Hvis du har faciliteret eller deltaget i lange møder, har du utvivlsomt kikket på klokken. Selv de mest engagerende og produktive møder kan gå i stå, især når nogle af punkterne på dagsordenen ikke er relevante for alle deltagere.

Selv hvis du er professionel og har tips og tricks til at engagere dig selv, kan breakout-sessioner være præcis det, du har brug for til at koble af og fokusere igen. I denne artikel gennemgår vi, hvad breakout sessions er, de forskellige typer, deres fordele, og hvordan du kan implementere dem i dit næste møde eller konference.

Hvad er en breakout-session?

En breakout session er en mindre gruppediskussion eller aktivitet, der afholdes i forbindelse med et større møde, konference eller event. Det er en mulighed for deltagerne til at deltage i interaktive og mere fokuserede diskussioner om hovedtemaet for mødet eller arrangementet.

Fra et par personer til flere dusin deltagere - størrelsen på en breakout-session har ingen grænser og afhænger af størrelsen på mødet eller konferencen samt de deltagende parter. De kan ledes af en facilitator eller moderator, som styrer diskussionen og sikrer, at alle får mulighed for at deltage. Ofte er de en god chance for mere stille deltagere til at få deres stemme hørt uden at blive skræmt af et stort publikum.

Breakout-sessioner bruges ofte på møder, hvor deltagerne ønsker at løse problemer eller udveksle ideer med deres kolleager. De kan struktureres på forskellige måder, herunder paneldiskussioner, brainstorming-sessioner, interaktive workshops og gruppeøvelser.

Under breakout-sessioner er et whiteboard eller en flipover en god måde at fastholde noter, spontane brainstorming-idéer og opfølgende handlinger på. De er et uvurderligt samarbejdsværktøj, der tilskynder til deltagelse og letter input fra alle gruppemedlemmer.

5 fordele ved breakout-sessioner

Breakout-sessioner giver flere fordele, bl.a. bedre deltagerinvolvering, deltagerne kan gå dybere ned i emner og målrettet indhold til forskellige deltagergrupper. Nedenfor går vi i dybden med disse:

1. Øget engagement

Breakout-sessioner giver deltagerne mulighed for at bidrage med deres egne ideer og perspektiver. Sessionerne er mindre formelle og grupperne mindre, hvilket åbner op for diskussioner i stedet for at se på og absorbere. Det kan ofte være med til at holde deltagerne engagerede og interesserede, da de ved, at deres stemme vil blive hørt.

2. Skræddersyet læring

Oftest er breakout-sessioner struktureret til at fokusere på specifikke emner eller interesseområder. Deltagerne kan f.eks. opdeles i erfaringsniveauer, afdelinger eller færdigheder. Det betyder, at deltagerne kan skræddersy deres læringsoplevelse og få mere dybdegående viden om specifikke emner.

3. Muligheder for at netværke

Breakout-sessioner er især nyttige til større virksomhedsmøder og events med flere virksomheder, og de giver deltagerne mulighed for at komme i kontakt med hinanden, dele deres erfaringer og opbygge relationer. Dette kan være særligt værdifuldt for personer, der ønsker at udvide deres professionelle netværk eller komme i kontakt med andre, der deler deres interesser.

4. Interaktiv læring

Breakout-sessioner involverer ofte interaktive aktiviteter, såsom gruppediskussioner eller praktiske øvelser, der giver deltagerne mulighed for at anvende det, de har lært, på en praktisk måde. Det kan være med til at forstærke nøglebegreber og gøre læringsoplevelsen mere engagerende og mindeværdig. Desuden føles det sjove element i interaktiv læring som et pusterum, hvilket kan være meget velkomment under lange møder eller konferencer.

5. Fleksibilitet

Breakout-sessioner kan struktureres på mange forskellige måder, afhængigt af deltagernes behov og interesser. Det gør det muligt for mødeledere at skræddersy sessioner til deres deltagere og dermed skabe en mere meningsfuld og virkningsfuld oplevelse for alle.

4 eksempler på breakout-sessioner

Breakout-sessioner bør planlægges og indarbejdes i arrangementet eller mødet. De kan være relateret til mødets indhold eller en enkeltstående sjov aktivitet, der hjælper folk med at lære hinanden at kende eller bare nyde en pause. Nedenfor er en række ideer til breakout-sessioner.

Åben debat i salen

Deltagerne kan deltage i en struktureret og guidet debat med en vært, der fungerer som mægler for at diskutere et emne. Det kan være en effektiv måde at løse problemer på i en virksomhed og også et værdifuldt værktøj til at hjælpe ledende medarbejdere med at forstå, hvordan medarbejderne virkelig har det med bestemte emner.

Lynforedrag

Lyntaler er korte og præcise og bør kun vare 5-10 minutter. Lyntaler er typisk fokuseret på et enkelt emne og kan bruges i forretningsøjemed eller til at give deltagerne mulighed for hurtigt at lære en person at kende.

Målrettede workshops

Workshops i målsætning er fantastiske til personlig udvikling og kan bruges til personlige eller professionelle anliggender. Tilskynd til diskussion om, hvordan succes ser ud, og opfordr deltagerne til at nedskrive specifikke mål for de næste 5 dage, 5 måneder, 5 år og mulige måder, de kan nå dem på. Overvej at bruge en whiteboardtavle til skrivebordet eller et vægmonteret whiteboard til at notere dine langsigtede og kortsigtede mål som en daglig påmindelse og et referencepunkt.

Workshop til opbygning af færdigheder

At prøve en ny færdighed eller forbedre et nuværende talent kan være givende og frigøre skjult potentiale hos medarbejderne. Er der en medarbejder, der har lyst til at prøve videoredigering? Har en yngre medarbejder en hemmelig passion for kodning? Har du bare lyst til at bryde dagen op med en teambuilding-øvelse? Kompetencegivende workshops kan være lige, hvad du har brug for.

Skabelon til dagsorden for breakout-sessioner: sammensæt din egen session

Nedenfor er en skabelon til en dagsorden for breakout-sessioner. Dette kan dog tilpasses, så det passer til sessionens mål og formål samt tidsrammen. De fleste breakout-sessioner varer fra 30 minutter til 1 time. Vores skabelon er baseret på en 60 minutters breakout-session.

Hvis du bruger et visuelt værktøj som f.eks. et mobilt whiteboard eller en flipover til at skitsere din breakout-dagsorden og mål, hjælper det gruppen med at holde fokus og komme til tiden. Som med ethvert møde er det let at miste overblikket over, hvad målet er. Når der kommer idéer, som ikke har noget med emnet at gøre, så skriv dem ned i en sektion på dit whiteboard, så du kan følge op på dem på et senere tidspunkt.

Introduktion - 10 minutter

En chance for at byde den lille gruppe velkommen og give et overblik over breakout-sessionen. Facilitatoren kan forklare opgaven eller præsentationen og opfordre deltagerne til at præsentere sig selv, hvis det er nødvendigt.

Hovedpræsentation eller aktivitet - 30 minutter

Hovedindholdet af sessionen præsenteres, f.eks. en paneldiskussion, analyse af casestudier eller en færdighedsopbyggende workshop. Du kan bruge et af vores 5 eksempler på breakout-sessioner eller finde på dine egne.

Rapport tilbage - 15 minutter

Hver mindre gruppe eller person præsenterer deres resultater eller ideer for den større gruppe, efterfulgt af en faciliteret diskussion for at udforske forskellige perspektiver og indsigter.

Afrunding - 5 minutter

Facilitatoren kommer ind på de vigtigste ting fra sessionen og opfordrer deltagerne til at give feedback eller stille spørgsmål.

Det kan konkluderes, at breakout-sessioner er en effektiv måde at engagere deltagerne i en konference eller et møde. De giver deltagerne mulighed for at interagere med hinanden, dele ideer og diskutere emner i et mindre, mere fokuseret miljø.

For at sikre, at breakout-sessionerne bliver en succes, er det vigtigt at planlægge dem omhyggeligt, give klare instruktioner og opstille mål. Facilitatorerne bør også trænes i at styre gruppedynamikken og opmuntre til deltagelse.

Breakout-sessioner kan også give fordele ud over selve workshoppen eller mødet. De kan være med til at opbygge relationer mellem deltagerne, fremme samarbejde og innovation og give mulighed for faglig udvikling.

Overordnet set er breakout-sessioner et værdifuldt værktøj for enhver konference- eller mødefacilitator, der ønsker at skabe en engagerende og produktiv ramme.