Effektiv kommunikation er en vigtig del af enhver arbejdsplads. Det giver ikke kun mulighed for et produktivt og effektivt samarbejde, men er også med til at skabe et positivt og inkluderende arbejdsmiljø.

Men hver enkelt person i et team kan kommunikere forskelligt. Nøglen til effektiv kommunikation er at forstå disse forskellige kommunikationsstile, identificere, hvordan de opstår, og opstille praktiske strategier for at forbedre kommunikationen. Ved at få en dyb forståelse af de forskellige kommunikationsstile kan vi forbedre vores interaktion på arbejdspladsen, opbygge bedre relationer mellem kolleger og forbedre produktiviteten.

De fire vigtigste kommunikationsstile

Der er fire vigtigste kommunikationsstile, som folk kan engagere sig i. Ofte vil folk være tilbøjelige til primært at bruge én type kommunikationsstil, men afhængigt af situationen kan folk nogle gange bruge en blanding af dem alle.

Assertiv kommunikation

Assertiv kommunikation indebærer, at taleren står fast på det, han eller hun vil have. Det kan dreje sig om deres egne behov og trivsel, men også om andres behov. De vil typisk være rolige, respektfulde og høflige, men vil ofte være direkte og komme hurtigt til sagen.

Assertive kommunikatører påtager sig gerne projekter, men vil beskytte deres egne og andres grænser. Men de bliver sjældent alt for aggressive eller defensive, når de kommunikerer. I stedet vil de forsøge at kommunikere deres behov og følelser på en ligefrem måde og samtidig sørge for, at andre mennesker føler sig godt tilpas. De vil forsøge at samarbejde for at nå frem til en konklusion, der passer til deres behov, og de vil gå på kompromis, når det er nødvendigt.

Passiv kommunikation

Passive kommunikatører vil ofte være stille i diskussioner og undgå at udtrykke deres tanker, følelser eller ideer. De undgår typisk at tage stilling på den ene eller anden måde i en debat og venter måske på, at en anden tager føringen. De kan nogle gange bruge indirekte sprog til at tale uden om et emne i stedet for at tale direkte til det, hvilket kan føre til misforståelser.

Mennesker, der bruger en passiv kommunikationsstil, vil ofte forsøge at undgå konflikter. De er generelt glade for at følge med strømmen og er ret afslappede, men det kan også betyde, at de ikke siger noget, når der er et problem. De kan have svært ved at sætte grænser og kan have svært ved at sige fra, når det er nødvendigt.

Aggressiv kommunikation

Personer med en aggressiv kommunikationsstil er selvsikre og direkte. De vil ofte dominere samtalen, nogle gange afbryde andre og tage kontrol over diskussionen. Typisk er deres primære mål at få deres egen pointe igennem, at kommunikere deres egne behov, ofte på bekostning af andre.

Aggressive kommunikatører kan være så direkte, at de nogle gange er uhøflige. De vil ofte være modstandere af at gå på kompromis med andre og i stedet være indstillet på at få deres egen vilje. Ud fra dette kan de være afvisende over for andres grænser og kan endda nogle gange forfalde til personlige angreb på andre.

Passiv-aggressiv kommunikation

Som navnet antyder, vil en passiv-aggressiv kommunikationsstil være en blanding af både den aggressive og den passive kommunikationstype. De vil typisk virke passive på overfladen, men vil have mere aggressive mål. De vil generelt ikke kommunikere deres behov klart, hvilket kan føre til misforståelser.

Disse typer kommunikatører vil ofte være indirekte og undgå at tage fat på problemet direkte. De siger ofte ikke, hvad de mener, eller bruger et skjult sprog, som de senere kan benægte. De vil gerne undgå direkte konflikter, men kan stadig ty til personlige angreb i form af sarkasme eller tale til andre bag ryggen på dem.

Sådan interagerer du med forskellige kommunikationsstile på arbejdspladsen

Hver type kommunikationsstil kræver en lidt anden tilgang for at interagere effektivt.

Sådan håndterer du en assertiv kommunikator

Assertive kommunikatorer vil sætte pris på direkte samtaler. Når du taler med en assertiv kommunikator, skal du forsøge at tale kort og præcist. Når du giver feedback, skal du være ærlig og forsøge at holde dig til praktiske, brugbare punkter.

Opfordr folk, der bruger en assertiv kommunikationsstil, til at dele deres ideer. Du skal altid mundtligt anerkende og respektere deres perspektiv, selv om du har en anden mening, men du skal ikke vige tilbage for at udtrykke dine egne ideer.

Sådan kommunikerer du effektivt som en assertiv kommunikator

Hvis du ved, at du er en assertiv kommunikator, kan det være nødvendigt, at du nogle gange udviser tålmodighed i en diskussion. Det er ikke sikkert, at alle taler så direkte, som du gerne vil, men du bør forsøge at bevare roen og give folk mulighed for at sige det, de gerne vil sige, på den måde, de gerne vil sige det. Husk, at nogle situationer kræver forskellige kommunikationsstile.

Du kan også have brug for at berolige andre. Nogle mennesker kan forveksle din direktehed med ligefremhed, så vær opmærksom på, hvordan andre kan reagere på din tale, og sørg for at berolige, når det er nødvendigt, så folk forstår, at du kommer fra et godt sted.

Sådan håndterer du en passiv kommunikator

Mennesker, der ofte bruger en passiv kommunikationsstil, kan have brug for ekstra støtte og opmuntring til at bidrage til diskussioner. Det kan være at spørge dem direkte om deres tanker eller meninger i en gruppe og sørge for, at de har plads til at sige deres mening.

Det kan også være nyttigt at sikre, at du har skabt et miljø, hvor de føler sig trygge ved at sige deres mening. De skal ikke føle sig presset til at bidrage, men i stedet føle sig trygge ved at tale uden at blive dømt. Nogle gange kan det være nyttigt at tilbyde en alternativ kommunikationsplatform. Nogle mennesker bryder sig måske ikke om at sige noget i en gruppe, men har det måske bedre med at tale på tomandshånd eller via skriftlig kommunikation som e-mail.

Sådan kommunikerer du effektivt som passiv kommunikator

Hvis du ofte bruger den passive kommunikationsstil, kan det være en hjælp at øve dig i et mere selvhævdende sprog. Det kan hjælpe dig med at komme igennem med dine synspunkter i diskussioner og sikre, at du får den støtte, du har brug for på arbejdet. Nogle mennesker finder det gavnligt at øve sig på, hvad de vil sige før et møde, selv om der ofte vil være situationer, hvor du er nødt til at være spontan.

Sørg for, at du ved, hvad dine mål er. Sæt grænser for dig selv, og mind dig selv om, at det er OK at sige "nej" for at beskytte dit velbefindende. Vær åben for samarbejde og for at diskutere dine behov og ideer med andre.

Sådan håndterer du en aggressiv kommunikator

Når du interagerer med en person, der anvender en aggressiv kommunikationsstil, er det vigtigt at bevare roen. Det kan være let at gå i forsvarsposition, især hvis nogen har grebet til personlige angreb, men det vil ikke føre til effektiv kommunikation. Undgå i stedet selv personlige angreb, og sørg for, at samtalen holder sig til det aktuelle emne. Fokuser på, hvad de faktisk prøver at sige, og arbejd på at finde en løsning.

Du bør også sørge for at sætte grænser for aggressive kommunikatorer. Du skal lade dem vide, at du ønsker at blive tiltalt på en professionel og respektfuld måde, og det gælder for alle i teamet. Hvis nogen er hyppigt og alvorligt aggressive, bør du henvende dig til deres nærmeste leder eller HR for at få mere støtte.

Sådan kommunikerer du effektivt som en aggressiv kommunikator

Hvis du oplever, at du bruger en aggressiv kommunikationsstil på arbejdet, kan det være en fordel at identificere, hvad der udløser din aggression. Ofte kommunikerer folk på en aggressiv måde på grund af frustration eller stress - prøv at finde ud af, hvad der får dig til at blive aggressiv, og drøft det med din leder for at prøve at løse problemet ved årsagen.

Det kan også være en hjælp at trække vejret, før du svarer. Ofte vil aggressive kommunikatører reagere, før de tænker, hvilket kan resultere i et upassende sprog. Tænk i stedet, før du taler, og prøv at tage hensyn til andres behov, følelser og grænser.

Sådan håndterer du en passiv-aggressiv kommunikator

Når du interagerer med en passiv-aggressiv kommunikator, bliver du nødt til at forblive rolig og professionel. I stedet for at lade dig distrahere af deres adfærd, skal du fokusere på sagens fakta. Hvis de ikke kommunikerer klart, så bed dem om at præcisere, hvad det er, de siger. Nogle gange kan det være bedre at bede dem om at forklare sig skriftligt, så der ikke er nogen tvetydighed.

Du bør opfordre dem til at være direkte og åbne. Sørg for, at du har skabt et miljø, hvor de kan føle sig trygge ved at fortælle om deres sande tanker og behov. Hvis nogen konsekvent udviser passiv-aggressiv adfærd, kan det være nyttigt at tage det op i et personligt møde. Spørg dem, hvad de tror, der forårsager adfærden, og prøv at finde en løsning.

Sådan kommunikerer du effektivt som passiv-aggressiv kommunikator

Hvis du har tendenser til passiv-aggressiv kommunikation, bør du forsøge at reflektere over, hvad der forårsager denne adfærd. Det kan være, at du ikke har det godt med at være direkte i diskussioner, eller du føler måske, at der er problemer med folk, som ikke bliver taget op. Når du kan identificere den grundlæggende årsag, skal du tale om det med din leder eller en anden passende kanal. Du bør forsøge at få det løst så hurtigt som muligt i stedet for at lade det ulme, da det kan forværre problemet.

Tænk over, hvordan du kan kommunikere dine problemer på en konstruktiv måde. Prøv at diskutere dine frustrationer på en måde, der arbejder hen imod en løsning eller et kompromis med dine kolleger.

Tips til at forbedre kommunikationen på arbejdspladsen

Her er nogle praktiske strategier til at forbedre kommunikationen på arbejdspladsen.

Skab et miljø for åben kommunikation

En af de vigtigste måder at forbedre kommunikationen på arbejdspladsen er at sikre, at du har skabt et miljø, der fremmer åben og ærlig kommunikation fra alle teammedlemmer. Alle skal føle sig trygge ved at sige noget og vide, at der bliver lyttet til dem uden at dømme dem.

Ledelsen skal sætte tonen for effektiv kommunikation. Du bliver nødt til at sætte standarden ved at bruge en assertiv kommunikationsstil for at vise andre, at det er OK at tale direkte og samtidig være empatisk over for andre. Du skal bruge konstruktiv kritik, når det er nødvendigt, og altid anerkende andres perspektiver, hvis de adskiller sig fra dine egne.

Brug de rigtige platforme til de rigtige diskussioner

Du skal altid tilstræbe at bruge den rigtige platform til de rigtige diskussioner. Hvis du f.eks. har noget, der kræver samarbejde, er et møde måske det bedste. Det kan give alle i teamet mulighed for at bidrage med deres tanker og ideer samt give udtryk for bekymringer og identificere, hvor de måske har brug for ekstra støtte fra andre.

Men hvis du kun har brug for at informere folk om noget i stedet for at bede om samarbejde, er en e-mail måske den bedste løsning. Du kan altid begynde med en e-mail, lade alle læse oplysningerne og detaljerne igennem og derefter se, om der er behov for et opfølgningsmøde.

Ud over at bruge de rigtige platforme bør du også bruge de rigtige værktøjer. I et samarbejdsmøde kan du bruge et whiteboard til at notere alles ideer. Det vil sikre, at alle ved, at de bliver hørt, og at deres ideer bliver taget i betragtning. Du kan derefter tage et billede af whiteboardet eller bede nogen om at skrive det op i et dokument og dele det rundt efter mødet for at sikre, at ingen ideer går tabt.

Indsaml regelmæssigt feedback

Endelig bør du ofte indsamle feedback fra teamet for at få deres tanker om kommunikationsstilene på arbejdspladsen. Dette bør omfatte ledelsens kommunikationsstil samt miljøet og hvor trygge de føler sig ved at sige fra. Du kan også spørge, hvad de synes om, hvordan teamet kommunikerer i øjeblikket, og hvilke forbedringer de mener, der kan foretages. Målet er at handle på baggrund af denne feedback og foretage de nødvendige ændringer.

Kommuniker effektivt på arbejdspladsen med Nobo

Nobo har en række værktøjer og arbejdspladsløsninger, der hjælper dig med at få mest muligt ud af din arbejdsplads og få en effektiv, produktiv kommunikation. Fra mobile whiteboards til flipovere har vi helt sikkert det, du skal bruge for at få mest muligt ud af dine møder.