Úspěch každého podniku závisí na jeho schopnosti přizpůsobit se, inovovat a strategicky procházet výzvami a příležitostmi. Ústředním bodem jsou strategické schůzky - důležitá setkání, na kterých se mohou týmy sejít, aby společně brainstormovaly, plánovaly a určovaly směr do budoucna.

Organizace efektivní strategické schůzky vyžaduje správné nástroje a zdroje, které podporují spolupráci, zefektivňují komunikaci a vedou k realizovatelným výsledkům. V tomto blogu se věnujeme nejlepším a nejdůležitějším nástrojům a technologiím potřebným pro úspěšné strategické schůzky. Prozkoumáme, jak může využití správných nástrojů zvýšit produktivitu, podpořit kreativitu a v konečném důsledku posunout vaši organizaci směrem k jejím cílům - od přípravy před schůzkou až po následnou kontrolu po schůzce.

Co je to strategická schůzka?

Strategická schůzka je příležitostí pro příslušné zúčastněné strany, aby se sešly a prodiskutovaly, jak nejlépe navrhnout a realizovat efektivní strategii pro podnik. Obvykle se bude týkat toho, jak může podnik efektivně a úspěšně využívat zdroje k dosažení svých cílů.

V ideálním případě má vedení již zformulovanou obchodní strategii, která je připravena k realizaci. Na zúčastněných stranách pak je, aby určily, jak tuto strategii nejlépe realizovat.

Význam strategických schůzek

Podniková strategie bude zpravidla rozsáhlým, zastřešujícím cílem. Proto je důležité rozdělit tuto strategii na menší, lépe zvládnutelné cíle a úkoly. Strategická porada poskytuje vyhrazený čas právě pro tuto činnost.

Strategická porada také znamená, že se mohou sejít zainteresované strany z celého podniku a podělit se o své postřehy a zkušenosti, čímž se zajistí, že strategie bude dosažitelná pro celý podnik. Díky spolupráci lze vypracovat komplexní a podrobný plán, kterým se může řídit každý člen společnosti.

Během strategické porady budou mít lidé ze všech oddělení možnost přispět k tomu, jak nejlépe realizovat obchodní strategii. Mohou také vznést případné obavy z problémů, kterým by mohli čelit, a mají možnost vypracovat pohotovostní plány.

Strategická porada je tedy nezbytná pro to, aby podnik mohl úspěšně realizovat svou strategii. Dává zúčastněným stranám jasné a dosažitelné cíle a směr, takže všichni vědí, kam firma směřuje a jak se tam společně dostanou.

Jaké nástroje jsou pro strategickou poradu potřeba?

Abyste maximalizovali efektivitu strategické porady, je důležité používat správné nástroje. Vaše strategická schůzka bude mít tři hlavní fáze - přípravnou, samotnou a následnou - a všechny budou vyžadovat různé sady nástrojů.

Základní nástroje pro přípravnou schůzku

Před strategickou schůzkou bude vaším cílem shromáždit potřebné lidi a vytvořit prostor pro sdílení dokumentů a znalostí. Budete tedy muset využít aplikace pro plánování, abyste zajistili, že všichni budou vědět, kdy a kde se schůzka bude konat, a vytvořit platformu pro spolupráci.

Plánování

Vaše firma již možná používá k organizaci schůzek aplikaci pro plánování a/nebo kalendář a bude nejlepší použít tu, kterou vaši kolegové již znají. Při plánování schůzky si ujasněte, kde se bude konat. Pokud se bude konat virtuálně prostřednictvím videohovoru, uveďte v pozvánce jasné pokyny, jak se připojit.

Pokud se schůzka koná osobně, zvažte, zda se někdo bude muset připojit na dálku. To může nastat v případě, že máte hybridní pracovníky a/nebo osoby, které pracují v zahraničí. Zajistěte, aby vaše zasedací místnost byla vybavena potřebným zařízením, například telefonem pro konferenční hovory nebo notebookem pro připojení jednotlivců prostřednictvím videa.

Komunikace a spolupráce

Období před zasedáním bude vhodným časem pro vytvoření prostoru pro spolupráci a sdílení souborů. Pokud ji budete mít k dispozici již před schůzkou, budete mít k dispozici prostor pro sdílení dokumentů, které si mají lidé přečíst před strategickou schůzkou. Znamená to také, že ji lidé budou moci používat ihned po schůzce, takže se všichni mohou pustit do práce.

Vaše firma už možná používá konkrétní komunikační aplikaci nebo aplikaci pro zasílání zpráv, například Slack nebo Microsoft Teams. Pokud ano, můžete vytvořit speciální kanál pro strategickou schůzku a přidat do něj všechny, aby mohli vzájemně komunikovat o projektu.

Pokud budete spolupracovat na dokumentech, možná budete potřebovat specifičtější platformu pro sdílení dokumentů, například Google Workspace. To umožňuje jednotlivcům pracovat na dokumentech společně, stejně jako snadné propojení s Google Chat a Google Meet, které lze použít pro komunikaci a vzdálené schůzky.

Pokud projekt vyžaduje hlubší spolupráci, může být zapotřebí komplexnější platforma pro řízení projektů, například Basecamp nebo Monday.com. Ty umožňují vytvářet a přiřazovat tikety, nastavovat termíny a mít vše na jednom místě a snadno dostupné pro zúčastněné strany.

Nástroje během strategické schůzky

Během strategické schůzky je třeba zajistit jasné způsoby komunikace s účastníky a také dostatek příležitostí ke spolupráci a zaznamenávání řečeného.

Prezentace

Na strategické schůzce může být užitečné zařadit prezentaci, která stanoví obchodní cíle. Pokud se použije jako úvod, poskytne účastníkům jasnou představu o tom, jaké jsou cíle, jaké zdroje jsou k dispozici a jaký časový rámec je třeba vzít v úvahu.

Pokud na strategické schůzce používáte prezentaci, budete muset využít prezentační nástroje, například projekční plátna. Přenosné promítací plátno může být výhodné, pokud budete mít průběžné strategické schůzky a budete se nacházet v různých zasedacích místnostech, nebo si můžete vybrat zasedací místnost, která již obsahuje nástěnné promítací plátno.

Nobo nabízí různá promítací plátna v různých velikostech, která jsou ideální pro všechny druhy schůzek. Naše projekční plátna poskytují ostrý a detailní obraz, který může snadno sledovat každý účastník, takže všichni budou mít vždy stejný přehled. Naše přenosná promítací plátna lze snadno uklidit, když se nepoužívají, a naše nástěnná plátna lze umístit nad tabuli a po skončení prezentace a zahájení společné práce je zase uklidit.

Společná práce

Během strategické porady budete chtít mít možnost brainstormingu a zaznamenávání nápadů. Jedním z nejlepších způsobů, jak toho dosáhnout, je použít whiteboard. Na velké tabuli si můžete zaznamenávat otázky, problémy a řešení, které během schůzky zazní, aby lidé přesně viděli, o co jde.

Může být užitečné poznámky na tabuli barevně odlišit, aby vše bylo přehledné a stručné. Společnost Nobo nabízí praktickou sadu příslušenství a čisticích prostředků pro bílé tabule, která obsahuje barevné suché stírací pera, magnety, čisticí utěrky a gumu na bílé tabule, takže budete mít vše, co potřebujete pro produktivní strategickou poradu.

Pokud chcete dělat společné poznámky a uchovávat je, budete potřebovat flipchart. S flipchartem můžete každou stránku použít pro různé přístupy nebo oddělení a pak je všechny spojit, například připevněním na magnetickou tabuli. Po skončení schůzky si můžete stránky ponechat a třeba požádat některého z účastníků, aby je sepsal v měkké kopii, nebo je vyfotografovat a nahrát na platformu pro spolupráci, aby se k nim lidé mohli vracet.

Pořizování poznámek

Nakonec byste měli zajistit, aby účastníci měli vše, co potřebují k pořizování vlastních poznámek. Může se jednat o zápisky do notebooků, v takovém případě bude možná potřeba mít po ruce náhradní pera, aby nedocházelo k prodlevám na schůzce.

Někteří lidé mohou dávat přednost psaní poznámek na vlastních noteboocích. V takovém případě budete muset zajistit, aby zasedací místnost měla dostatek nabíjecích míst, aby lidé mohli zůstat napájeni po celou dobu schůzky.

Nástroje pro následnou kontrolu a realizaci po schůzce

Již jsme diskutovali o tom, jak budete muset využívat nástroje pro spolupráci a software pro řízení projektů, abyste mohli efektivně realizovat to, co vzejde ze strategických schůzek. Vaše období po schůzce bude muset zahrnovat také příležitost k analýze, přizpůsobení a získání zpětné vazby.

Analýza dat

Analýza dat je klíčovou součástí zajištění toho, aby vaše strategická schůzka dosáhla svých cílů. Proto je třeba shromažďovat údaje po celou dobu po skončení setkání. Tyto údaje by se měly shodovat s vašimi podnikatelskými záměry a cíli - pokud tedy vaše podnikatelská strategie zahrnuje zvýšení prodeje, měli byste shromažďovat a sledovat údaje o prodeji.

Po úvodní schůzce o strategii bude přínosné uspořádat následné schůzky, abyste se ujistili, že vše probíhá podle plánu. Během těchto schůzek byste měli prezentovat shromážděná data, aby bylo možné diskutovat o výsledcích a upravit plán, pokud je třeba čísla zlepšit.

Nástroje pro zpětnou vazbu a průzkum

Měli byste se snažit o průběžné shromažďování zpětné vazby po celou dobu trvání projektu. Tím se zajistí, že každý bude mít možnost vznést případné obavy, které se objevily po schůzce. Často není vše zohledněno a problémy se mohou objevit až po zahájení projektu. K sestavení průzkumů a získání zpětné vazby můžete použít nástroje pro průzkumy, jako je SurveyMonkey nebo Google Forms.

Pravidelným získáváním zpětné vazby od zúčastněných stran můžete zajistit, že žádný problém nezůstane bez povšimnutí. Průběžné strategické schůzky můžete využít k řešení problémů a hledání řešení s ostatními zúčastněnými stranami. To podpoří úspěšné plnění obchodní strategie.

Jste připraveni na strategickou poradu?

Společnost Nobo nabízí řadu praktických nástrojů a řešení pro pracovní místa, která podporují efektivní a účinné porady. Máme vše, co potřebujete k tomu, abyste byli organizovaní a produktivní, od bílých tabulí přes projekční nástroje až po značení a plánovací tabule. Podívejte se ještě dnes na naši nabídku a zjistěte, co může pomoci vaší firmě.