Pravidelné individuální schůzky se zaměstnanci mohou přinést mnoho výhod jednotlivcům, týmu i celé firmě. Je však důležité klást během individuální schůzky správné otázky, abyste zajistili efektivní využití času.

Přečtěte si, proč jsou individuální schůzky důležité, jak můžete strukturovat a efektivně uspořádat "one-to-one" schůzku a jaké otázky můžete položit.

Jaké jsou výhody individuálních schůzek?

Individuální schůzky mívají obvykle více funkcí a důvodů. Mohou být účinné při zlepšování komunikace mezi vámi a vaším zaměstnancem a pomáhají budovat a udržovat dobré vztahy.

Mohou být také užitečné pro sledování cílů a úkolů zaměstnanců. Tyto cíle mohou být stanoveny v rámci ročního hodnocení, ale pravidelné individuální schůzky mohou pomoci sledovat pokrok zaměstnance v mezidobí.

Důležitou funkcí individuální schůzky je poskytnout zaměstnanci prostor pro diskusi o věcech, které se ho týkají. Je to snadný způsob, jak identifikovat případné problémy a poskytnout podporu tam, kde je to potřeba, ať už jde o dynamiku týmu, pracovní procesy nebo samotné zaměstnance. Individuální schůzky také pomáhají, aby se váš zaměstnanec cítil jako platný člen týmu a necítil se izolovaný.

Jak strukturovat individuální schůzku

Individuální schůzku je nejlepší začít krátkým neformálním rozhovorem, který navodí přátelskou atmosféru. Nemusí být příjemné začít schůzku hned formálními otázkami, zaměstnanec se pak může cítit nesvůj. Lepší je začít hovorem o obecných tématech, o zájmech, rodině, událostech, které se odehrály apod.

Když dojde k uvolnění atmosféry, můžete přejít k formálnějším otázkám. Měly by se týkat konkrétní práce a toho, jak se pracovníkovi daří, dále problémů, se kterými se prcovníci potýkají, a případné podpory, kterou by mohli potřebovat do budoucna. Níže uvádíme několik příkladů otázek pro individuální schůzku.

Po zpracování otázek můžete dát zaměstnanci možnost zmínit vše, o čem by chtěl mluvit a co jste nestihli probrat. Je důležité ponechat dostatek času na projednání všech záležitostí, aby bylo možné včas vyřešit případné problémy. Nedáte-li zaměstnanci příležitost mluvit o tom, co chce, může to mít za následek, že se bude potýkat s problémem nebo se prostě nebude cítit vyslyšen či doceněn.

Jsou-li všechna témata vyčerpána, můžete schůzku ukončit. Vždy by se mělo jednat o co nejvřelejší a nejpřátelštější tón, bez ohledu na to, o čem se na schůzce mluvilo. To může pomoci udržet dobré vztahy a pracovní morálku, protože váš kolega bude v dané náladě pokračovat ve zbytku svého pracovního dne.

10 otázek, které můžete položit na "one-to-one" schůzce svému zaměstnanci

Níže uvádíme několik příkladů vhodných otázek, které můžete položit na individuální schůzce. V případě potřeby může být užitečné otázky personalizovat, takže můžete mluvit o konkrétním projektu nebo o něčem, o čem víte, že na tom váš zaměstnanec pracoval. 

• Jaký byl uplynulý týden/měsíc?

Tato otázka může být dobrým začátkem, protože dává vašemu zaměstnanci příležitost obecně probrat, jak se věci vyvíjely od vaší poslední schůzky. Zároveň můžete zjistit, zda se věci daří, či nikoliv, a zda váš zaměstnanec pociťuje pozitivní nebo negativní vztah k práci.

• Jaké jsou nyní vaše pracovní priority?

Tato otázka vám může pomoci zaměřit se na konkrétní důvod schůzky. Můžete zjistit, na čem váš zaměstnanec pracoval a co považuje za svou nejdůležitější práci v současné době. Pokud se jeho priority neshodují s vašimi nebo s prioritami týmu, můžete je pomoci znovu sladit.

• Jaké jsou plány na nadcházející dny/týdny?

To vám pomůže zjistit, na co se váš zaměstnanec zaměří a jaké jsou jeho nadcházející pracovní plány. Můžete zajistit, aby to odpovídalo vašim plánům pro tým. Dává také zaměstnanci možnost probrat svou pracovní zátěž a to, zda má pocit, že má práce příliš mnoho nebo příliš málo.

• Co se vám v poslední době podařilo?

Mluvit o vrcholech a úspěších v rámci individuálního rozhovoru je velmi důležité. Měli byste s ním oslavit jeho úspěchy a zajistit, aby věděl, že si jeho práce vážíte.

• Co pro vás bylo v poslední době výzvou?

Mluvit o výzvách a nesnázích, kterým váš zaměstnanec čelil, je stejně důležité jako mluvit o pozitivních úspěších. Zde můžete identifikovat slabé stránky svého zaměstnance a/nebo způsobu práce svého týmu a firmy. Můžete pak poskytnout větší podporu tam, kde je to potřeba, ať už změnou procesů, nebo poskytnutím dalšího školení či lepšího vybavení.

• Jak se daří vašemu týmu/spolupracovníkům?

To, jak váš zaměstnanec vychází se zbytkem týmu, může mít velký vliv na jeho práci. Necháte-li zaměstnance diskutovat o tom, jak se cítí ve vztahu ke svým spolupracovníkům, může vám to pomoci zjistit, kde mohou být vztahy napjaté a kde je třeba zasáhnout a poskytnout další podporu.

• Mohu vám poskytnout nějakou podporu, která by vám usnadnila každodenní práci?

Toto je důležitá otázka, která vám pomůže zjistit, jak můžete svému zaměstnanci pomoci. Může to být něco tak jednoduchého, jako že potřebují nějaké další vybavení, například tabule pro zlepšení jejich plánování a pracovního postupu. Může se stát, že budete muset zasáhnout a pomoci spolupracovníkovi, se kterým se mu nedaří pracovat.

• Je nějaké téma uvnitř firmy, týmu, do kterého nejste zapojen/a, ale myslíte si, že se vás týká?

Někdy je složité udržet dobrou interní komunikaci v týmu, někteří členové mohou zůstat stranou. Tato otázka vám pomůže zjistit, kde byste mohli pomoci zlepšit komunikaci, a zároveň informovat zaměstnance o všem, k čemu potřebuje více podrobností.

• Existují nějaké budoucí projekty, na kterých byste chtěl/a pracovat?

Tato otázka dává vašemu zaměstnanci možnost diskutovat o tom, zda se chystá něco, o čem má pocit, že by mohl být přínosem. Může to souviset se současnou rolí, nebo ji může rozšířit. Zde může být užitečné informovat o chystaných projektech, pokud o nich pracovník neví.

• Můžeme vám poskytnout nějaké školení, které by vám pomohlo rozvíjet se ve vaší funkci?

Poslední otázka se může týkat dalšího rozvoje vašeho zaměstnance. Mohou mít mezery ve svých současných dovednostech, kde by jim další školení mohlo pomoci k vyšší kvalitě práce nebo k vyšší efektivitě. Možná chtějí rozšířit svou roli a další školení jim může pomoci tohoto cíle dosáhnout. Měli byste být schopni nabídnout jak interní, tak externí školení, například stínování spolupracovníka nebo online kurz.

Osvědčené postupy pro individuální schůzky

Jak pravidelně budete pořádat individuální schůzky, bude záviset na tom, jak úzce spolupracujete se svými zaměstnanci, jak často potřebujete kontrolu a také na velikosti vašeho týmu. Minimálně byste měli pořádat individuální schůzky jednou měsíčně, ale může být užitečné pořádat schůzky jednou týdně. Otázky můžete upravit podle frekvence, která vám vyhovuje - například nemusí být nutné ptát se každý týden, zda váš zaměstnanec potřebuje další školení.

Měli byste měnit téma otázek a dávat je do souvislosti s tím, co se ve vašem týmu a firmě v danou chvíli děje. Pokud tedy probíhá velký projekt, jehož je váš zaměstnanec součástí, může být vhodné se na schůzce zaměřit na tento projekt.

Během schůzky byste měli zajistit, aby měl váš zaměstnanec dostatek času na vyjádření. Měli byste aktivně poslouchat, co říká, a pokud je to vhodné, dělat si poznámky. Chcete zajistit, aby se váš zaměstnanec cítil vyslyšen a oceněn jako součást týmu.

Schůzka by se měla zaměřit na zaměstnance a na to, jak se mu daří. Neměli byste se příliš dlouho věnovat zprávám o stavu nebo pokroku v konkrétní práci, pokud to není pro schůzku relevantní.

Po celou dobu schůzky byste měli mít otevřenou mysl a poskytovat upřímnou zpětnou vazbu. Po schůzce může být užitečné zaslat krátkou zprávu s podrobnostmi o všech opatřeních nebo dalších krocích, které byly projednány. Můžete si také poznamenat témata, o kterých jste hovořili a ke kterým se budete muset vrátit na příští schůzce, abyste na ně nezapomněli.