Efektivní komunikace je důležitou součástí každého pracoviště. Nejenže umožňuje produktivní a efektivní spolupráci, ale také pomáhá vytvářet pozitivní, inkluzivní pracovní prostředí.

Každý jednotlivec v týmu však může komunikovat jinak. Klíčem k efektivní komunikaci je porozumět těmto různým komunikačním stylům, zjistit, jak k nim dochází, a stanovit praktické strategie pro zlepšení komunikace. Díky hlubšímu porozumění různým komunikačním stylům můžeme zlepšit vzájemné vztahy na pracovišti, vybudovat lepší vztahy mezi kolegy a zvýšit produktivitu.

Čtyři hlavní komunikační styly

Existují čtyři hlavní komunikační styly, kterými se lidé mohou zabývat. Často se lidé přiklánějí k používání převážně jednoho typu komunikačního stylu, ale v závislosti na situaci mohou někdy používat kombinaci všech.

Asertivní komunikace

Asertivní komunikace zahrnuje to, že si mluvčí stojí za tím, co chce. To se může týkat jejich vlastních potřeb a pohody, ale také potřeb ostatních. Obvykle se chovají klidně, uctivě a zdvořile, ale často jsou přímí a rychle přejdou k věci.

Asertivní komunikátoři se rádi pouštějí do projektů, ale chrání své hranice i hranice ostatních. Málokdy jsou však při komunikaci příliš agresivní nebo defenzivní. Místo toho se budou snažit sdělit své potřeby a pocity přímým způsobem a zároveň se ujistit, že se ostatní lidé cítí dobře. Budou se snažit spolupracovat, aby dospěli k závěru, který bude vyhovovat jejich potřebám, a v případě potřeby budou pracovat na kompromisu.

Pasivní komunikace

Pasivní komunikátoři budou v diskusích často mlčet a vyhýbat se vyjadřování svých myšlenek, pocitů nebo nápadů. Obvykle se v debatě vyhýbají zaujímání toho či onoho stanoviska a mohou počkat, až se vedení ujme někdo jiný. Někdy mohou používat nepřímou řeč a mluvit kolem tématu, místo aby ho řešili přímo, což může vést k nedorozumění.

Lidé, kteří používají pasivní styl komunikace, se často snaží vyhnout konfliktům. Obecně se rádi nechají unášet proudem a jsou poměrně povolní, což ale může znamenat, že se v případě problému neozvou. Mohou mít problém s nastavením hranic a může pro ně být obtížné prosadit si svou a říci "ne", když je to potřeba.

Agresivní komunikace

Lidé používající agresivní styl komunikace budou sebevědomí a přímí. Často dominují konverzaci, někdy přerušují ostatní a přebírají kontrolu nad diskusí. Obvykle je jejich hlavním cílem prosadit svůj názor, sdělit své vlastní potřeby, často na úkor ostatních.

Agresivní komunikátoři mohou být neomalení až někdy hrubí. Často se brání kompromisům s ostatními, místo toho si chtějí prosadit svou. Z toho vyplývá, že mohou být odmítaví k hranicím druhých lidí a někdy mohou dokonce sklouznout k osobním útokům na druhé.

Pasivně-agresivní komunikace

Jak už název napovídá, pasivně-agresivní styl komunikace bude směsicí agresivního i pasivního typu komunikace. Navenek se obvykle jeví jako pasivní, ale jejich cíle jsou agresivnější. Obvykle nebudou své potřeby sdělovat jasně, což může vést k nedorozuměním.

Tyto typy komunikátorů často komunikují nepřímo a vyhýbají se přímému řešení problému. Často neřeknou, co si myslí, nebo používají zastřené výrazy, které mohou později popřít. Budou se chtít vyhnout přímému konfliktu, ale přesto se mohou uchýlit k osobním útokům formou sarkasmu nebo mluvením s ostatními za zády.

Jak komunikovat s různými komunikačními styly v práci

Každý typ komunikačního stylu bude pro efektivní interakci potřebovat trochu jiný přístup.

Jak řídit asertivního komunikátora

Asertivní komunikátoři ocení přímé rozhovory. Při rozhovoru s asertivním komunikátorem se snažte mluvit stručně a věcně. Při poskytování zpětné vazby buďte upřímní a snažte se držet praktických a realizovatelných bodů.

Povzbuzujte lidi, kteří používají asertivní styl komunikace, aby se podělili o své nápady. Vždy byste měli slovně uznat a respektovat jejich pohled na věc, i když máte jiný názor, ale neměli byste se vyhýbat vyjádření vlastních myšlenek.

Jak efektivně komunikovat jako asertivní komunikátor

Pokud víte, že jste asertivní komunikátor, možná budete muset v diskusi někdy použít trpělivost. Ne každý může mluvit tak přímo, jak si přejete, ale měli byste se snažit zachovat klid a umožnit lidem, aby se vyjádřili tak, jak potřebují. Mějte na paměti, že některé situace budou vyžadovat odlišný styl komunikace.

Možná budete také potřebovat nabídnout ostatním ujištění. Někteří lidé mohou zaměnit vaši přímočarost za neomalenost, proto si uvědomte, jak mohou ostatní na váš projev reagovat, a poskytněte ujištění, když to může být zapotřebí, aby lidé pochopili, že vycházíte z dobrých myšlenek.

Jak zvládnout pasivního komunikátora

Lidé, kteří často používají pasivní styl komunikace, mohou potřebovat další podporu a povzbuzení, aby se zapojili do diskuse. To může zahrnovat přímé dotazování na jejich myšlenky nebo názory ve skupinovém prostředí a zajištění toho, aby měli prostor vyjádřit svůj názor.

Může být také užitečné zajistit, abyste vytvořili prostředí, ve kterém se budou cítit pohodlně, když budou mluvit. Neměli by se cítit pod tlakem, aby přispívali, ale měli by se cítit bezpečně, aby mohli mluvit bez odsuzování. Někdy může být užitečné nabídnout alternativní komunikační platformu. Zatímco někteří lidé nemusí rádi vznášet připomínky ve skupině, může jim být příjemnější mluvit mezi čtyřma očima nebo prostřednictvím písemné komunikace, například e-mailu.

Jak efektivně komunikovat jako pasivní komunikátor

Pokud často používáte pasivní styl komunikace, může vám pomoci nácvik asertivnějšího jazyka. To vám může pomoci prosadit se v diskuzích a zajistit si potřebnou podporu v práci. Někteří lidé považují za přínosné nacvičit si před schůzkou, co chtějí říct, i když často nastanou situace, kdy budete muset být spontánní.

Ujistěte se, že víte, jaké jsou vaše cíle a záměry. Nastavte si hranice a připomeňte si, že je v pořádku říci "ne", abyste ochránili své zdraví. Buďte otevřeni spolupráci a diskusi o svých potřebách a nápadech s ostatními.

Jak zvládnout agresivního komunikátora

Když komunikujete s někým, kdo používá agresivní styl komunikace, je důležité zachovat klid. Může být snadné se bránit, zejména pokud se někdo uchýlí k osobním útokům, ale to nevede k efektivní komunikaci. Místo toho se vyhněte osobním útokům a dbejte na to, aby se konverzace týkala daného problému. Zaměřte se na to, co se vám vlastně snaží říct, a snažte se dosáhnout řešení.

Měli byste také dbát na to, abyste agresivním komunikátorům stanovili hranice. Měli byste jim dát najevo, že si přejete, aby se k vám chovali profesionálně a s respektem, což platí pro všechny členy týmu. Pokud se někdo chová často a výrazně agresivně, měli byste se obrátit na jeho přímého nadřízeného nebo personální oddělení, aby vám poskytli další podporu.

Jak efektivně komunikovat jako agresivní komunikátor

Pokud zjistíte, že v práci používáte agresivní styl komunikace, může být přínosné zjistit, co ve vás agresi vyvolává. Lidé často komunikují agresivním stylem z důvodu frustrace nebo stresu - pokuste se zjistit, co vás k agresi tlačí, a snažte se to probrat se svým nadřízeným, abyste se pokusili vyřešit problém v jeho příčině.

Mohlo by vám také pomoci, když se před reakcí nadechnete. Agresivní komunikátoři často reagují dříve, než se zamyslí, což může vést k nevhodnému vyjadřování. Místo toho přemýšlejte, než promluvíte, a snažte se brát ohled na potřeby, pocity a hranice druhých.

Jak zvládnout pasivně agresivního komunikátora

Když komunikujete s pasivně agresivním komunikátorem, bude třeba zachovat klid a profesionalitu. Místo toho, abyste se nechali strhnout jejich chováním, soustřeďte se na fakta. Pokud nekomunikují srozumitelně, požádejte je, aby vám vysvětlili, co říkají. Někdy může být lepší požádat je o vysvětlení písemně, aby nevznikly žádné nejasnosti.

Měli byste je povzbuzovat k přímému a otevřenému jednání. Ujistěte se, že jste vytvořili prostředí, ve kterém mohou klidně vyjádřit své skutečné myšlenky a potřeby. Pokud se někdo soustavně chová pasivně agresivně, může být užitečné řešit to na individuální schůzce. Zeptejte se jich, co si myslí, že je příčinou jejich chování, a pokuste se najít řešení.

Jak efektivně komunikovat jako pasivně agresivní komunikátor

Pokud máte sklony k pasivně agresivní komunikaci, měli byste se snažit zamyslet nad tím, co je příčinou tohoto chování. Může se stát, že se necítíte dobře, když v diskuzích mluvíte přímo, nebo máte pocit, že s lidmi máte problémy, které se neřeší. Jakmile zjistíte hlavní příčinu, promluvte si o ní se svým nadřízeným nebo jiným vhodným kanálem. Měli byste se snažit o co nejrychlejší vyřešení problému a nenechat ho vyhnít, protože to by mohlo problém ještě zhoršit.

Přemýšlejte o tom, jak můžete své problémy sdělit konstruktivním způsobem. Pokuste se o svých frustracích diskutovat s kolegy tak, abyste se dopracovali k řešení nebo kompromisu.

Tipy pro zlepšení komunikace v práci

Zde je několik praktických strategií pro zlepšení komunikace na pracovišti.

Vytvořte prostředí pro otevřenou komunikaci

Jedním z nejdůležitějších způsobů, jak zlepšit komunikaci v práci, je zajistit, abyste vytvořili prostředí, které podporuje otevřenou a upřímnou komunikaci všech členů týmu. Každý by se měl cítit pohodlně, když se ozve, a měl by vědět, že bude vyslechnut, aniž by ho někdo odsoudil.

Vedení by mělo udávat tón efektivní komunikace. Budete muset nastavit standard asertivním stylem komunikace, abyste ostatním ukázali, že je v pořádku mluvit přímo a zároveň být empatický k ostatním. Měli byste používat konstruktivní kritiku, když je to potřeba, a vždy uznávat názory lidí, pokud se liší od vašich.

Používejte správné platformy pro správné diskuse

Vždy byste se měli snažit používat správné platformy pro správné diskuse. Například pokud se jedná o něco, co vyžaduje spolupráci, bude nejlepší uspořádat schůzku. Každý člen týmu tak může přispět svými myšlenkami a nápady, stejně jako upozornit na své obavy a určit, kde by mohl potřebovat další podporu od ostatních.

Pokud však potřebujete lidi o něčem pouze informovat, a ne je žádat o spolupráci, může být nejlepší volbou e-mail. Vždy můžete začít e-mailem, nechat všechny, aby si přečetli informace a podrobnosti, a pak zjistit, zda je nutná následná schůzka.

Kromě používání správných platforem byste měli používat také správné nástroje. Při společné schůzce můžete použít whiteboard k zaznamenávání nápadů všech zúčastněných. Každý tak bude vědět, že bude vyslyšen a že jeho nápady budou zohledněny. Tabuli pak můžete vyfotit nebo někoho požádat, aby ji zapsal do dokumentu, a po schůzce ji sdílet, aby se neztratily žádné nápady.

Pravidelně sbírejte zpětnou vazbu

A nakonec byste měli často sbírat zpětnou vazbu od týmu, abyste získali jejich názory na styly komunikace na pracovišti. To by mělo zahrnovat styl komunikace vedení i prostředí a to, jak pohodlně se cítí, když se mohou ozvat. Můžete se také zeptat, co si myslí o tom, jak tým v současné době komunikuje, a co by se podle nich dalo zlepšit. Snažte se na základě této zpětné vazby jednat a v případě potřeby provést změny.

Komunikujte v práci efektivně s Nobo

Společnost Nobo nabízí řadu nástrojů a řešení pro pracoviště, která vám pomohou vytěžit z vašeho pracoviště maximum a užít si efektivní a produktivní komunikaci. Od mobilních tabulí až po flipchartové stojany, určitě pro vás máme to, co potřebujete, abyste ze svých schůzek vytěžili maximum.