Møder er et uvurderligt værktøj i arbejdsverdenen, som hjælper enkeltpersoner med at samarbejde, træffe beslutninger og følge fremskridt. Men tilstrømningen af møder har resulteret i en uforudset omkostning - mødetræthed. Det er desværre et almindeligt problem, som rammer fagfolk i alle brancher, og som resulterer i nedsat produktivitet og øget stressniveau.

Som eksperter i produktive møder undersøger vi i denne blog præcis, hvad mødetræthed er, hvilken indvirkning det har på enkeltpersoner og produktivitet, og hvordan man kan identificere det. Vi undersøger, hvordan det kan undgås, og tilbyder praktiske strategier og vejledning for at sikre effektive, engagerende møder hver gang.

Hvad er mødetræthed?

Mødetræthed omfatter de følelser af udmattelse, stress og frustration, der opstår, når man deltager i for mange møder.

Mødetræthed kan opstå, når nogen føler sig overvældet af, hvor mange møder de skal deltage i hver uge eller endda hver dag. Mødetræthed kan også opstå, når møder varer for længe med uklare strukturer og/eller mål.

Effekten af mødetræthed

Mødetræthed kan have en række negative effekter. Det kan påvirke den enkelte negativt ved at forårsage unødig stress og angst. Når nogen har mange møder at deltage i, vil de sandsynligvis ikke være i stand til at fokusere på deres sædvanlige arbejde. Det kan føre til, at arbejdet hober sig op, og at personen føler sig ekstremt overvældet. Det kan ske, når man har mange møder i løbet af en dag, men også når møderne er spredt ud over hele dagen. Hvis nogen ikke har tid nok mellem møderne til at fokusere ordentligt på deres arbejde, kan de ende med at komme bagud.

En anden negativ effekt af mødetræthed er produktiviteten på møderne. Deltagerne kan være uengagerede, ikke være opmærksomme på, hvad der bliver sagt, og gå glip af vigtig information, enten på grund af udmattelse eller måske fordi de tænker på andet arbejde, der skal gøres. De kan også være uinteresserede og undgå at bidrage med ideer og detaljer, som ville være nødvendige for et vellykket og produktivt møde.

Hvad er advarselstegnene på mødetræthed?

Som nævnt er en virkning og et symptom på mødetræthed personer, der er stressede, ængstelige og overbelastede med arbejde. Det kan vise sig på møder, hvor folk, der normalt er engagerede, virker uinteresserede og ikke bidrager.

Et andet advarselstegn på, at medarbejderne oplever mødetræthed, er, at de undgår møder. De kan aflyse i sidste øjeblik, eller de kan ofte bede om at skubbe møder til en dato i fremtiden. Dette kan være særligt almindeligt for regelmæssige møder, der afholdes hver uge.

Mødetræthed kan også vise sig i form af overskredne projektdeadlines. Hvis folk er nødt til at bruge det meste af deres tid på møder, kan de ikke komme videre med deres arbejde. Det vil uden tvivl betyde, at deadlines bliver overskredet, fordi arbejdet ikke kan udføres. Dette kan yderligere bidrage til mødetræthed, da projektmøder vil have færre opdateringer, hvilket resulterer i et spildt møde.

Sådan forebygger du mødetræthed

Der er en række skridt, der kan tages for at undgå mødetræthed og skabe en sund og produktiv mødekultur i en virksomhed.

Hold kun et møde, når det er absolut nødvendigt

Møder kan være et nyttigt og praktisk værktøj, der hjælper med at forbedre kommunikationen og giver folk en platform til at rejse bekymringer og løse problemer i fællesskab. Men det vil ikke altid være den bedste måde at holde et møde på. Hvis en teamleder f.eks. vil have opdateringer om et projekt, er det måske bedre at bede om en projektrapport fra dem, der arbejder på det. Denne rapport kan altid distribueres til andre teammedlemmer for at sikre, at alle har de nødvendige opdateringer, men kan betyde, at folk ikke spilder tid på at deltage i et møde, de ikke behøver at være med til.

Du kan også gennemgå dine faste møder. Det kan være nyttigt for teamkommunikationen at holde regelmæssige møder for alle i teamet for at informere andre om, hvad de arbejder med, og hvor de måske har brug for støtte. Men det kan være en fordel at se på, hvor ofte du holder dette møde. Hvis du i øjeblikket har et dagligt team-standup, kan det så reduceres til en gang om ugen? Hvis I i øjeblikket har et ugentligt teammøde på en time, kan det så reduceres til 30 minutter? Læg mærke til, hvad der bliver sagt på jeres almindelige møde, og se, hvordan det kan forkortes eller reduceres.

Planlæg et kortfattet møde

Når du har besluttet, at det er nødvendigt med et møde, kan du planlægge en kortfattet dagsorden for mødet. Sørg for, at dagsordenen indeholder de vigtigste punkter, som vil opfylde formålet med mødet. Du kan sende den ud til deltagerne, når du inviterer dem til mødet.

En dagsorden lader folk vide, hvad de kan forvente af mødet og sikrer, at deres tid ikke er spildt på at deltage. Det vil også hjælpe med at holde mødet på sporet og forhindre folk i at gå ud ad tangenter, som måske ikke er relevante for mødet eller for andre deltagere.

Inviter kun vigtige personer

Når du kender hovedformålet med mødet og har dagsordenen, kan du beslutte, hvem der skal deltage. Du bør tilstræbe kun at invitere dem, der vil have gavn af at deltage i mødet, og undgå at invitere folk, som der bare "måske" er brug for. Hvis du under mødet får brug for at stille et spørgsmål til en kollega, der ikke er til stede, kan du altid ringe eller sende en besked til vedkommende. På den måde kan de videregive information uden at skulle sidde til et helt møde, som måske ikke er relevant for dem.

Ofte kan det være bedre kun at invitere en eller to personer fra et bestemt team eller en afdeling i stedet for hele teamet. De tilstedeværende kan altid videregive information til resten af deres team, eller du kan sende referatet rundt, så folk stadig kan holde sig opdateret med, hvad der blev sagt. 

Hvis du er i tvivl om, hvem der skal deltage, kan du spørge dem individuelt eller invitere dem på "frivillig" basis, så de selv kan bestemme. Du kan også sætte mødedagsordenen op et centralt sted, f.eks. på en opslagstavle i et fællesområde, og give folk mulighed for at deltage, hvis de mener, at det vil være til gavn for dem.

Forsøg at holde mødet fokuseret

Brug mødedagsordenen til at sikre, at alle holder sig på sporet. Ofte kan møder blive afledt, enten fordi nogen rejser en bekymring, som ikke er helt relevant, eller fordi der kommer en pointe, som starter en separat diskussion. Ofte kan det være værdifulde samtaler, men mødet er måske ikke det mest hensigtsmæssige sted at have dem.

Forsøg at holde alle tangentielle diskussioner på et minimum. Hvis der opstår en værdifuld diskussion, som ikke er relevant for mødet, så skriv en note om, at den skal fortsætte efter mødet. De involverede kan enten blive på mødet i lidt ekstra tid, eller der kan arrangeres et separat møde eller en telefonsamtale.

Brug nyttige engagementsværktøjer

En måde at hjælpe med at holde folk engagerede i et møde er at bruge visuelle kommunikationsværktøjer. Du kan f.eks. bruge et whiteboard til at tage noter under et møde og skrive ideer ned, som folk har bidraget med. Det kan give folk noget at henvise til og bygge videre på, hvilket hjælper med at skabe et bedre samarbejde.

Du kan også bruge projektionslærreder. hvis du bruger en præsentation. Det kan være med til at fastholde folks opmærksomhed ved at give dem noget at kigge på og lave deres egne noter ud fra. Du kan derefter sende præsentationen rundt til deltagerne efter mødet, så de kan henvise til den.

Udpeg en person til at tage referat eller noter

En af mødedeltagerne bør have ansvaret for at tage referat eller noter. Det bør omfatte de opgaver, der er blevet tildelt, og hvem der har fået dem tildelt, samt eventuelle risici, der er blevet identificeret, og hvad opfølgningen vil være. Det skal indeholde deadlines for opgaver og projekter og de næste skridt.

Disse noter skal derefter distribueres til alle, der deltog i mødet. Det kan også være nyttigt at sende dem til relevante personer, som ikke deltog i mødet, men som måske nu har et projektrelateret ansvar eller skal deltage i det næste møde.

Tilskynd til feedback

Endelig bør du for at undgå mødetræthed i din organisation tilskynde til og indsamle regelmæssig feedback fra medarbejderne. Folk skal føle sig trygge ved at give ærlig og konstruktiv feedback om møder, f.eks. hvis de mener, at møderne kunne være mere strukturerede, eller hvis de mener, at der er behov for færre møder.

Feedback kan indsamles via anonyme undersøgelser, hvis du vil sikre, at folk føler sig i stand til at give deres ærlige mening til kende. Alternativt kan du bare spørge folk via e-mail, hvad de syntes om mødet, og om de mener, at det kan forbedres på nogen måde. Du bør derefter sigte mod at handle på relevant feedback og hjælpe med at finpudse din mødekultur.

Gennemfør produktive møder med Nobo

Nobo har et stort udvalg af praktiske kommunikationsværktøjer til at understøtte dine møder og hjælpe  med at undgå mødetræthed. Fra whiteboards og opslagstavler til projektionsværktøjer og skiltning har vi helt sikkert den løsning, du har brug for til effektive møder og kommunikation. Tag et kig på vores udvalg af produkter i dag for at se, hvordan vi kan støtte din organisation.