Změny způsobu práce mají vliv také na změny v organizaci a plánování schůzek. Hybridní schůzky jsou dnes již běžnou záležitostí, protože hybridní model práce se stal novou normou pro mnoho kancelářských firem.

Hybridní schůzka kombinuje osobní a virtuální prvky mítinku, někteří účastníci jsou fyzicky přítomni na určitém místě, například v konferenční místnosti, kanceláři nebo na místě konání akce, zatímco jiní se připojují na dálku prostřednictvím různých komunikačních technologií, například softwaru pro videokonference nebo telekonferenčních nástrojů. Tento formát umožňuje kombinaci osobní schůzky interakce a virtuální účasti.

Společně v článku probereme základní principy hybridní schůzky, výhody a tipy pro realizaci té vaší.

Charakteristika hybridní schůzky

Osobní účastníci

Jedná se o účastníky, kteří jsou fyzicky přítomni na konkrétním místě schůzky. Mohou se zapojit do tradiční interakce tváří v tvář s ostatními ve stejném fyzickém prostoru.

Virtuální účastníci

Jedná se o účastníky, kteří se ke schůzce připojí na dálku, obvykle prostřednictvím videokonference, audiokonference nebo jiných virtuálních komunikačních nástrojů. Mohou se účastnit diskusí, prezentací a aktivit stejně jako osobní účastníci. Budou však přítomni "pouze" prostřednictvím obrazovky nebo telefonu.

Integrace technologií

Hybridní schůzky spoléhají na komplexní technologická řešení, která usnadňují komunikaci mezi přítomnými a vzdálenými účastníky. To může zahrnovat videokamery, mikrofony, reproduktory a software pro spolupráci, který překlenuje vzdálenost mezi oběma skupinami.

Sdílení agendy a obsahu

Stejně jako při běžném jednání je důležité sdílení agendy jednání a dalších relevantních dokumentů. Abyste zajistili, že všichni budou mít přístup ke stejným informacím, jsou tyto informace obvykle poskytovány digitálně.

Strategie zapojení

Pokud jste pořádali hybridní schůzky, pochopíte, že existují různé strategie zapojení, které je třeba uvést do praxe. Je důležité, aby se vzdálení účastníci cítili zapojeni a aktivně se účastnili stejně jako ti, kteří jsou fyzicky přítomni.

Logistika

Pro úspěšné hybridní setkání je zásadní plánování. Je třeba zvážit výběr správné, všem dostupné technologie, správné plánování času - např. zohlednění časového pásma, a efektivní sdílení obsahu.

Výhody hybridní schůzky?

Lepší dostupnost

Hybridní setkání umožňují účastníkům připojit se z různých míst, což je přístupnější pro lidi, kteří by mohli mít potíže s osobní účastí. Může se jednat o osoby s fyzickým postižením, osoby na vzdálených místech nebo osoby, které nemohou cestovat z důvodu časových nebo finančních omezení.

Úspora nákladů

Hybridní schůzky mohou být nákladově efektivní jak pro společnosti, tak pro jednotlivce. Účastníci mohou ušetřit peníze za jízdné vlakem a pohonné hmoty, zatímco podniky nemusí platit za pobyt v hotelu a pronájem větších zasedacích prostor.

Flexibilita

Pozvaní účastníci zasedání si mohou flexibilně vybrat, zda se zúčastní osobně, nebo virtuálně. Tato autonomie může vést k vyšší návštěvnosti, protože lidé se mohou účastnit způsobem, který jim nejlépe vyhovuje.

Širší zásah publika

Hybridní setkání mohou přilákat větší publikum, protože nejsou omezena na ty, kteří se mohou fyzicky zúčastnit konkrétního místa. Tento širší dosah může být výhodný pro konference, semináře a akce, kde je žádoucí oslovit globální publikum.

Snížení uhlíkové stopy

Díky menšímu počtu účastníků, kteří musí cestovat, mohou hybridní schůzky přispět ke snížení emisí skleníkových plynů a dopadu na životní prostředí. Pokud jste součástí podniku, který se cíleně a odpovědně snaží plnit cíle udržitelnosti, mohou vám hybridní schůzky pomoci dosáhnout těchto cílů.

Rozšířená integrace technologií

Hybridní schůzky často využívají pokročilá technologická řešení pro virtuální účastníky, jako jsou vysoce kvalitní videokonference, interaktivní nástroje pro spolupráci a jazykový překlad v reálném čase. To může zlepšit celkový zážitek ze schůzky.

Zvýšení produktivity

Díky zkrácení cest na schůzky pro vzdálené účastníky lze ušetřit čas a věnovat ho pracovním nebo osobním aktivitám, což může zvýšit celkovou produktivitu.

Kontinuita v nejistých časech

V situacích, jako jsou zdravotní krize nebo přírodní katastrofy, poskytují hybridní schůzky záchrannou síť, která umožňuje podnikům fungovat bez narušení. To je důležité zejména pro plánování kontinuity provozu.

Širší okruh talentů

Tím, že jsou hybridní schůzky standardem, mohou společnosti rozšířit své hledání při náboru nových talentů. Hybridní schůzky znamenají, že na pozice ve firmě mohou být zvažovány osoby ze zahraničí, které by mohly mít potenciálně lepší dovednosti, než kdyby součástí kritérií pro přijetí do zaměstnání byla lokalita.

Data a analytika

Virtuální součásti hybridních schůzek lze snadněji sledovat a analyzovat, což může být užitečné při větších akcích. Tato data mohou poskytnout přehled o zapojení účastníků, míře účasti a dalších ukazatelích. To by vám mohlo pomoci při rozhodování o budoucích schůzkách.

Lepší rovnováha mezi pracovním a soukromým životem

Účastníci, kteří se účastní virtuálních schůzek, mohou cítit lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem, protože nemusí cestovat, což usnadňuje skloubení pracovních a osobních závazků.

Nevýhody hybridních schůzek ve srovnání s osobními schůzkami

Ačkoli hybridní schůzky mají bezesporu své výhody, ve srovnání s osobními schůzkami existují i určité nevýhody. Zde jsou uvedeny některé konkrétní nevýhody hybridních schůzek ve srovnání s tradičním uspořádáním schůzek:

• Problémy s komunikací
• Nedostatek týmové soudržnosti
• Překážky inkluzivity
• Malý nebo žádný prostor pro spontánnost
• Bezpečnost a soukromí
• Technologická selhání a omezení
• Únava z jednání
• Problémy s řízením

Osobní schůzky mají výhodu v podobě zvýšení produktivity a spolupráce např. díky použití účinných nástrojů pro spolupráci, jako jsou bílé tabule a flipchartové stojany a bloky, které pomáhají týmům společně vytvářet a sdílet nápady.

To, že hybridní schůzky mají svá úskalí, však neznamená, že byste o nich neměli uvažovat, pokud jste tak ještě neučinili. Aby se podniky vypořádaly s těmito nevýhodami, měly by vypracovat jasné zásady a postupy pro hybridní práci, investovat do technologií a školení a upřednostnit efektivní komunikaci a inkluzivitu, aby vytvořily vyvážené a produktivní pracovní prostředí.

Hybridní schůzky, které kombinují osobní a vzdálené účastníky, jsou stále běžnější díky technologickému pokroku a měnící se povaze práce. Chcete-li úspěšně vést vlastní hybridní schůzky, zvažte následující klíčové tipy:

Klíčové tipy pro vedení vlastních hybridních schůzek

Každá hybridní schůzka je jiná, je důležité být otevřený novým přístupům na základě zpětné vazby a zkušeností. Níže uvádíme několik osvědčených tipů pro hybridní schůzky, které jsou určeny jak pro osobní, tak pro vzdálené účastníky a které vám pomohou podpořit spolupráci a komunikaci.

Plánujte dopředu

Definujte jasné cíle schůzky a ujistěte se, kdo se zúčastní osobně a kdo se připojí na dálku. Jakmile budete mít tyto informace, budete moci vybrat správnou technologii a platformy pro schůzku.

Otestujte techniku

Ujistěte se, že je před schůzkou nastaveno a otestováno veškeré potřebné vybavení a software. Snadno můžete provádět testy zvuku a obrazu, abyste se ujistili, že vzdálení účastníci správně slyší a vidí.

Nastavte některá pravidla

Stanovte etiketu schůzky, například ztlumení mikrofonů, když se nemluví. Po zahájení schůzky vyzvěte všechny, aby se představili.

Poskytněte účastníkům předem materiály pro schůzku

Sdílejte s účastníky předem prostřednictvím e-mailu programy schůzky, dokumenty a prezentace. To pomůže všem účastníkům přijít připraveni a zkrátí čas strávený sdílením dokumentů a obrazovek během schůzky.

Používejte kvalitní vybavení

Investujte do kvalitních mikrofonů a kamer pro osobní i vzdálené prostředí. Měli byste také dbát na správné osvětlení, abyste zvýšili kvalitu videa. Obvykle je nejlepší přirozené denní světlo.

Zapojte vzdálené účastníky

Povzbuzujte vzdálené účastníky k aktivní účasti kladením otázek, sdílením myšlenek a přispíváním do diskuzí. K zapojení účastníků můžete využít přestávkové místnosti nebo virtuální ankety.

Záznam schůzky

Po odsouhlasení pořizujte záznam hybridní schůzky pro ty, kteří se nemohli zúčastnit v reálném čase, nebo pro budoucí použití. Spolu se zápisem ze schůzky lze po jejím dokončení odeslat i záznam.

Bezpečnost

Nakonec zajistěte bezpečnost a soukromí schůzky použitím zabezpečených videokonferenčních platforem a dodržováním osvědčených postupů pro ochranu dat.