Et velplanlagt møde er altid det ideelle, men det er ikke altid muligt. Ofte er der behov for spontant samarbejde og hurtig beslutningstagning for at kunne håndtere en akut situation. I så fald skal du arrangere et ad hoc-møde.

Ad hoc-møder er anderledes end almindelige møder og kræver en lidt anden tilgang. I denne blog undersøger vi forskellene mellem ad hoc-møder og almindelige møder, hvordan man ved, hvornår der er behov for et ad hoc-møde, og hvordan man afholder et effektivt møde i sidste øjeblik.

Hvad er forskellen mellem et ad hoc-møde og et almindeligt møde?

Et ad hoc-møde adskiller sig fra et almindeligt møde, fordi det er et møde, der ikke er blevet planlagt. Det afholdes på grund af en tidligere uforudset situation, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed.

Så en af forskellene mellem et ad hoc-møde og et almindeligt møde er, at det kan bestå af en mere uformel dagsorden. Deltagerne og arrangøren har ikke haft så meget tid til at forberede sig, som de normalt har til et møde, så det kan være nødvendigt at tænke hurtigt. På et ad hoc-møde skal der typisk træffes beslutninger og handles hurtigt, mens der på et almindeligt møde kan være lidt mere tid til at gennemføre handlinger.

Hvornår skal man indkalde til et ad hoc-møde i sidste øjeblik

Et ad hoc-møde i sidste øjeblik bør kun indkaldes, når det er absolut nødvendigt. At trække folk ind til et møde uden varsel vil forstyrre deres dag, og det kan tage et stykke tid for folk at komme tilbage i deres flow efter mødet, uanset hvor kort det er.

Hvor det er muligt, bør du forsøge at give folk god tid til at deltage i et møde. Der vil dog være situationer, hvor det ikke er muligt, og hvor der er behov for et ad hoc-møde. Det kan være en nødsituation, eller det kan skyldes, at der er opstået en mulighed, som har en kort deadline og kræver øjeblikkelig handling. Det kan være, at der er brug for feedback fra teammedlemmer med det samme, eller at der er brug for hurtige opdateringer om et projekt. Det kan være, at der er forvirring om, hvad der kræves af teamet, og at et møde er nødvendigt for at skabe klarhed, så folk kan komme videre med deres arbejde med klare mål.

Selv i disse situationer bør du stadig overveje, om et møde er den bedste løsning. Det kan være, at en e-mail eller et telefonopkald med kun en eller to deltagere er tilstrækkeligt. Nogle gange kan problemet være for komplekst til at diskutere via e-mail eller involvere for mange mennesker - i dette tilfælde kan et møde være svaret.

Du bør også overveje konsekvenserne af at holde et møde i sidste øjeblik og vurdere omkostningerne i forhold til udbyttet. Det er aldrig ideelt at forstyrre nogens dag, men det kan være bedre at gøre det end slet ikke at holde mødet.

Sådan afvikles et effektivt ad hoc-møde

Ad hoc-møder behandler normalt højt prioriterede behov, så det er vigtigt, at de afvikles effektivt.

Sæt klare mål for mødet og en dagsorden

Selv om et ad hoc-møde kun har kort forberedelsestid, er det stadig vigtigt at sætte klare mål for mødet. Disse mål kan være korte og præcise, men når de er fastlagt, hjælper det med at holde alle fokuserede, hvilket fører til mere produktive resultater.

Når du har målene, kan du sammensætte en dagsorden. Den kan være mere uformel end en almindelig mødeagenda, men bør stadig dække de vigtigste punkter. Hvis det er muligt, skal det uddeles til deltagerne før mødet - selv hvis det sendes 10 minutter før, kan folk forberede sig lidt og begynde at tænke over, hvad der kræves. Det kan hjælpe med at spare værdifuld tid på selve mødet.

Inviter kun nøgleinteressenter

Et ad hoc-møde i sidste øjeblik vil sandsynligvis forstyrre deltagernes dag. Så du bør forsøge at minimere denne forstyrrelse ved kun at invitere de vigtigste interessenter. Det bør kun omfatte de personer, der er direkte involveret i situationen og/eller har den nødvendige viden og ekspertise i sagen.

Nogle gange kan det være bedst at inddrage personer, der vil blive påvirket af de beslutninger, der træffes på mødet, men det er måske ikke altid muligt. Det kan være mere praktisk kun at invitere teamledere og lade dem distribuere og uddelegere information og handlinger til deres team, når beslutningerne er truffet.

Hold mødet på sporet

Tiden vil sandsynligvis være knap under mødet. Så det er vigtigt, at diskussionerne er fokuserede og holdes på sporet. Du bør henvise til mødets dagsorden for at sikre, at alt, hvad der skal dækkes, bliver dækket på den mest effektive måde. Hvis samtalerne kommer ud på et sidespor, skal du guide folk tilbage til dagsordenen.

Nogle gange kan der opstå en samtale, som kunne være værdifuld, men som ikke er helt relevant for det aktuelle emne. I så fald skal du notere, hvad der blev sagt, og arrangere et nyt møde eller en uformel telefonsamtale for at fortsætte diskussionen på et senere tidspunkt.

Tilskynd til deltagelse

Selvom et ad hoc-møde i sidste øjeblik skal være kortfattet, skal du stadig tilskynde deltagerne til at deltage. Hvis du ikke har brug for at samarbejde på mødet, er der måske ikke nogen grund til at holde mødet, og en informativ e-mail er måske bedre.

For at fremme samarbejdet bør du sikre, at dit mødelokale har de nødvendige kommunikationsværktøjer. Dette kan omfatte flipcharts, whiteboards, og endda en projektionsskærm, hvis du har brug for, at alle kan se noget, f.eks. en hjemmeside eller et analyseværktøj. Du bør tage notater, så alle kan se dem og henvise til dem under mødet, så de kan bruge de andres ideer.

Overhold den planlagte tid

Det er vigtigt for de fleste møder at overholde den planlagte tid, men det er endnu mere vigtigt for ad hoc-møder. Et møde i sidste øjeblik bør starte og slutte til tiden for at minimere forstyrrelser i deltagernes hverdag.

At holde sig til den afsatte tid hjælper også med at holde fokus på mødet. Når du er streng med tidsregistreringen, bliver du mere opmærksom på, at du skal holde dig til dagsordenen og træffe hurtige beslutninger. Du bør enten give dig selv eller en anden deltager ansvaret for at holde øje med tiden og forsigtigt minde folk om det, hvis tingene ser ud til at tage længere tid end planlagt.

Noter handlinger og næste skridt

For at gennemføre et produktivt ad hoc-møde bør en deltager tage noter under hele mødet. Det bør omfatte handlinger, hvem der er ansvarlig, og eventuelle deadlines for hver handling. Ved at skrive ned, hvad der blev sagt og besluttet, har deltagerne noget at henvise til, når mødet er slut, så de ved præcis, hvad der kræves af dem.

Du bør sende notaterne ud, når mødet er slut, og sørge for, at alle deltagere får dem. Hvis andre medlemmer af teamet, som ikke var til stede, nu har et ansvar, skal du også sørge for, at de bliver inddraget i kommunikationen.

Du kan også beskrive, hvad de næste skridt vil være for at følge op på de beslutninger, der blev truffet på mødet, og de handlinger, der er blevet sat i værk. Det kan være, at der bliver brug for et andet, planlagt møde i fremtiden, eller måske er projektrapporter mere passende.

Klar til dit ad hoc-møde?

Det er værdifuld viden at vide, hvordan man planlægger og organiserer et ad hoc-møde. Nu ved du, hvordan du skal håndtere det, når der opstår en improviseret situation, som kræver akut opmærksomhed, og du vil kunne handle hurtigt og effektivt.

Nobo har en række praktiske værktøjer og løsninger, der hjælper med at støtte effektive møder og kommunikation på arbejdspladsen, herunder whiteboards, skiltning, opslagstavler og projektionsudstyr. Tag et kig på vores produkter i dag for at se, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed.