Regelmæssige udviklingssamtaler kan være til stor gavn for både den enkelte medarbejder, teamet og virksomheden. Ud over at evaluere præstationer kan udviklingssamtaler være med til at styrke teamets moral ved at vise den enkelte, at vedkommende er en værdsat del af virksomheden.

Nedenfor undersøger vi, hvordan udviklingssamtaler kan være afgørende for at opretholde en god teammoral, og hvordan man bedst gennemfører en effektiv udviklingssamtale.

Udviklingssamtalens betydning

En udviklingssamtale er et formelt møde mellem en medarbejder og dennes nærmeste leder. Formålet med en udviklingssamtale er at give begge parter mulighed for at gennemgå og diskutere medarbejderens succeser, udfordringer, udvikling og vækst over en bestemt periode, som regel seks eller 12 måneder.

Hvordan kan udviklingssamtaler forbedre teamets moral?

Medarbejderudviklingssamtaler kan være gode til at forbedre teamets moral, og der er et par måder, hvorpå en effektiv medarbejderudviklingssamtale kan styrke teamånden.

Identificer barrierer og løsninger

En medarbejderudviklingssamtale giver den enkelte mulighed for at tage fat på de udfordringer, han eller hun måtte stå over for i sit arbejde. Det kan være, at de mangler de nødvendige færdigheder til at udføre deres arbejde effektivt, det kan være, at de føler, at deres ansvar har bevæget sig væk fra deres jobbeskrivelse, eller det kan være, at de har problemer med andre medlemmer af teamet.

Et sundt arbejdsmiljø bør give dine medarbejdere mulighed for at tage disse problemer op på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af året, men ofte er en medarbejdersamtale et godt tidspunkt til at tage fat på problemerne og finde løsninger.

Det kan gå hårdt ud over moralen, hvis medarbejderne føler, at de skal kæmpe sig igennem forhindringer uden støtte fra deres nærmeste leder. At give folk plads til at diskutere deres bekymringer og derefter gøre noget for at fjerne barrierer kan forbedre deres arbejdsliv og velbefindende. Det kan være med til at fjerne stress og sikre, at de ved, at de bliver støttet.

Find muligheder for udvikling

De fleste medarbejdere ønsker ikke at stagnere i deres roller. Når en person føler, at der ikke er plads til udvikling, kan de ofte begynde at lede efter roller andre steder. Så hvis man leder efter udviklingsområder i en udviklingssamtale, kan det give medarbejderen en chance for at udvide sine færdigheder og sin viden, hvilket hjælper hans eller hendes personlige udvikling og vækst i rollen.

At tilbyde udvikling til den enkelte viser også, at han eller hun er værdsat. Det beviser, at virksomheden er villig til at investere i personen og ønsker at beholde vedkommende. Det kan være med til at forbedre teamets moral ved at vise, at virksomheden bekymrer sig om medarbejderne som mennesker og ikke bare som ressourcer.

Sæt mål og målsætninger

Mange mennesker kan godt lide at have noget at arbejde hen imod. At opstille mål og målsætninger kan være med til at forbedre teamets moral ved at give dem et formål med deres arbejde. Det giver også en mulighed for at gennemgå noget håndgribeligt, så du kan fejre succeser, når de når deres mål.

At sætte mål og målsætninger i en udviklingssamtale giver også medarbejderen en chance for at tænke over, hvad de ønsker fra rollen, og give input til, hvad de ønsker at opnå. Det vil give dem selvstændighed i deres rolle, hvilket kan være med til at øge deres selvtillid og engagement i deres arbejde.

Vis påskønnelse

At vise påskønnelse over for dine medarbejdere er en vigtig del af at opretholde en god holdmoral. Enhver virksomhed bør kunne vise, at den værdsætter sine medarbejdere og det arbejde, de udfører.

Hver udviklingssamtale bør indeholde en del, der fejrer den enkeltes præstationer. Det kan være, at de har overgået deres mål, det kan være, at kvaliteten af deres arbejde er blevet bedre, eller det kan være, at de har udvist stor holdånd og samarbejde. Uanset hvad det er, vil det at tage sig tid til at anerkende succes vise den enkelte, at de er værdsatte, og at deres gode arbejde ikke går ubemærket hen.

Du kan endda udvide din påskønnelse ud over mødet. At bruge en opslagstavle i et fælles område til at placere meddelelser om hver enkelts præstationer kan være en god måde at lade hele teamet fejre succeserne på.

Diskuter løn

Folk vil gerne have en rimelig kompensation for deres arbejde. Hvis en medarbejder føler, at hans rolle er blevet udvidet, vil han måske mene, at en lønstigning er berettiget. Når man diskuterer løn i en udviklingssamtale, viser man den enkelte, at virksomheden værdsætter dem og ønsker at betale dem en rimelig løn for deres arbejde.

Selvfølgelig er det ikke sikkert, at hver udviklingssamtale kræver en ændring i lønnen, især hvis du har et par om året. Men selv det at tage diskussionen kan forbedre moralen ved at vise, at virksomheden bekymrer sig og ikke ønsker at udnytte sine medarbejdere.

Sådan gennemfører du effektive udviklingssamtaler for at styrke teamets moral

En effektiv udviklingssamtale bør fremme åben og ærlig kommunikation. Hvor det er muligt, bør der være fokus på positivitet. Hvis medarbejderen ikke har opfyldt målene, bør der ikke være et angreb. Diskuter i stedet, hvad der kan have forhindret dem i at nå målet, og hvad der kan gøres for at hjælpe dem fremadrettet.

Dine medarbejdere skal have god tid til at forberede sig til udviklingssamtalen. At give dem besked to uger i forvejen bør give dem masser af tid til at samle tankerne. Ofte er det nyttigt at sende dem et selvevalueringsskema på forhånd, så de har et sted at skrive deres tanker og følelser, succeser og udfordringer ned, så I kan diskutere dem på mødet.

Du kan også række ud til det bredere team for at få deres feedback på den enkelte. Dette er ofte kendt som 360-graders feedback, da det er med til at give et fuldt billede af medarbejderen. Feedback indsamlet fra teamet bør altid være anonym. Husk, at denne type feedback måske ikke altid er helt præcis, da den vil være baseret på opfattelse og mening - men det kan nogle gange hjælpe med at få en bedre idé om, hvordan personen arbejder.

Sørg for at have tid nok til selve mødet, så du ikke behøver at skynde dig igennem noget. Hvis du ikke giver dine medarbejdere tilstrækkelig tid til at diskutere det, de har brug for, kan det sænke deres moral og antyde, at de ikke er værdsatte.

Når du forbereder dig til mødet, skal du sørge for at have alt, hvad du kan få brug for, klar. Et whiteboard eller flipoverstaffeli kan være nyttigt til at tage noter og holde mødet produktivt og engageret. Du kan også have din egen notesbog eller bærbare computer til at notere handlingerne i slutningen af mødet.

Hvor ofte skal du holde udviklingssamtaler?

Hvor ofte du vil holde udviklingssamtaler for dine medarbejdere, afhænger af din virksomhed og dine processer. Generelt vil et evalueringsmøde en eller to gange om året hjælpe dig med at få regelmæssig feedback og holde styr på dit teams udvikling og fremskridt.

Du kan supplere evalueringsmøder med månedlige en-til-en-møder. Det kan være kortere, mere uformelle møder mellem den enkelte og deres nærmeste leder. De kan give din medarbejder en mulighed for at diskutere eventuelle behov, de har, samt give linjelederen en chance for at løse eventuelle problemer, der måtte være opstået.

Er en årlig udviklingssamtale nok?

En årlig udviklingssamtale er typisk det minimum, en virksomhed har brug for til sine medarbejdere. Ofte kan det være en fordel at holde mere regelmæssige evalueringsmøder for at få regelmæssig feedback.

Der kan ske mange ændringer på få måneder, så ved at holde evalueringsmøder et par gange om året kan alle følge med i, hvad der sker, og tage fat på eventuelle udfordringer, der skal håndteres.

Eksempel på dagsorden for medarbejderudviklingssamtaler

Du kan bruge dette eksempel på dagsorden for medarbejderudviklingssamtaler som udgangspunkt for at lave din egen dagsorden og tilpasse den til din virksomheds behov og processer.

• Generel vurdering

Start mødet med en kort, generel vurdering af, om medarbejderen synes, det går godt, eller om der er ting, der skal forbedres.

• 360 feedback / team feedback

Hvis du har indsamlet feedback fra teamet, så diskuter, hvad de har sagt om medarbejderen. Fejr succesen, og lad dem komme med eventuelle negative kommentarer.

• Gennemgå tidligere mål

Diskuter, om medarbejderen har nået sine mål fra den forrige samtale eller ej. Hvis de ikke har, så diskuter, hvorfor det kan være sådan. Hvis de har, så fejr deres succes.

• Succeser

Tal om, hvad medarbejderen ser som sine bedste præstationer i den sidste periode. Diskuter også de præstationer, du har anerkendt fra dem.

• Udfordringer

Diskuter eventuelle udfordringer eller steder til forbedring, som du har identificeret i medarbejderens arbejde. Giv dem mulighed for at give udtryk for eventuelle bekymringer og barrierer, de har mødt, og som har påvirket deres arbejde. Forsøg at finde en løsning på at overvinde disse forhindringer.

• Goals

Spørg medarbejderen, hvad deres mål er for fremtiden. Gennemgå dette sammen med deres mål fra den forrige evalueringssamtale.

• Sæt nye mål

Sæt nye mål for den næste periode. Husk, at målene skal være SMART - specifikke, målbare, opnåelige, relevante og tidsbaserede.

• Udviklingsmuligheder

Udviklingsmuligheder kan være knyttet til steder, hvor der er behov for forbedringer, eller de kan bruges til at udvide medarbejderens færdigheder og viden for at udvikle deres rolle.

• Anden feedback

Giv medarbejderen mulighed for at diskutere yderligere feedback eller ideer, de har om virksomhedens måde at arbejde på og praksis.

• Gennemgå handlinger

Sørg for, at alle handlinger er tydelige, herunder hvem der skal udføre dem, f.eks. at medarbejderen skal søge efter kurser i personlig udvikling.