Hvis du har fået til opgave at tage mødereferat for første gang, vil du sikkert føle dig overvældet. Hvordan kan jeg overhovedet notere alt, hvad der bliver sagt?

Men med de rigtige værktøjer kan det blive nemt at holde styr på diskussionerne og beslutningerne, der bliver taget under et møde. Mødereferater er et vigtigt værktøj til at holde styr på fremskridt, sikre, at alle er på samme side, og til reference i fremtiden.

For at hjælpe dig med at tage mødereferater effektivt har vi samlet nogle tips til dig, så du kan finpudse dine færdigheder og levere klare, koncise og nøjagtige referater. Vi har også en gratis skabelon til mødereferater, som du kan bruge.

Forbered dig på forhånd

Forberedelse er nøglen, når det handler om at skrive mødereferater. Du bør gøre dig bekendt med dagsordenen og deltagerne, inden mødet finder sted. Det vil hjælpe dig med at fange alle de vigtige oplysninger og anvende dem på de rigtige personer.

Det kan også være nyttigt at lave en skabelon til et mødereferat baseret på dagsordenen. Det er en god måde at holde sig organiseret på og sikre, at du har noter til alle diskussionspunkter.

Vælg de rigtige værktøjer

Folk arbejder på forskellige måder, og hvordan du bedst tager mødereferater, kan være helt anderledes end for en kollega. Nogle kan lide at tage referat direkte på en bærbar computer, mens andre foretrækker pen og papir eller mini whiteboard, så nøgleord og sætninger kan krydses af, når referatet er skrevet færdigt.

Det kan være en fordel at skrive på maskine, især hvis du er en dygtig maskinskriver. Lyden af taster, der banker, kan dog være forstyrrende for dem, der deltager i mødet. Håndskrevne noter er perfekte, hvis du har erfaring med at skrive i hånden eller foretrækker at skrive dit referat efter mødet.

Tag klare og præcise noter

Det er vigtigt at tage klare og præcise noter under mødet. Men glem ikke, at du kan gå tilbage og rydde op i dit arbejde efter mødet.

Du skal sikre dig, at du lytter opmærksomt og fanger de vigtigste pointer. Det er afgørende, at du forbliver objektiv.

Nogle mennesker kan lide at skrive mødenotater, så de er lettere at redigere senere. Hvis det ikke er muligt, så lad være med at skrive hvert eneste ord ned - brug stenografi eller nøgleord og sætninger, som du kan bygge videre på senere.

Identificer nøglepunkterne

Det kan være forvirrende at beslutte, hvilke nøglepunkter man skal notere, når man tager mødereferat. Alt for ofte forsøger referenter at dække for meget information, hvilket betyder, at de går glip af det næste punkt på dagsordenen.

Du kan identificere de vigtigste punkter ved at lytte efter følgende:

• Beslutninger, der træffes
• Handlinger, der tildeles
• Nye oplysninger, der deles
• Spørgsmål, der rejses

Registrer beslutninger og handlinger

Beslutninger og handlinger er de vigtigste emner at registrere i dit mødereferat. Disse oplysninger vil have betydning fremover og vil hjælpe alle med at komme videre mod det samme mål.

Når man registrerer beslutninger og handlinger, er det vigtigt at være klar over, hvem der er ansvarlig for hver opgave, og hvornår den skal være afsluttet. Det kan også være en god idé at angive en deadline for hver opgave.

Giv en opsummering

I slutningen af dit mødereferat er det en god idé at opsummere diskussionen. Dette vil give en konklusion og sikre, at alle har en klar forståelse af, hvordan man kommer videre.

Dit resumé skal være kort og præcist. Det skal indeholde de vigtigste punkter fra diskussionen samt eventuelle beslutninger eller handlinger, der blev foretaget.

Læs korrektur på dit referat

Når du har skrevet den endelige version af dit mødereferat, er det vigtigt at læse korrektur på det. Du vil gerne sikre dig, at de er fri for fejl og præcist leverer de nødvendige budskaber.

Det kan være nyttigt at bede en kollega om at læse korrektur på dit mødereferat for dig. Nogle gange opdager dit øje ikke fejl i det arbejde, du har fokuseret intenst på.

Distribuer referatet

Når dit referat er korrekturlæst og fejlfrit, kan du distribuere det til mødedeltagerne. Du kan sende dem ud via e-mail eller lægge dem på et fælles drev.

Det er vigtigt at distribuere referatet hurtigt efter mødet, så alle har de oplysninger, de skal bruge for at følge op på handlinger og beslutninger.

At tage mødereferater effektivt er en vigtig færdighed, der kan hjælpe dig med at blive en mere effektiv kommunikator og samarbejdspartner. Ved at følge disse tips kan du skrive mødereferater, der er klare, koncise og præcise. Nedenfor finder du en gratis skabelon til et mødereferat, som kan hjælpe dig, næste gang du skal dokumentere et møde.

Skabelon til mødereferat

Mødedato: vises typisk som dag-måned-år med foranstillede nuller.

Mødetid: vises typisk med 24 timers notation.

Mødested: dette kan være virtuelt eller i et bestemt lokale.

Deltagere: liste over alle, der er til stede både fysisk og virtuelt.

Fraværende: liste over alle inviterede, der ikke kunne deltage i mødet.

Dagsorden: skitser den dagsorden, der blev uddelt før mødet.

Referat: dette afsnit skal skitsere diskussioner omkring mødepunkter, der ikke er beslutninger eller handlinger.

Beslutninger og handlinger: viderebring resultater, herunder deadlines, hvor det er relevant for handlinger.

Næste skridt: dette er et ideelt sted at angive dato og tidspunkt for næste møde.

Noter: fremhæv eventuelle supplerende oplysninger, der kan være nyttige.

Distribution: beskriv, hvordan mødereferatet vil blive distribueret.