Ať už se účastníte rychlé porady, nebo dlouhého strategického zasedání, pořizování efektivních poznámek na schůzce je nezbytné, abyste si udrželi přehled a nezapomněli na důležité detaily. Vzhledem k velkému množství způsobů získávání informací však může být obtížné zjistit, která metoda je pro vás nejvhodnější. Měli byste se držet tradičního přístupu tužka a papír, nebo využít pohodlí digitálních nástrojů? Co třeba hlasový záznam nebo společné poznámky s týmem?

V tomto blogu se budeme zabývat pěti různými způsoby pořizování poznámek ze schůzek, z nichž každý má své vlastní výhody. Pomůžeme vám rozhodnout, který přístup by mohl být pro váš styl a typ schůzky nejvhodnější, a přispějeme k tomu, aby vaše schůzky byly produktivnější a následná opatření efektivnější.

Tradiční pero a papír

V digitálním věku se může zdát, že tradiční tužka a papír jsou zastaralé metody pořizování poznámek ze schůzek. Jedná se však o klasickou techniku, kterou mnoho lidí volí, a to z dobrého důvodu. Zapisování poznámek starým způsobem má mnoho výhod, zejména pokud jde o zapojení a udržení znalostí.

Výhody ručního psaní

Výzkumy ukazují, že psaní rukou pomáhá lépe si zapamatovat a porozumět textu. Když si děláte poznámky pomocí tužky a papíru, je pravděpodobnější, že budete zpracovávat informace, které si zapisujete, a ne je pouze přepisovat. Fyzické zapisování vyžaduje větší kognitivní úsilí, což může vést k hlubšímu pochopení materiálu, který byl na schůzce probírán.

Mnoho lidí navíc zjistilo, že psaní rukou jim umožňuje lépe se soustředit. Tužka a papír představují jednoduchý způsob, jak si dělat poznámky bez rušivých vlivů, jako jsou e-maily nebo oznámení.

Kdy je tato metoda nejvhodnější

Pořizování poznámek pomocí tužky a papíru může být výhodné zejména na menších, intimnějších schůzkách. Tato metoda vám umožní zůstat plně zaujatí bez rozptylování notebookem nebo telefonem.

Dalším typem schůzky, kde je nejlepší dělat si poznámky ručně, je kreativní brainstorming. Psaní rukou vám dává svobodu rychle načrtnout diagramy nebo zapsat nápady, aniž byste se museli starat o jejich formátování nebo okamžitou organizaci.

Krátké nebo neformální schůzky mohou být také vhodné pro pořizování ručních poznámek. Tato metoda může být rychlejší a efektivnější než jiné metody, zejména pokud se nemusíte ihned starat o uspořádání poznámek.

Poznámky psané na stroji

Psaní poznámek na notebooku nebo telefonu může být mnohem rychlejší, organizovanější a snadno dostupné. Můžete použít aplikace jako Evernote, OneNote nebo jednoduchý textový editor, které nabízejí různé výhody.

Výhody psaní poznámek

Jednou z největších výhod digitálního psaní poznámek je organizace. Budete moci snadno vytvářet, upravovat a třídit poznámky do různých složek a zajistit, aby vše bylo přehledně uspořádané a snadno se vyhledávalo, když to budete potřebovat. Můžete také využít cloudové úložiště, které vám umožní synchronizovat poznámky mezi více zařízeními, takže k nim budete mít přístup, ať jste kdekoli. To může být užitečné zejména v případě, že pracujete hybridně nebo na dálku.

Digitální psaní poznámek také poskytuje větší flexibilitu. Máte možnost přidávat obrázky, odkazy a dokonce i zvukové záznamy přímo do poznámek, což může být užitečné, pokud vaše schůzka zahrnuje vizuální pomůcky nebo prezentace. Pokud například někdo během schůzky sdílí prezentaci, můžete vyfotit nebo vložit snímek obrazovky důležitého slajdu přímo do poznámek.

Další výhodou digitálního psaní poznámek je možnost jejich vyhledávání. Budete moci rychle vyhledávat konkrétní detaily, klíčová slova nebo nápady, což vám může ušetřit spoustu času ve srovnání s ručním procházením stránek ručně psaných poznámek.

Kdy je tato metoda nejvhodnější

Psaní poznámek digitální cestou může být nejlepší, pokud je váš tým technicky zdatný a často používá digitální nástroje. Psaní na klávesnici může pomoci zefektivnit nejen proces pořizování poznámek, ale také jejich sdílení se zbytkem týmu, zejména pokud členové týmu pracují na dálku nebo na hybridní bázi.

Psaní poznámek se může skvěle hodit i pro schůzky, které obsahují složitý obsah. Může jít o podrobné diskuse, data nebo média - digitální poznámky vám umožní snadno zachytit a uspořádat vše, včetně textu, grafů a dokonce i videí.

Digitální zápisky se hodí také tehdy, když potřebujete po schůzce sdílet své poznámky se zbytkem týmu. Své poznámky budete moci rychle uspořádat a distribuovat buď e-mailem, nebo sdílením odkazu na cloudový dokument. To může být výhodné zejména v případě, že se schůzka týká projektu, který má krátký časový rámec nebo blížící se termín.

Nahrávání hlasu

Hlasové nahrávání se stává oblíbenou metodou zaznamenávání poznámek z jednání, zejména pro ty, kteří dávají přednost mluvení před psaním. Díky chytrým telefonům, tabletům a aplikacím pro hlasové poznámky je snadnější než kdykoli předtím zaznamenávat schůzky, diskuse nebo dokonce vlastní myšlenky, aniž byste si museli věci ručně zapisovat. Záznam hlasu je užitečný zejména tehdy, když potřebujete rychle zachytit velké množství informací nebo když během schůzky nemůžete psát na klávesnici nebo psát.

Výhody nahrávání hlasu

Jednou z hlavních výhod hlasového nahrávání poznámek ze schůzek je efektivita. Nemusíte se obávat, že byste museli držet krok s rychle probíhajícími diskusemi, protože můžete jednoduše zaznamenat celou konverzaci nebo její důležité úseky. To vám umožní zůstat zapojeni do jednání bez rizika, že vám uniknou klíčové detaily. Kromě toho budete moci zachytit nuance, jako je tón a důraz, které by jinak mohly být přehlédnuty, pokud byste své poznámky psali na klávesnici nebo na počítači.

Další výhodou hlasového záznamu schůzky je, že může být méně rušivý. Psaní na notebooku může být rušivé, zatímco nahrávání vám umožní plně se soustředit na konverzaci, aniž byste museli přerušovat její průběh zapisováním.

Hlasové nahrávky jsou také flexibilní. Po skončení schůzky si můžete záznam přehrát, kdykoli budete potřebovat, a přepisovat jej vlastním tempem. Budete mít také možnost nechat jej automaticky přepsat pomocí nástrojů pro převod řeči na text. Tato flexibilita vám umožní pořizovat přesné a podrobné záznamy z jednání bez nutnosti zapisovat vše během samotného jednání.

Kdy je tato metoda nejvhodnější

Záznam hlasu může být zvláště přínosný při schůzkách, které obsahují technický žargon nebo složité pojmy. Nahrávání zajistí, že vám neuniknou žádné důležité detaily, které by mohlo být obtížné rychle zapsat, zejména pokud nejste obeznámeni s termíny.

Další schůzkou, kde může být nahrávání přínosné, jsou dlouhé schůzky nebo prezentace. Na těchto schůzkách může být obtížné zachytit vše, co se děje. Nahrávání vám umožní vrátit se zpět a prohlédnout si celé sezení, takže si můžete vybrat důležité body a zajistit, abyste na nic nezapomněli nebo nic nevynechali.

Nahrávání hlasu může být užitečné i pro záznam vlastních úvah po schůzce. Poskytuje rychlou a snadnou metodu záznamu, která umožňuje zachytit vlastní myšlenky, aniž byste si museli vše zapisovat.

Myšlenkové mapy

Myšlenkové mapy jsou vizuální metodou zápisu poznámek, která vám pomůže uspořádat informace způsobem, který odráží přirozený způsob zpracování myšlenek ve vašem mozku. Myšlenková mapa umožňuje místo lineárních poznámek zachytit myšlenky a koncepty ve struktuře podobné pavučině.

Začněte ústředním tématem, které by mělo být hlavním tématem schůzky. Napište to doprostřed stránky nebo můžete použít digitální nástroj. Z ústředního tématu pak můžete vyvodit odbočky k dílčím tématům, které by měly představovat témata, myšlenky nebo úseky, o nichž se na schůzce diskutuje. Z nich můžete přidat další větve a menší podtémata.

Výhody myšlenkového mapování

Jednou z hlavních výhod myšlenkového mapování je, že vás podněcuje ke kreativnímu myšlení. Budete moci vizualizovat složité vztahy mezi různými tématy a zjistit, jak spolu souvisejí. To může být užitečné zejména u témat, která zahrnují více témat nebo vyžadují strukturované řešení problémů.

Myšlenkové mapy mohou být také dobré pro udržení paměti. Protože myšlenková mapa je více vizuální, může být snazší vybavit si informace, protože si budete moci v mysli představit její rozložení a lépe si vybavit potřebné detaily.

Myšlenkové mapy jsou také flexibilní. Můžete je nakreslit ručně nebo si vytvořit digitální verzi, která vám umožní upravovat a rozšiřovat je podle toho, jak se na schůzce rozvíjí diskuse. Rámec myšlenkové mapy umožňuje zvolit nejlepší způsoby zachycení a uspořádání toku informací v závislosti na tom, o čem se diskutuje.

Kdy je tato metoda nejvhodnější

Myšlenkové mapy mohou být užitečné zejména při brainstormingu. Na těchto schůzkách obvykle vzniká mnoho nápadů a myšlenkové mapy vám umožní rychle zachytit myšlenky, o kterých se diskutuje.

Myšlenkové mapy mohou být přínosné i při řešení složitých problémů. Myšlenková mapa může rozdělit hlavní problém na menší části, které by mohly být lépe zvládnutelné. Myšlenková mapa může také usnadnit identifikaci vzorců a vztahů, jakož i problémů a možných řešení.

Myšlenkové mapy se také skvěle hodí při plánování projektů nebo na strategických schůzkách, kde se probírají vzájemně propojená témata. Budete si moci vizuálně uspořádat úkoly, termíny, zdroje a odpovědnosti, což vám usnadní jejich zvládnutí.

Společný zápis poznámek

Společné vytváření poznámek pomocí sdílených dokumentů je skvělou metodou pro týmy, které chtějí spolupracovat a v reálném čase zaznamenávat, zpřesňovat a ukládat poznámky ze schůzek. Tento přístup je vhodný zejména v případech, kdy jsou týmy vzdálené nebo pracují v různých časových pásmech. Můžete použít cloudové nástroje, jako jsou Dokumenty Google, Microsoft OneNote nebo Notion, a umožnit tak více lidem, aby během schůzky přispívali do stejné sady poznámek. To může pomoci zajistit, aby byly zachyceny všechny perspektivy a nic nebylo opomenuto.

Výhody společného psaní poznámek

Jednou z největších výhod používání sdílených dokumentů k pořizování poznámek je spolupráce v reálném čase. Každý může během schůzky přidat své vlastní myšlenky, doplnit akční body a vysvětlení. Snižuje se tak riziko vynechání důležitých informací a vzniká komplexnější soubor poznámek.

Další výhodou je, že ke sdíleným dokumentům bude mít snadný přístup celý tým. Poznámky budou uloženy v cloudu, kde by k nim měl mít každý přístup kdykoli a z jakéhokoli zařízení. To může být skvělé pro týmy, které pracují na různých místech a potřebují se rychle vrátit k poznámkám z jednání. Sdílený dokument lze také po schůzce snadno aktualizovat a upravovat, takže můžete doplnit chybějící podrobnosti a sledovat akční body.

Kdy je tato metoda nejvhodnější

Společné poznámky fungují obzvláště dobře, pokud váš tým pracuje na dálku nebo na hybridní bázi. Pokud jsou všichni geograficky rozptýleni, společné pořizování poznámek zajistí, že všichni mohou přispívat k poznámkám ze schůzky a mít k nim přístup.

Kolaborativní poznámky se také skvěle hodí pro týmové schůzky nebo brainstormingy, kde může být potřeba, aby více lidí přispělo svými nápady, zpětnou vazbou a podrobnostmi. Sdílený dokument umožní všem účastnit se v reálném čase a zajistí, že návrhy všech budou zachyceny a zaznamenány.

Používání sdíleného dokumentu pro poznámky ze schůzek může být přínosné i pro schůzky týkající se probíhajících projektů. Tento dokument může sloužit jako centrální zdroj informací, na který se mohou všichni odvolávat a který lze podle potřeby aktualizovat.

Pořádejte efektivní schůzky s aplikací Nobo

Společnost Nobo nabízí řadu nástrojů a řešení pro pracoviště, které vám pomohou vést efektivní a produktivní schůzky. Máme pro vás vše, co potřebujete ke zlepšení komunikace na pracovišti a k udržení pracovního nasazení vašeho týmu, odprojekčních pláten  až pobílé tabule .