Vytvoření inkluzivního pracoviště není jen o fyzických prostorách, ale o zajištění toho, aby se každý mohl plně zapojit do všech aspektů pracovního života. Schůze jsou pro mnoho týmů klíčovou součástí spolupráce a rozhodování, ale pokud nejsou vedeny s ohledem na přístupnost, mohou pro osoby se zdravotním postižením představovat problém.

Od zrakově či sluchově postižených až po osoby s neurodiverzitou nebo problémy s pohybem - různí lidé budou mít různé potřeby, které jim umožní komunikovat a účastnit se schůzí. V této příručce se seznámíme s některými praktickými strategiemi a přístupy, jak zajistit, aby vaše schůze byly přístupnější a každý mohl smysluplně přispět.

Plánování přístupné schůze

Nejdůležitější při plánování přístupné schůze je promluvit si s lidmi, kteří mohou čelit problémům s přístupností. Budou schopni poradit, jak nejlépe upravit schůzku, aby se mohli plně zapojit.

Měli byste se snažit shromáždit tyto informace před schůzkou. Pozvaných účastníků se můžete zeptat, zda má někdo přístupové potřeby, jaké a jak je lze zohlednit. To může být také příležitost zjistit, jak velkou podporu lidé chtějí nebo nechtějí - někteří jedinci mohou ocenit častý kontakt, zatímco jiní by si raději vystačili s minimálními kontrolami.

Obecně lze při plánování přístupného setkání zvážit denní dobu konání setkání, délku setkání a místo, kde se bude konat. Nejlepší by bylo uspořádat schůzku dopoledne nebo brzy odpoledne, aby lidé, kteří mohou potřebovat více času na cestu do práce nebo domů. Pokud má vaše porada trvat déle než hodinu, může být prospěšné zařadit přestávku, protože někteří lidé se mohou potřebovat soustředit, aby sledovali, co se říká, a pro některé může být obtížné sedět delší dobu na jednom místě.

Ten, kdo poradu vede, by se měl snažit shrnout diskusi v průběhu celého jednání. To může lidem s různými problémy s přístupností usnadnit orientaci v tom, co bylo řečeno a kde kdo stojí.

Zpřístupnění schůze lidem se zrakovým postižením

Lidé se zrakovým postižením mohou mít na schůzích problémy s písemnými materiály a také s vnímáním neverbálních signálů, jako je řeč těla.

Jedním ze způsobů, jak podpořit účastníky se zrakovým postižením, je zajistit, aby všechny písemné materiály byly k dispozici ve velkém tisku - pro osoby se zrakovým postižením se obvykle doporučuje velikost 14, ale někteří lidé mohou požadovat větší. Vždy byste měli používat čitelné bezpatkové písmo, například Arial, a vyhnout se kurzívě.

Pozadí a text by měly být vždy dobře kontrastní, proto se snažte používat černý text na bílém pozadí. Někteří lidé mohou preferovat čtení světlejšího textu na tmavším pozadí, proto buďte připraveni upravit to, co vytvoříte, v závislosti na něčích specifických potřebách.

Někdy nemusí být možné připravit písemné materiály, například pokud používáte tabuli k zaznamenávání nápadů při brainstormingu. V takovém případě by se měl vedoucí schůzky snažit jasně a stručně shrnout myšlenky, které byly napsány na tabuli, a vždy psát dostatečně zřetelně a velkým písmem. Může být zapotřebí po skončení schůzky zopakovat nápady z brainstormingu v přístupném formátu a sdílet je s lidmi, kteří je mohou potřebovat.

A nakonec byste si měli uvědomit, že mluvíte pouze řečí těla, tj. ukazujete na lidi, kteří chtějí mluvit. Místo toho se snažte vyslovit jméno osoby, která bude mluvit jako další, např.. "Richarde, co mi chceš říct?" Lidem se zrakovým postižením tak bude jasné, kdo bude mluvit jako další.

Zpřístupnění schůze pro osoby se sluchovým postižením

Existují různé způsoby, jak můžete schůze zpřístupnit osobám se sluchovým postižením. Pokud je schůzka virtuální, můžete použít živé titulky v nástrojích, jako je Zoom a Microsoft Teams, které v reálném čase vytvoří titulky k tomu, co se říká. Můžete také využít nástroje pro přepis v reálném čase, které zaznamenají mluvený obsah schůzky, což lze využít při fyzické konferenci.

Další možností je zajistit tlumočníka znakového jazyka, což lze provést virtuálně prostřednictvím videohovoru nebo osobně. Vždy byste měli komunikovat přímo s osobou, se kterou mluvíte, a ne na někoho, kdo je tam v roli komunikační podpory.

Můžete také využít smyčkové systémy pro osoby se sluchadly, které mohou být trvale umístěny v zasedací místnosti nebo můžete mít přenosný systém. Měli byste si uvědomit, že ne všechna sluchadla jsou nastavena na práci se smyčkovými systémy, proto si nezapomeňte promluvit s osobami se sluchovým postižením a zjistit, jaký druh řešení potřebují.

Ať už potřebujete jakýkoli druh překladatelského řešení, měli byste všechny účastníky schůzky povzbuzovat, aby mluvili zřetelně a mírným tempem. Měli byste zabránit tomu, aby lidé mluvili jeden přes druhého, protože to může ztížit interpretaci - pokud diskuse probíhá ve spěchu nebo mluví více lidí najednou, měli byste shrnout, co bylo řečeno.

Během schůzky byste měli využívat vizuální pomůcky, jako jsou schémata, grafy a prezentační snímky promítané na projekční plátno. Všechny by měly být jasné a stručné, aby jim bylo možné plně porozumět i bez slovních pokynů.

Zpřístupnění schůzky osobám s pohybovým postižením

Existuje mnoho různých typů pohybového postižení, které budou vyžadovat různé přístupy, aby bylo možné přizpůsobit se potřebám lidí na schůzce. Jedním z hlavních způsobů je zajistit, aby zasedací místnost byla plně přístupná, včetně toho, zda je k dispozici rampa, výtah a/nebo schody se zábradlím, i když obvykle se upřednostňuje přístup bez schodů.

Bude třeba, aby byla k dispozici přístupná toaleta se zábradlím a dostatek prostoru pro manévrování s invalidním vozíkem. Vstupy, chodby a samotná zasedací místnost by měly být dostatečně široké, aby se do nich mohl dostat vozíčkář. Pokud vytváříte uspořádání zasedací místnosti, měli byste zajistit, aby mezi nábytkem byl dostatečný prostor pro pohyb vozíčkáře po místnosti, přičemž přístupná místa k sezení by měla být k dispozici na centrálním, inkluzivním místě a neměla by být ponechána v zadní části místnosti.

Možná budete muset nabídnout možnost, aby se lidé zúčastnili zasedání virtuálně, pokud není možné cestovat. Použijte online nástroje pro virtuální schůzky, jako je Microsoft Teams nebo Zoom, a zajistěte, aby v zasedací místnosti byla k dispozici potřebná technika, aby virtuální účastníci viděli a slyšeli, co se děje.

Někteří lidé mohou mít potíže s mluvením, takže možná budete muset schůzku naplánovat tak, abyste se tomu přizpůsobili. Ujistěte se, že každý má možnost podělit se o své příspěvky, a buďte ohleduplní, pokud plánujete icebreakers nebo jiné energizující aktivity pro zasedání.

Zpřístupnění schůze lidem s neurodiverzitou

Neurodiverzita zahrnuje různá onemocnění, včetně ADHD, autismu a dyslexie. Ty budou vyžadovat různé úpravy, aby se lidé mohli schůzek plně účastnit, proto je vždy nejlepší promluvit si s lidmi individuálně o tom, co konkrétně potřebují.

Obecně můžete zajistit přístupnost schůzek tím, že před schůzkou vytvoříte a sdílíte podrobný strukturovaný program, aby lidé mohli informace vstřebat a pochopit, co se bude dít. Můžete také sdílet další materiály ke čtení, například prezentace, aby si je účastníci mohli prostudovat s předstihem a vlastním tempem.

Pokyny pro účastníky by měly být jasné, přímé a stručné. Patří sem opatření potřebná před schůzkou, jako je čas začátku a místo konání schůzky, i v průběhu samotné schůzky, například informování lidí o tom, jak a kdy mají přispívat.

Snažte se vytvořit klidné prostředí schůzky s minimální smyslovou stimulací. To může zahrnovat zasedací místnost, která má dostatek přirozeného světla a nespoléhá se na jasné umělé světlo, s minimálním hlukem v pozadí a bez silných vůní.

Vyberte si společnost Nobo pro podporu svých schůzek

Společnost Nobo nabízí řadu nástrojů a řešení pro pracovní prostředí, které vám pomohou vést efektivní a inkluzivní schůzky. Máme pro vás vše, co potřebujete, od tabulí a příslušenství k tabuli až po flipcharty a projekční plátna, aby váš tým byl po celou dobu zasedání zaujatý a podporovaný.