Mapování toku hodnot (Value Stream Mapping; VSM) jako podrobná vizualizace procesů umožní managementu identifikovat příčiny zbytečného plýtvání zdrojů (času, lidské práce, materiálních, informačních či finančních zdrojů). Techniku VSM používají pracovníci, kteří mají odpovědnost  za zlepšování procesů či řízení kvality v organizaci. Mapování hodnotových toků pomáhá odhalit možné ztráty, úzká místa, slabé stránky a důvody neefektivních toků kdekoliv v organizaci. Je možné ji aplikovat na celou organizaci nebo jen na její určitou část, přičemž lze využít mapu procesů. V tomto blogovém příspěvku se podrobněji seznámíme s mapováním hodnotových toků, s tím, jak jej můžete zavést do praxe, a s nástroji, které vám při této činnosti mohou pomoci.

Co je to mapování hodnotových toků (VSM)?

Mapování hodnotových toků je vytvoření vizualizace celého procesu neboli "hodnotového toku", kterým prochází produkt nebo služba, od počáteční poptávky zákazníka až po dodání služby nebo výrobku. Vzniklá mapa pomáhá identifikovat činnosti, které přidávají hodnotu, i činnosti, které hodnotu nepřidávají, které jsou neefektivní, plýtvají zdroji, a umožňuje tak systematicky optimalizovat firemní procesy.

Jaké jsou hlavní zásady mapování toku hodnot?

• Orientace na zákazníka

VSM začíná hlubokým porozuměním potřebám zákazníka a slaďuje všechny činnosti tak, aby tyto potřeby efektivně naplňovaly.

• Optimalizace toku

Jejím cílem je vytvořit plynulý a nepřerušovaný tok práce hodnotovým tokem, snížit zpoždění a úzká místa.

• Snižování plýtvání

VSM identifikuje a eliminuje různé druhy plýtvání, jako je nadvýroba, čekací doby, vady a nadbytečné zásoby.

• Neustálé zlepšování

Proces VSM probíhá neustále a podporuje organizace v tom, aby neustále hledaly způsoby, jak zlepšit své činnosti.

Jak provádět mapování hodnotových toků

Nejlepší způsob, jak provádět VSM, je prostřednictvím pravidelných schůzek. V pozvánce na takový mítink byste měli zdůraznit, čeho přesně se bude VSM týkat. Mapování může být obecné, může představovat cestu výrobku od surovin k zákazníkovi, nebo může jít o konkrétní proces ve společnosti, který je třeba zefektivnit.

Při výběru účastníků se ujistěte, že jste zapojili všechny členy týmu, kteří mohou poskytnout cenné podněty, a/nebo ty, kteří budou ovlivněni jakýmikoli rozhodnutími, která by mohla být učiněna jako výsledek VSM. Sestavení multifunkčního týmu zajistí ucelený pohled na proces, který bude mapován.

Skvělým způsobem, jak začít, je zmapování současného stavu. Nakreslete časovou osu zleva doprava, která znázorňuje proces od začátku do konce. K rozlišení jednotlivých prvků můžete použít symboly, štítky a barevné popisovače. Zavedenými symboly jsou např.:

• Obdélníky - procesy
• Trojúhelníky - zásoby
• Šipky - tok
• Diamanty - rozhodovací body

Během mapování současného stavu můžete vizuální znázornění doplnit o data, identifikaci plýtvání a metriky.

Poté můžete přejít k mapování budoucího stavu. To někdy začíná brainstormingem potenciálních zlepšení na základě zmapování současného stavu. Jako tým můžete zmapovat ideální proces a dokonce přepočítat metriky, abyste viděli dopad potenciálních zlepšení.

Po sezení VSM budete muset o změnách informovat všechny příslušné zúčastněné strany a podle potřeby zajistit školení, aby všichni novému procesu rozuměli a dokázali se mu přizpůsobit.

Nástroje pro mapování toku hodnot

Správná vizualizace je důležitá, jinak je tato technika neúčinná. K vytvoření efektivních diagramů VSM budete potřebovat správné nástroje.

• Papír a tabule

Někdy jsou nejefektivnější ty nejjednodušší nástroje. Diagramy VSM můžete vytvářet pomocí papíru a tabule během brainstormingu nebo společných workshopů. Členové týmu mohou mapu kreslit a komentovat ručně.

• Post-it (nalepovací / samolepicí papírky)

Post-it papírky lze použít ve spojení s tabulí nebo velkým listem papíru. Jsou praktické pro zachycení informací, označení kroků procesu a snadnou změnu polohy prvků během brainstormingu a mapování.

 

• Excel

Microsoft Excel je univerzální nástroj pro vytváření základních diagramů VSM. Ke znázornění kroků a toků procesu můžete použít tvary a čáry aplikace Excel. Neposkytuje sice takovou vizuální přitažlivost jako specializovaný software VSM, ale je snadno dostupný a uživatelsky přívětivý.

• Microsoft Visio

Microsoft Visio je specializovaný nástroj, který nabízí šablony VSM. Poskytuje strukturovanější a profesionálnější způsob vytváření diagramů VSM s tvary a symboly speciálně navrženými pro mapování.

• Lucidchart

Lucidchart je online nástroj pro tvorbu diagramů, který nabízí šablony pro VSM. Je kolaborativní a umožňuje více členům týmu pracovat na stejném diagramu současně. Lucidchart se také integruje s dalším podnikovým softwarem, jako je Microsoft Office a Google Workspace.

• Visme

Visme je všestranný online návrhářský a infografický nástroj, který lze použít pro vytváření VSM diagramů. Nabízí širokou škálu ikon, tvarů a šablon, které reprezentují různé prvky toku hodnot. Je uživatelsky přívětivý a pomůže vám vytvářet vizuálně přitažlivé diagramy.

• Miro

Miro je online platforma pro kolaborativní tabule určená pro vizuální spolupráci. Je vynikající pro virtuální týmy nebo vzdálené workshopy. Můžete vytvářet diagramy VSM, přidávat samolepicí poznámky a spolupracovat v reálném čase.

• SmartDraw

SmartDraw je software pro tvorbu diagramů, který poskytuje šablony pro VSM a další diagramy. Nabízí řadu možností přizpůsobení a integruje se s Microsoft Office a dalšími nástroji.

• Tallyfy

Tallyfy je nástroj pro řízení procesů a automatizaci pracovních postupů, který lze použít k vytváření diagramů VSM. Je obzvláště užitečný, pokud chcete dokumentovat a zároveň automatizovat procesy toku hodnot.

• Kumu

Kumu je webová platforma pro vytváření systémových map, kterou lze přizpůsobit pro mapování toku hodnot. Jedná se o pokročilejší nástroj pro vizualizaci složitých systémů a vztahů v rámci hodnotového toku.

• Gliffy

Gliffy je online diagramovací nástroj, který nabízí šablony pro VSM. Snadno se používá a poskytuje funkce pro spolupráci v týmu.

Při výběru kancelářského nástroje pro mapování toku hodnot zvažte preference svého týmu, technické vybavení a možnosti, složitost procesů a to, zda potřebujete funkce pro spolupráci v reálném čase. Správný nástroj pro vaši společnost bude záviset na vašich konkrétních potřebách a úrovni detailů, které chcete zachytit v diagramech VSM.