V dnešním rychlém světě jsou schůzky všudypřítomnou součástí profesního života. Ať už jsou schůzky virtuální nebo osobní, slouží jako základní fórum pro spolupráci, brainstorming, rozhodování a sdílení informací. Nezřídka se však stává, že někteří účastníci v diskusích dominují, zatímco ostatní se snaží zůstat stranou. Pro zajištění produktivních a inkluzivních schůzek je zásadní udržovat rovnováhu, aby měli účastníci možnost vyjádřit svůj názor. V tomto blogu se budeme zabývat strategiemi a technikami, jak této rovnováhy dosáhnout.

Stanovte si jasné cíle

Prvním krokem k zajištění toho, aby byl slyšet hlas každého, je stanovení jasných cílů porady. Stanovte si předem účel, požadované výsledky a program, abyste je mohli sdělit účastníkům. To jim umožní dobře se na diskusi připravit. 

Kontrolujte velikost schůzky

Velikost schůzky byste měli pečlivě zvážit. I když nemůžete ovlivnit počet účastníků, menší skupiny jsou často příznivější pro inkluzivní diskuse. Když je účastníků méně, je pro každého snazší přispět a aktivně se zapojit. Pokud je nutné vytvořit velkou skupinu, zvažte její rozdělení do menších podskupin nebo využijte přestávek, abyste podpořili soustředěnější účast.

Vytvořte inkluzivní prostředí

Pro posílení všech hlasů je zásadní vytvořit bezpečné a inkluzivní prostředí pro setkání. To znamená stanovit základní pravidla pro respektující komunikaci, například:

• Nepřerušovat
• Respektovat názory
• Podporovat účast
• Používat inkluzivní jazyk

Stanovení těchto základních pravidel na začátku schůzky může pomoci vytvořit respektující atmosféru, ve které se každý cítí dobře, když se vyjádří. Můžete využít např. Flipchart Easel k zachycení těchto základních pravidel, aby byla na schůzi všem k dispozici.

Střídejte se v roli moderátora

Pokud jste často osobou, která vede schůzi, jistě jste na vlastní kůži zažili, jak významný vliv máte na to, kdo a jak dlouho bude mluvit. Chcete-li tuto odpovědnost rozdělit rovnoměrněji, zvažte střídání rolí facilitátora mezi ostatními členy týmu. Ostatní zaměstnanci mohou mít jiný styl a priority než vy, což by mohlo pomoci zajistit, že časem bude vyslyšeno širší spektrum hlasů.

Využijte pořadí řečníků

Abyste zajistili, že každý účastník porady dostane příležitost promluvit, stanovte pořadí řečníků. Může to být tak jednoduché, jako je seznam, který je součástí programu, nebo obcházení virtuální či fyzické místnosti určitým směrem. Pro vzdálené schůzky mohou účastníci použít digitální "zvednutí ruky", které je běžné na hlavních komunikačních platformách. Tato metoda zajistí, že konverzace bude probíhat hladce a každý dostane příležitost přispět.

Zaveďte časové limity

Na delších poradách může být náročné udržet zapojení a dát každému dostatek příležitostí ke slovu. Pomoci může zavedení časových limitů pro jednotlivé příspěvky. Například můžete každému účastníkovi dát na začátku dvě minuty na vyjádření jeho myšlenek a následné komentáře mohou být omezeny na jednu minutu. Tento přístup podporuje stručné a soustředěné příspěvky a zabraňuje tomu, aby v rozhovoru dominoval jeden hlas.

Podporujte aktivní naslouchání

Aktivní naslouchání je důležitou součástí efektivní komunikace. Povzbuzujte účastníky, aby se aktivně zapojovali do komunikace s každým řečníkem:

• Udržujte oční kontakt během osobních setkání
• Vyhýbejte se rozptýlení, jako je kontrola telefonů nebo multitasking
• Pokládejte upřesňující otázky, projevujte porozumění a zájem.
• Dělejte si poznámky k zachycení klíčových bodů a myšlenek.

Používejte technologie chytře

V dnešní digitální době mohou být technologie na poradách požehnáním i prokletím.  U virtuálních schůzek zajistěte, aby všichni účastníci měli přístup k potřebným nástrojům a stabilnímu připojení k internetu, aby mohli prezentovat své příspěvky. Poskytněte jasné instrukce, jak používat veškeré digitální funkce, jako je sdílení obrazovky nebo funkce chatu, abyste zajistili, že jejich komunikační úsilí spíše posílí, než aby mu bránily.

Podporujte písemné příspěvky

Někdy se lidé mohou cítit pohodlněji, když na schůzce vyjádří své myšlenky písemně než ústně. Můžete účastníky vyzvat, aby před schůzkou nebo v jejím průběhu předložili písemné příspěvky. To může být užitečné zejména na větších setkáních, kde mohou být možnosti mluvení omezené nebo zastrašující. Ujistěte se, že tyto příspěvky (nebo ten, kdo je vede) přečtete nahlas nebo je zobrazíte na obrazovce nebo nástěnce, abyste zajistili jejich zařazení do diskuse.

Ponechte si čas na rozmyšlenou

Po důležitých diskusích nebo rozhodnutích učiněných na schůzce je cenné ponechat si před finalizací závěrů čas na rozmyšlenou. To může tišším účastníkům schůzky pomoci shromáždit myšlenky a efektivněji přispět. Vyzvěte účastníky, aby si udělali přestávku nebo se k tématu vrátili později. Tento přístup zajistí, že všechny hlasy budou mít možnost být vyslyšeny a rozhodnutí budou dobře zvážena.

Vyžádejte si zpětnou vazbu

Po skončení schůzky požádejte o zpětnou vazbu k samotnému průběhu schůzky. Požádejte o informace o tom, jak zlepšit inkluzivitu a efektivitu schůzky. To vám nejen pomůže zdokonalit etiketu schůzek, ale také prokáže závazek k neustálému zlepšování a posílení všech hlasů ve vašem týmu nebo firmě.

Efektivní schůzky nejsou jen o dosahování cílů, ale také o podpoře spolupráce, podpoře různých pohledů a vyslechnutí všech názorů. Nezapomeňte, že klíčem k úspěšným schůzkám je zajistit, aby se každý účastník cítil viděný, slyšený a respektovaný, což v konečném důsledku vede k lepšímu rozhodování a větší soudržnosti týmu.