Evnen til at kommunikere klart på møder kan betyde forskellen mellem et produktivt møde og en forspildt mulighed. Et af de mest alsidige værktøjer til at understøtte dine møder er et whiteboard - ikke bare en tom plads, et whiteboard kan skabe et interaktivt, dynamisk rum, hvor man kan samarbejde, hvilket resulterer i mere effektive møder.

Det er dog vigtigt, at du maksimerer potentialet i dette tilsyneladende enkle værktøj. I denne guide gennemgår vi nogle nyttige strategier, som kan hjælpe dig med at udnytte dit whiteboard fuldt ud. Fra at bruge det rigtige tilbehør til at holde dit team engageret - vi sikrer, at dit whiteboard fremmer effektiv kommunikation og vellykkede møderesultater.

Hvorfor er det nyttigt at bruge et whiteboard til møder?

Whiteboards er et vigtigt mødeværktøj. De giver et visuelt rum, hvor ideer og forslag kan registreres, udlægges og diskuteres. De kan hjælpe mødedeltagerne med bedre at forstå den information, der kommunikeres på et møde, hvilket giver mulighed for samarbejde og problemløsning.

Whiteboards kan hjælpe med at holde informationen organiseret under et møde, hvilket kan hjælpe diskussionerne med at holde sig til emnet og være relevante. Når ideer skrives på et whiteboard, kan det hjælpe deltagerne med at holde sig engagerede og fokuserede, selv under lange møder.

Sådan bruger du dit whiteboard effektivt på møder

Der er en række faktorer, du skal overveje, når du bruger et whiteboard på et møde, for at få mest muligt ud af dette værktøj.

Brug det rigtige whiteboardtilbehør

For at få mest muligt ud af dit whiteboard har du brug for mere end bare en pen eller to. Som vi vil diskutere i næste afsnit, har du brug for en række tilbehør for at kunne kommunikere effektivt ved hjælp af dit whiteboard, herunder:

• Et udvalg af farvede penne
• Magneter
• Rengøringsspray og klud

For at øge samarbejdet og den visuelle kommunikation kan du også bruge gittertape, farvede magnetiske firkanter og mini-whiteboards, som kan bruges af mødedeltagerne.

Alt dette er inkluderet i Nobos Whiteboard Accessories Kit Bag, den perfekte tilføjelse til alle dine møder. Vores kitteltaske er designet til at gøre det nemt at opbevare og få adgang til dit whiteboardtilbehør med et magnetisk låg til opbevaring af magneter og elastiske løkker til at holde hver enkelt pen. Tasken er let at transportere, så den er ideel til opbevaring og organisering af dit tilbehør og til at tage det med i mødelokalet, så du sikrer produktivt teamwork, selv når du er på farten.

Brug effektive kommunikationsteknikker

Når du skriver på dit whiteboard, er det vigtigt at holde indholdet klart og koncist. I en brainstormsession kan det betyde, at du lader teamet tale om deres ideer først, før du skriver de vigtigste punkter ned. Det har den ekstra fordel, at teamet kan samles om at forstå og opsummere hvert punkt.

Når du bruger visuelle kommunikationsværktøjer som et whiteboard, skal du altid tage højde for det visuelle element. Det betyder, at man skal bruge farvekodning og sektionsopdeling for at holde styr på idéerne. Du kan f.eks. skrive udfordringer med rødt og løsninger med grønt, eller du kan bruge forskellige farver til at angive forskellige relationer ved at bruge forskelligfarvede pile mellem to punkter.

Du kan også fastgøre visuelle hjælpemidler og diagrammer, som du måske har, til dit whiteboard ved hjælp af magneter, så du kan flytte rundt på tingene, når du har brug for det. Det kan være nyttigt, hvis du har en plakat eller brochure, som du skal analysere - du skal bare printe en stor version ud, sætte den fast på dit whiteboard og gå i gang med at kommentere.

Tilskynd til interaktion og deltagelse

Et whiteboard er ideelt til at tilskynde til deltagelse i møder. Du kan involvere folk aktivt ved at bede dem om selv at skrive deres ideer på tavlen eller tilføje deres kommentarer. Det vil ikke kun gøre dit møde mere engagerende, men det kan også være med til at sikre, at alle bliver hørt.

Du kan gøre det med en brainstorming ved at skrive kerneidéen eller problemet ned i midten af whiteboardet og derefter bede hver enkelt person om at komme op og skrive deres tanker eller forslag ned. Folk vil naturligt begynde at bygge videre på hinandens ideer, og du vil som regel opleve, at I når frem til mere kreative løsninger.

Til større møder er det måske ikke hensigtsmæssigt at bede alle om at komme op og bidrage til indholdet på whiteboardet. I dette tilfælde kan du bede folk om at dele sig op i mindre grupper og samarbejde om deres egen mini whiteboard. Deres ideer og tanker kan derefter diskuteres med hele gruppen, og de vigtigste punkter kan overføres til det store whiteboard, så alle kan henvise til dem.

Hold indholdet pænt og organiseret

Alt, hvad du skriver på whiteboardet, skal være pænt og organiseret, så alle på mødet kan følge med i, hvad der er blevet diskuteret. Det betyder, at håndskriften skal være pæn og stor nok til, at alle kan læse den, så folk forbliver engagerede. Du bør undgå at overfylde tavlen, så hold indholdet kortfattet og præcist. Det kan være nødvendigt at opdatere og revidere oplysninger, efterhånden som mødet skrider frem, og der kommer flere ideer, og tidligere forslag bliver overflødige eller irrelevante.

Gridding tape kan være en fremragende tilføjelse til dit møde, da det hjælper dig med at skabe pæne diagrammer og tabeller på dit whiteboard. Hvis du bruger en pen, kan det komme til at se rodet ud, men gittertape giver rene, lige linjer. Derefter kan du udfylde data og punkter med dine penne og huske at bruge farvekoder, hvor det er relevant.

Dokumenter og del tavleindhold

Efter mødet er det vigtigt, at alle de oplysninger og ideer, der blev skrevet på tavlen, bliver registreret og bevaret. Det vil sikre, at ingen løsninger eller nøglepunkter går tabt, og det vil også hjælpe med at gøre de næste skridt handlingsorienterede.

Du kan dokumentere tavleindholdet enten ved at tage et billede af det eller ved at transskribere nøglepunkter til et mere formelt dokument. Du kan derefter dele billedet eller dokumentet ved at sende det ud i en e-mail efter mødet sammen med handlinger og deadlines og/eller ved at uploade det til et fælles drev. Du skal sikre dig, at alle har adgang til indholdet og kan følge op på de opgaver, de har fået tildelt.

Du kan også bede deltagerne om at give feedback på tavleindholdet. Det kan være, at der er justeringer eller rettelser, der skal foretages, eller yderligere indsigter, der skal medtages engang efter mødet. Hvis der er mere at tilføje, kan du enten inkludere det i dokumentet eller vedlægge et ekstra dokument sammen med billedet af whiteboardet, der opsummerer de ekstra oplysninger.

Gennemfør vellykkede samarbejdsmøder med Nobo

Nobo har et stort udvalg af praktiske kommunikationsværktøjer til at understøtte dine møder og fremme produktivt, fælles arbejde. Fra whiteboards og opslagstavler til projektionsværktøjer og skiltning har vi helt sikkert den løsning, du har brug for til effektive møder og kommunikation. Tag et kig på vores udvalg af produkter i dag for at se, hvordan vi kan støtte din organisation.