je nezbytné, aby byly vedeny efektivně.

Stanovte si jasné cíle schůzky a program jednání

I když na ad hoc schůzku bude málo času na přípravu, přesto je důležité stanovit si jasné cíle schůzky. Tyto cíle mohou být krátké a stručné, ale jejich stanovení pomůže udržet soustředění všech zúčastněných, což povede k produktivnějším výsledkům.

Jakmile máte cíle, můžete sestavit program jednání. Může být neformálnější než běžný program schůzky, ale přesto by měl zahrnovat nejdůležitější body. Pokud je to možné, měla by být rozeslána účastníkům před schůzkou - i kdybyste ji poslali zhruba 10 minut před schůzkou, umožníte lidem, aby se trochu připravili a začali přemýšlet o tom, co je potřeba. To může pomoci ušetřit cenný čas při samotné schůzce.

Pozvěte pouze klíčové zúčastněné strany

Ad hoc schůzka na poslední chvíli pravděpodobně naruší dny účastníků. Proto byste se měli snažit minimalizovat toto narušení tím, že pozvete pouze klíčové zúčastněné strany. Měli by se jí účastnit pouze lidé, kteří jsou do situace přímo zapojeni a/nebo mají potřebné znalosti a zkušenosti v dané věci.

Někdy by bylo nejlepší, kdyby se jednání účastnili i lidé, kterých se rozhodnutí přijatá na schůzce budou týkat, ale ne vždy to může být možné. Praktičtější by mohlo být pouze pozvat vedoucí týmů a nechat je, aby po přijetí rozhodnutí rozdělili a delegovali informace a činnosti na svůj tým.

Udržujte schůzku v chodu

Během schůzky bude pravděpodobně málo času. Proto je důležité, aby diskuse byly soustředěné a probíhaly podle plánu. Měli byste se seznámit s programem schůzky, abyste se ujistili, že vše, co je třeba probrat, bude probráno co nejefektivnějším způsobem. Pokud konverzace odbočí, měli byste lidi navést zpět k programu jednání.

Někdy se může objevit konverzace, která by mohla být cenná, ale není zcela relevantní k aktuálnímu tématu. V takovém případě si poznamenejte, co bylo řečeno, a uspořádejte další schůzku nebo neformální telefonát, abyste v diskusi pokračovali později.

Podněcujte účast

I když by ad hoc schůzka na poslední chvíli měla být stručná, měli byste účastníky přesto povzbudit k účasti. Pokud na schůzce nepotřebujete spolupracovat, pak možná není důvod schůzku pořádat a lepší bude informativní e-mail.

Abyste podpořili spolupráci, měli byste zajistit, aby vaše zasedací místnost byla vybavena potřebnými komunikačními nástroji. Může se jednat o flipcharty, tabule, a dokonce i projekční plátno, pokud potřebujete, aby všichni něco viděli, například webové stránky nebo analytický nástroj. Měli byste si dělat poznámky tak, aby je všichni viděli a mohli se na ně během schůzky odvolávat, aby se mohli odrazit od nápadů ostatních.

Dodržujte naplánovaný čas

Dodržovat naplánovaný čas je důležité u většiny schůzek, ale u ad hoc schůzek je to ještě důležitější. Schůzka na poslední chvíli by měla začít a skončit včas, aby se co nejméně narušily dny účastníků.

Dodržení vymezeného času také pomůže udržet soustředěnost. Když budete přísně dodržovat časový plán, budete si lépe uvědomovat, že je třeba dodržovat agendu a rychle se rozhodovat. Měli byste buď sobě, nebo jinému účastníkovi přidělit odpovědnost za sledování času a jemně připomenout lidem, pokud se zdá, že věci trvají déle, než bylo plánováno.

Zaznamenávejte akce a další kroky

Abyste mohli vést produktivní ad hoc schůzku, měl by si někdo z přítomných po celou dobu dělat poznámky. Měla by obsahovat opatření, odpovědné osoby a případné termíny pro jednotlivá opatření. Vedení záznamu o tom, co bylo řečeno a rozhodnuto, znamená, že účastníci budou mít po skončení schůzky na co odkázat, aby přesně věděli, co se od nich požaduje.

Po skončení schůzky byste měli zápis rozeslat a zajistit, aby ho dostali všichni přítomní. Pokud mají nyní odpovědnost i další členové týmu, kteří se schůzky nezúčastnili, měli byste zajistit, aby byli do komunikace zapojeni i oni.

Můžete také stanovit, jaké budou další kroky v návaznosti na rozhodnutí přijatá na schůzce a na stanovená opatření. Může se stát, že v budoucnu bude zapotřebí další, plánované setkání, nebo možná budou vhodnější zprávy o projektu.

Jste připraveni na ad hoc setkání?

Vědět, jak naplánovat a zorganizovat ad hoc setkání, je cenná znalost. Nyní budete vědět, jak si poradit, když nastane improvizovaná situace, která vyžaduje naléhavou pozornost, a budete schopni jednat rychle a efektivně.

Nobo nabízí řadu praktických nástrojů a řešení, která pomáhají podporovat efektivní schůzky a komunikaci na pracovišti, včetně bílých tabulí, značení, nástěnek a promítacích zařízení. Podívejte se na naše produkty a zjistěte, jak můžeme pomoci vašemu podnikání.