Uspořádání zasedací místnosti může mít velký vliv na to, jak moc se účastníci zapojí do jednání. Správné uspořádání, tzv. "set-up" také závisí na účelu schůzky. Níže se podíváme na to, jak může uspořádání zasedací místnosti usnadnit zapojení účastníků, na některé z různých možností uspořádání zasedací místnosti, které máte k dispozici, a na to, jak vybrat tu nejlepší pro vaše zasedání.

Proč je uspořádání zasedací místnosti důležité

Správné uspořádání místnosti zpravidla pomůže týmové spolupráci a zapojení, pomůže vyjádření myšlenek a nápadů, vedení diskuse, což v konečném důsledku povede k produktivnějšímu jednání.

Použití jiného uspořádání zasedací místnosti, než by se dalo očekávat, může být dobrým způsobem, jak rozproudit debatu, podpořit kreativitu a inovativnost. Může lidem pomoci vymanit se z jejich obvyklých návyků a být otevřený novým nápadům a zkušenostem.

Co je třeba zvážit při uspořádání zasedací místnosti

Při rozhodování o možnostech uspořádání zasedací místnosti je třeba zvážit několik faktorů. Patří mezi ně:

• Počet účastníků

Kolik lidí se zúčastní vašeho setkání? To bude mít velký vliv na to, jaký styl uspořádání zasedací místnosti si můžete vybrat. Některé možnosti nebudou vhodné pro velké skupiny a jiné nebudou fungovat pro menší počet lidí.

• Přístupnost

Uspořádání vaší zasedací místnosti bude muset dodržovat pravidla bezpečnosti a ochrany zdraví. Budete muset zajistit volné cesty k nouzovým východům a v případě potřeby zajistit bezbariérový přístup.

• Velikost zasedací místnosti

Velikost zasedací místnosti může omezovat možnosti jejího uspořádání. Pokud je místnost příliš malá, můžete mít jen málo možností, jak ji rozvrhnout. Stále však pro vás budou existovat poutavé možnosti, kterým se budeme podrobněji věnovat níže.

• Vizuální nástroje

Jaké vizuální nástroje budete na svém setkání používat? Požadujete centrální projekci na plátno? Plánujete společně plánovat na tabule? Nástroje, které budete používat, rozhodnou o nejlepším uspořádání zasedací místnosti podle vašich požadavků.

• Vybavení pro účastníky

Jaké vybavení budou vaši účastníci používat? Pokud budou mít k dispozici notebooky, bude třeba do uspořádání zasedací místnosti umístit nabíjecí body, aby lidé mohli nerušeně pracovat, ale také aby se kabely nestaly nebezpečím zakopnutí.

• Další nezbytnosti

Při rozhodování o uspořádání zasedací místnosti je třeba zvážit také další nezbytnosti, které budou na schůzce přítomny. Například pokud se bude v zasedací místnosti jíst, je třeba počítat s prostorem pro jídlo. Pokud bude k dispozici káva a čaj, budete pro ně potřebovat prostor nebo je budete muset umístit na stoly, kde budou lidé pracovat.

• Cíle

A konečně, což je možná nejdůležitější, budete muset zvážit, čeho chcete na schůzce dosáhnout. To bude mít největší vliv na nejlepší uspořádání zasedací místnosti, které podpoří maximální zapojení. Má vaše schůzka sloužit k předávání informací? Je to spolupráce a vymýšlení nápadů? Je to proto, abyste učili a vzdělávali? Každý styl uspořádání zasedací místnosti bude mít své výhody a nevýhody, proto by měly být jasné vaše cíle schůzky.

Možnosti uspořádání zasedací místnosti

Uspořádání do písmene U ("U-Shape")

Uspořádání zasedací místnosti do tvaru U je možná jedním z nejčastějších uspořádání, zejména pokud máte ústřední bod, jako je prezentace nebo řečník. Při uspořádání do tvaru písmene U se stoly postaví do tvaru podkovy. Na otevřeném konci můžete mít tabuli, promítací plátno nebo reproduktor (nebo vše výše uvedené, pokud to vaše schůzka vyžaduje). Můžete také uspořádat pouze sezení ve tvaru U (bez stolů), aby všichni viděli na ústřední bod.

Tvar písmene U umožňuje lepší komunikaci mezi účastníky, protože na sebe všichni vidí. Zároveň mohou všichni účastníci snadno sledovat řečníka a/nebo prezentaci, takže je pro ně snadné zůstat zaujatí. Při použití stolů si účastníci mohou snadno dělat poznámky na notebooku nebo na papíře.

Nevýhodou uspořádání do tvaru U je, že většina účastníků se bude dívat na ohnisko ze strany. To může být nepříjemné, pokud má schůzka trvat dlouho.

Tvar U také není nejlepší, pokud máte velké skupiny. Pokud je tvar písmene U příliš velký, lidé nebudou schopni komunikovat a mohou mít problém vidět ústřední bod. Musíte také vzít v úvahu, že uspořádání do tvaru U nevyužívá prostor nejefektivněji, takže menší zasedací místnosti nemusí být schopny toto uspořádání pojmout.

Zasedání - tzv. "Board" 

V tomto stylu uspořádání místnosti se obvykle používá jeden velký obdélníkový stůl a kolem něj židle. Toto uspořádání se nejlépe hodí pro schůzky, které jsou zaměřeny spíše na program než na prezentaci, kde se sdílejí informace a potenciální nápady.

Výhodou tohoto stylu uspořádání zasedací místnosti je, že umožňuje všem účastníkům komunikovat a spolupracovat, protože na sebe všichni přímo vidí. Stůl poskytuje dostatek prostoru pro notebooky a papíry, ale i nápoje a dokonce i jídlo.

Jednou z nevýhod tohoto uspořádání je, že není pro každého nejvhodnější, pokud je třeba sledovat prezentaci. Obvykle se někteří lidé budou muset na svých místech otáčet, pokud je potřeba mít jeden ústřední bod.

Další nevýhodou je, že by se účastníci mohli ocitnout v situaci, kdy by je rozptylovalo, kdyby měli před sebou notebook. V takovém případě je důležité sdělit, že e-maily a další práce by měly počkat až po schůzce.

Další potenciální nevýhodou uspořádání schůze v zasedací místnosti je, že lidé na vzdálených koncích stolů by se mohli cítit izolovaní. Někdy může skvěle fungovat, když je na konci jedna nebo dvě osoby, pokud máte předsedu nebo vedoucího schůzky, který by měl být ústředním bodem. Pokud vedete jednání, kde by měli mít všichni stejné postavení, může k vyváženosti pomoci použití kulatého nebo čtvercového stolu.

Uspořádání "Divadlo"

Styl uspořádání zasedací místnosti divadlo je ideální pro velmi velké skupiny, kde je cílem jednání předávání informací nebo vzdělávání. Zde se židle rozestaví do řad jako v divadle a všechny směřují k jednomu ústřednímu bodu. Často je ústředním bodem promítací plátno s prezentací, kterou si lidé mohou prohlédnout.

Jednou z výhod této varianty uspořádání je, že můžete snadno pojmout velké skupiny lidí. Bez stolů se do místnosti vejde více židlí a zároveň je k nim snadný přístup. Účastníci se budou plně soustředit na řečníka a/nebo prezentaci, protože ji budou moci všichni snadno sledovat a nebudou mít před sebou notebooky ani nic jiného, co by je mohlo rozptylovat.

Toto uspořádání zasedací místnosti nebude nejlepší, pokud vaše schůzka vyžaduje spolupráci mezi účastníky. V případě potřeby je možné vyzvat k diskusi i osoby sedící vedle sebe, ale obecně by se pozornost měla soustředit na řečníka a přijímání informací.

V tomto uspořádání může být pro účastníky obtížné dělat si poznámky. Můžete použít sedadla univerzitního typu s malým přiloženým stolkem pro psaní poznámek. Nebo můžete zajistit, aby byla prezentace rozeslána účastníkům po skončení schůzky, aby si mohli osvěžit, co bylo řečeno.

Uspořádání "Třída"

Uspořádání zasedací místnosti  "Třída/Učebna" je podobné jako v divadelním stylu. Místnost bude uspořádána jako učebna se stoly a židlemi v řadách směřujících do přední části místnosti. Toto uspořádání je skvělé, pokud máte prezentaci a/nebo řečníka, ale zároveň vyžaduje, aby účastníci používali notebooky nebo jiná zařízení. Stoly umožňují další prostor pro práci a také pro nápoje a jídlo, pokud je to na schůzce zapotřebí.

Stejně jako divadelní styl neumožňuje tato varianta uspořádání snadnou spolupráci mezi účastníky, takže by se měla omezit na použití v případech, kdy to nebude cílem schůzky.

Někdy může uspořádání ve třídě znamenat, že osoby na vzdálených koncích řad obtížně vidí na ústřední bod. Uspořádání řad do šachovnic tak, aby byly v úhlu k ústřednímu bodu, může pomoci tento problém zmírnit.

Kabaret

Kabaretní uspořádání zasedací místnosti se skvěle hodí v případech, kdy potřebujete, aby účastníci sledovali ústřední bod, ale zároveň spolupracovali v menších skupinách. Bude se skládat z několika menších kulatých stolů. Sedadla budou uspořádána do půlměsíce kolem jedné poloviny stolu, přičemž kolem druhé poloviny bude otevřený prostor směřující k ústřednímu bodu.

Kabaretní styl uspořádání zasedací místnosti umožňuje maximální zapojení účastníků, protože budou mít jasný výhled na řečníka a/nebo prezentaci. Zároveň budou moci diskutovat a komunikovat mezi sebou v malých skupinkách u každého stolu. Tato varianta je ideální pro prezentace, které vyžadují krátkou skupinovou práci po celou dobu.

Potenciální nevýhodou kabaretního způsobu sezení je, že může podporovat povídání mezi účastníky, když to není důležité nebo není správný čas. Poutavá prezentace vám pomůže tomu předejít.

Banket

Varianta uspořádání banketní zasedací místnosti je podobná kabaretu, protože se skládá z několika menších kulatých stolů. Při banketovém uspořádání však budou židle rozmístěny kolem celého stolu, bez volného místa.

Banketové uspořádání je ideální, pokud je hlavním cílem vašeho setkání skupinová spolupráce nebo navazování kontaktů. Umožňuje snadnou komunikaci mezi účastníky a stůl poskytuje dostatek prostoru pro používání notebooků, psaní poznámek a občerstvení.

Nevýhodou sezení ve stylu banketu je, že může být obtížné navazovat kontakty mezi ostatními skupinami. Do jednání můžete zařadit mingling, tj. požádat účastníky, aby se pohybovali kolem stolů a u každého z nich se chvíli zdrželi.

Uspořádání zasedací místnosti pro bankety také neumožňuje snadné sledování centrálního bodu. Pokud máte řečníka, může být nejlepší, když se pohybuje po místnosti, aby se lidé nemuseli příliš namáhat, aby na něj viděli a mohli s ním komunikovat. Pokud máte prezentaci, může být lepší použít alternativní uspořádání zasedací místnosti, například kabaret, aby se lidé nemuseli otáčet na židlích, aby ji mohli sledovat.

Nejlepší styl uspořádání zasedací místnosti pro vaši schůzi?

Nejlepší uspořádání zasedací místnosti bude záviset na cílech vaší schůze. Každý styl má své výhody, které pomáhají maximalizovat zapojení účastníků.

Pokud máte malou skupinu a účelem vašeho setkání je výměna informací, pak doporučujeme "board" uspořádání.

Pokud máte malou až střední skupinu a požadujete, aby účastníci sledovali prezentaci nebo centrální bod a zároveň mohli vzájemně komunikovat, může být "tvar U" tím, co potřebujete.

Pokud máte střední až velkou skupinu a požadujete, aby účastníci sledovali prezentaci nebo řečníka, přičemž je nutná jen malá nebo žádná spolupráce, mohly by být nejlepší varianty uspořádání "Divadlo" nebo "Třída".

Pokud máte střední až velkou skupinu, u které potřebujete, aby mezi sebou spolupracovala, budou nejvhodnější styly banket nebo kabaret.