Zhruba polovina týmových mítinků nebývá zrovna zábavná a nebo je příliš dlouhá. Jsou kolegové myšlenkami jinde? Sledují čas nebo displej mobilu? Zkuste změnit způsob vedení schůzek. Nevíte, jak na to? Třeba vás zaujmou některé naše tipy, jak proměnit týmové schůzky z rutinních setkání v dynamická a produktivní jednání, na která se váš tým bude těšit nebo u nich alespoň nebude usínat.

Proč více zapojit účastníky schůzky?

Zapojení na týmových schůzkách je klíčové z několika důvodů, protože přímo ovlivňuje efektivitu týmu, produktivitu a celkový úspěch.

Lepší spolupráce

Pokud jsou členové týmu zapojeni do diskuse, je pravděpodobnější, že se budou aktivně účastnit a spolupracovat. Více přispějí svými nápady a budou sdílet své odborné znalosti.

Lepší rozhodování

Aktivní účastníci se více zapojují do všech rozhodnutí, která je třeba na týmové schůzce učinit. Účastníci s větší pravděpodobností kriticky zhodnotí možnosti, poskytnou konstruktivní zpětnou vazbu a dosáhnou konsenzu. Nedostatečná angažovanost na schůzce často vyústí v nepřijetí žádného rozhodnutí.

Větší inovace

Zdá se vám, že nudné schůzky vedou k nudným nápadům? Pasivní účastníci nebudou pravděpodobně přemýšlet kreativně a vytvářet inovativní řešení pro vaši firmu. Aktivní zapojení do brainstormingu a řešení problémů podporuje kulturu inovací i v širším týmu. Vyzkoušejte některé nástroje pro podporu komunikace - třeba mobilní systém pro spolupráci Move & Meet značky Nobo.

Lepší komunikace

Pokud se členové týmu zapojí do schůzek, budou pozornějšími posluchači a srozumitelnějšími komunikátory. Efektivní komunikace je nezbytná pro pochopení složitých problémů, vyjasnění pochybností a předcházení nedorozuměním.

Zvýšení morálky a motivace

Živé týmové porady mohou zvýšit morálku a motivaci týmu. Pokud účastníci cítí, že si jejich příspěvků ostatní členové týmu váží a že jsou hnací silou, je pravděpodobnější, že zůstanou motivovaní.

Rychlejší řešení konfliktů

Pokud se zaměstnanci cítí být oceňováni a zapojeni do týmových schůzek, je pravděpodobnější, že se případné konflikty a problémy budou řešit otevřeně. To vede k rychlejšímu řešení konfliktů a zabraňuje tomu, aby problémy narůstaly a ovlivňovaly dynamiku týmu.

Odpovědnost

Zapojení členové týmu přebírají odpovědnost za své úkoly a povinnosti. Závazky přijaté během živých schůzek mívají u účastníků prioritu.

Inkluzivita a rozmanitost nápadů

Žádný pohled nebo nápad účastníků není špatný. Angažovaní členové jsou otevřenější k naslouchání různým názorům a k otevřeným diskusím se zaměstnanci z různých úrovní řízení a oddělení.

Sdílení znalostí

Pokud jsou účastníci setkání angažovaní, jsou ochotnější sdílet své znalosti a zkušenosti. Takové sdílení znalostí může vést k rozvoji osvědčených postupů, většímu učení a rozvoji dovedností v rámci širšího týmu.

Efektivní využití času a zdrojů

Zábavné a svižné schůzky často lépe podporují soustředění a produktivitu. Žádná nebo malá ztráta času díky nepodstatným diskusím, čas využitý efektivně - to je to, co potřebujete.

Pozitivní týmová kultura

Inspirativní, efektivní schůzky přispívají k pozitivní týmové kultuře, k udržení a spokojenosti zaměstnanců. Zapojení členové týmu jsou více spokojeni se svou prací a je méně pravděpodobné, že společnost opustí. To může pomoci s udržením zaměstnanců a snížit náklady na fluktuaci.

Nápady na vylepšení schůzek

Prolomte monotónnost pravidelných schůzek tím, že při plánování příští týmové schůzky uplatníte některé z níže uvedených tipů.

Tematické schůzky

I když to vyžaduje trochu více plánování, tematická schůzka může být zábavná a podněcuje kreativitu. Zkuste téma schůzky podpořit i jinak - připravte úvodní občerstvení, hudbu, změňte layout prezentace apod. A poproste účastníky, aby na zvoleném tématu mítinku participovali.

Interaktivní krátké aktivity na úvod

Zvažte zahájení schůzky nějakými aktivitami, tzv "ice-breakers". Jde o rychlé a zábavné aktivity, které členům týmu pomohou navázat osobní neformální kontakt, pokud se účastníci příliš blíže neznají.

Hostující řečníci a odborníci

Přizvěte odborníky nebo hostující řečníky, kteří se týkají vašeho odvětví nebo projektu. Vyslechnutí hlasů zvenčí může přinést nové poznatky a inspirovat členy týmu. Navíc dodá vašim schůzkám prvek překvapení.

Vizuální vyprávění příběhů

Nahraďte zdlouhavé prezentace vizuálním vyprávěním příběhů. Povzbuzujte členy týmu, aby vytvářeli krátké prezentace s vizualizacemi, infografikami a videi. Díky tomuto přístupu jsou informace nejen stravitelnější, ale také se využívají různé styly učení.

Změňte prostředí

Pokud nemáte vhodnou zasedací místnost, může vám pomoci pořádat schůzky na různých místech. Vezměte si venku piknikovou deku, zajděte do místní kavárny nebo se prostě sejděte v jiné místnosti. Změna prostředí může stimulovat kreativitu a zapojení.

Začlenění drobných her

Vneste do schůzek zábavu a zapojení tím, že do nich začleníte interaktivní hry na tabuli. Slovník, kvízy nebo slovní hry mohou být výborným prolomením ledů nebo povzbuzením během dlouhých schůzek. Herní prvky podporují aktivní účast a mohou zpříjemnit učení.

Využívejte technologie inovativně

S množstvím technologií, které mají podniky k dispozici, je jejich využití pro schůzky skvělým řešením pro zvýšení angažovanosti. Experimentujte s virtuální realitou, rozšířenou realitou nebo interaktivními pomůckami, aby byly virtuální schůzky poutavější. Povzbuzujte členy týmu, aby používali digitální nástroje pro spolupráci, které slouží k brainstormingu a sdílení nápadů v reálném čase.

Vyzdvihněte úspěchy zaměstnanců

Věnujte na týmové poradě čas oslavě úspěchů zaměstnanců a týmů.

Otevřená mikrosetkání pro brainstorming

Vyhraďte čas na otevřená mikrosetkání, kde mohou členové týmu sdílet nápady, návrhy, nebo dokonce předkládat nové projekty bez formálnosti tradiční porady. Podporujte kreativní myšlení a ujistěte členy týmu, že všechny nápady jsou ceněny.

Podporujte různé perspektivy

Různorodost myšlení je silným motorem inovací. Vytvořte členům týmu bezpečný prostor pro vyjádření jejich názorů, i když se liší od většiny. Podporujte zdravé debaty a diskuse.

Výměna rolí

Schůzky zaměřené na řešení problémů mohou být kvůli intenzitě rozhodování vyčerpávající. Pokud členové týmu na těchto schůzkách přistupují k tématům z pohledu jiného zaměstnance, může to pomoci překonat překážky a zdůraznit klady a zápory novým pohledem. To může pomoci dosáhnout komplexního řešení.

Začlenění kreativity a angažovanosti do týmových schůzek může mít zásadní vliv na morálku týmu, produktivitu a spolupráci. Zavedením těchto kreativních strategií můžete proměnit své schůzky z povinných nudných setkání v inspirativní a plodné schůzky, které nejsou strašákem. Nezapomeňte, že zapojení je trvalý proces, takže se nebojte experimentovat a přizpůsobit tyto přístupy jedinečné dynamice vašeho týmu.