Uanset om du deltager i en hurtig catch-up eller en lang strategisession, er det vigtigt at tage effektive mødenotater for at holde sig organiseret og sikre, at vigtige detaljer ikke bliver glemt. Men med så mange måder at indsamle information på, kan det være svært at vide, hvilken metode der fungerer bedst for dig. Skal du holde dig til den traditionelle tilgang med pen og papir eller omfavne de digitale værktøjers bekvemmelighed? Hvad med stemmeoptagelse eller fælles noter med dit team?

I denne blog udforsker vi fem forskellige måder at tage mødenotater på, som hver især har deres egne fordele. Vi hjælper dig med at beslutte, hvilken tilgang der passer bedst til din stil og mødetype, så du kan gøre dine møder mere produktive og dine opfølgninger mere effektive.

Traditionel pen og papir

I den digitale tidsalder kan det virke, som om traditionel pen og papir er forældede metoder til at tage mødenotater. Men det er en klassisk teknik, som mange vælger at bruge, og det er der en god grund til. Der er mange fordele ved at tage noter på den gammeldags måde, især når det drejer sig om engagement og fastholdelse.

Fordele ved at skrive i hånden

Forskning viser, at det at skrive i hånden er med til at forbedre hukommelsen og forståelsen. Når du tager noter med pen og papir, er der større sandsynlighed for, at du bearbejder de oplysninger, du skriver, i stedet for blot at transskribere dem. Det at skrive noget ned kræver en større kognitiv indsats, hvilket kan føre til en dybere forståelse af det materiale, der er blevet diskuteret på mødet.

Desuden oplever mange mennesker, at det at skrive i hånden giver dem mulighed for at fokusere bedre. Pen og papir er en enkel metode til at tage noter, fri for distraktioner som e-mails eller meddelelser.

Når denne metode måske fungerer bedst

At tage noter med pen og papir kan især være en fordel ved mindre og mere intime møder. Denne metode giver dig mulighed for at være fuldt engageret uden at blive distraheret af en bærbar computer eller telefon.

En anden mødetype, hvor det kan være bedst at tage noter i hånden, er i kreative brainstorming-sessioner. At skrive i hånden giver dig frihed til hurtigt at skitsere diagrammer eller notere ideer uden at skulle bekymre dig om formatering eller om at skulle organisere dem med det samme.

Korte eller uformelle møder kan også være gode til at tage noter i hånden. Denne metode kan være hurtigere og mere effektiv end andre metoder, især hvis du ikke behøver at bekymre dig om at organisere dine noter med det samme.

Maskinskrevne noter

Hvis du skriver dine noter på en bærbar computer eller telefon, kan det gøre dine noter meget hurtigere, mere organiserede og lettere tilgængelige. Du kan bruge apps som Evernote, OneNote eller en simpel tekstbehandler, og de har alle forskellige fordele.

Fordele ved at skrive dine noter

En af de største fordele ved at skrive sine noter digitalt er organiseringen. Du kan nemt oprette, redigere og kategorisere dine noter i forskellige mapper og sikre, at alt er pænt organiseret og nemt at finde frem, når du har brug for det. Du kan også bruge cloud storage, som giver dig mulighed for at synkronisere dine noter på tværs af flere enheder, så du kan få adgang til dem, uanset hvor du er. Dette kan især være nyttigt, hvis du arbejder hybrid eller eksternt.

At skrive dine noter digitalt giver også større fleksibilitet. Du har mulighed for at tilføje billeder, links og endda lydoptagelser direkte til dine noter, hvilket kan være nyttigt, hvis dit møde involverer visuelle hjælpemidler eller præsentationer. Hvis nogen f.eks. deler et slide deck under mødet, kan du tage et billede eller indsætte et screenshot af et vigtigt slide direkte i dine noter.

En anden fordel ved at skrive dine noter digitalt er muligheden for at søge i dem. Du kan hurtigt søge efter specifikke detaljer, nøgleord eller ideer, hvilket kan spare dig for en masse tid i forhold til manuelt at kigge sider med håndskrevne noter igennem.

Når denne metode måske fungerer bedst

At skrive dine noter digitalt kan fungere bedst, hvis dit team er særligt teknisk kyndigt og ofte bruger digitale værktøjer. At skrive på maskine kan hjælpe med at strømline processen med ikke bare at tage noter, men også at dele dem med resten af teamet, især hvis dine teammedlemmer arbejder eksternt eller på hybridbasis.

At skrive dine noter kan også fungere godt til møder med komplekst indhold. Det kan dreje sig om detaljerede diskussioner, data eller medier - med digitale noter kan du nemt indfange og organisere alt, inklusive tekst, grafer og endda videoer.

Digital notetagning er også godt, når du har brug for at dele dine noter med resten af teamet efter mødet. Du vil hurtigt kunne organisere og distribuere dine noter, enten via e-mail eller ved at dele et link til et cloudbaseret dokument. Det kan især være en fordel, når mødet drejer sig om et projekt, der har en kort tidsramme eller en kommende deadline.

Stemmeoptagelse

Stemmeoptagelse er ved at blive en populær metode til at optage mødenotater, især for dem, der foretrækker at tale frem for at skrive. Takket være smartphones, tablets og stemmememo-apps er det nemmere end nogensinde at optage møder, diskussioner eller endda dine egne tanker uden at skulle skrive tingene ned manuelt. Stemmeoptagelse er især nyttig, når du skal indfange store mængder information hurtigt, eller når du ikke er i stand til at skrive eller skrive under mødet.

Fordele ved stemmeoptagelse

En af de største fordele ved stemmeoptagelse af mødenotater er effektivitet. Du behøver ikke at bekymre dig om at skulle følge med i hurtige diskussioner, da du blot kan optage hele samtalen eller vigtige dele af den. På den måde kan du være engageret i mødet uden at risikere at gå glip af vigtige detaljer. Desuden vil du kunne fange nuancer som tonefald og betoning, som du måske ellers ville gå glip af, hvis du skriver dine noter.

En anden fordel ved stemmeoptagelse af et møde er, at det kan være mindre påtrængende. At skrive på en bærbar computer kan potentielt være forstyrrende, mens optagelse giver dig mulighed for at fokusere helt på samtalen uden at skulle afbryde dit flow ved at skrive ting ned.

Stemmeoptagelser giver også fleksibilitet. Efter mødet kan du afspille optagelsen, når du har brug for det, og transskribere den i dit eget tempo. Du har også mulighed for at få det transskriberet automatisk ved hjælp af tale-til-tekst-værktøjer. Denne fleksibilitet giver dig mulighed for at lave nøjagtige, detaljerede optegnelser af mødet uden at skulle skrive alt ned under selve mødet.

Når denne metode måske fungerer bedst

Stemmeoptagelse kan især være en fordel ved møder, der indeholder teknisk jargon eller komplekse begreber. Optagelse sikrer, at du ikke går glip af vigtige detaljer, som kan være svære at skrive ned hurtigt, især hvis du ikke er bekendt med termerne.

Et andet møde, hvor det kan være en fordel at optage, er lange møder eller præsentationer. På disse møder kan det være svært at fange alt, mens det sker. Når du optager det, kan du gå tilbage og gennemgå hele sessionen, så du kan udvælge de vigtige punkter og sikre, at intet bliver glemt eller udeladt.

Stemmeoptagelse kan også være en hjælp til at optage dine egne refleksioner efter mødet. Det er en hurtig og nem metode til at optage dine egne tanker, mens du har dem, uden at du behøver at tage dig tid til at skrive det hele ned.

Mind mapping

Mindmapping er en visuel metode til at tage noter, som hjælper dig med at organisere information på en måde, der afspejler, hvordan din hjerne naturligt behandler ideer. I stedet for lineære noter giver et mindmap dig mulighed for at indfange ideer og koncepter i en netlignende struktur.

Du starter med et centralt emne, som skal være mødets hovedemne. Skriv det midt på siden, eller brug et digitalt værktøj. Du kan derefter trække grene fra det centrale emne til underemner, som skal repræsentere de temaer, ideer og afsnit, der diskuteres i løbet af mødet. Ud fra disse kan du tilføje flere grene og mindre underemner.

Fordele ved mind mapping

En af de største fordele ved mindmapping er, at det opmuntrer dig til at tænke kreativt. Du vil kunne visualisere komplekse relationer mellem forskellige emner og se, hvordan de hænger sammen. Dette kan være særligt nyttigt for emner, der involverer flere temaer eller kræver struktureret problemløsning.

Mindmapping kan også være godt for hukommelsen. Da et mindmap er mere visuelt, kan det være lettere at huske information, da du kan forestille dig layoutet i dit hoved og bedre finde de detaljer, du har brug for.

Mind maps er også fleksible. Du kan tegne dem i hånden eller lave en digital version, som giver dig mulighed for at ændre og udvide den, efterhånden som diskussionen udvikler sig på mødet. Rammen for et mindmap giver dig mulighed for at vælge de bedste måder at indfange og organisere informationsstrømmen på, afhængigt af hvad der diskuteres.

Når denne metode måske fungerer bedst

Mindmapping kan især være nyttigt i brainstorming-sessioner. Disse møder vil typisk involvere en masse idégenerering, og mindmapping giver dig mulighed for hurtigt at indfange tanker, mens de diskuteres.

Mindmapping kan også være en fordel ved kompleks problemløsning. Et mindmap kan opdele hovedproblemet i mindre dele, som kan være mere håndterbare. Mindmappet kan også gøre det lettere at identificere mønstre og relationer samt udfordringer og potentielle løsninger.

Mind maps fungerer også godt til projektplanlægning eller strategimøder, hvor man diskuterer emner, der hænger sammen. Du vil være i stand til visuelt at organisere opgaver, deadlines, ressourcer og ansvarsområder, hvilket gør opgaven mere overskuelig.

Fælles notetagning

Kollaborativ notetagning ved hjælp af delte dokumenter er en god metode for teams, der vil arbejde sammen om at indfange, forfine og gemme mødenotater i realtid. Denne tilgang er især god, når teams arbejder på afstand eller i forskellige tidszoner. Du kan bruge cloud-baserede værktøjer som Google Docs, Microsoft OneNote eller Notion til at give flere personer mulighed for at bidrage til det samme sæt noter under et møde. Det kan være med til at sikre, at alle perspektiver bliver indfanget, og at man ikke går glip af noget.

Fordele ved fælles notetagning

En af de største fordele ved at bruge delte dokumenter til at tage noter er samarbejde i realtid. Alle kan tilføje deres egne tanker under mødet, tilføje handlingspunkter og afklaringspunkter. Det reducerer risikoen for, at vigtige oplysninger udelades, og resulterer i et mere omfattende sæt noter.

En anden fordel er, at delte dokumenter er let tilgængelige for hele teamet. Noterne bliver gemt i skyen, hvor alle skal kunne få adgang til dem når som helst og fra hvilken som helst enhed. Det kan være godt for teams, der arbejder forskellige steder og har brug for hurtigt at kunne vende tilbage til mødenotater. Et delt dokument er også nemt at opdatere og redigere efter mødet, så du kan tilføje eventuelle manglende detaljer og holde styr på handlingspunkter.

Når denne metode måske fungerer bedst

Samarbejdsnoter fungerer især godt, når dit team arbejder eksternt eller på hybridbasis. Når alle er spredt geografisk, vil fælles notetagning sikre, at alle kan bidrage til og få adgang til mødenotaterne.

Samarbejdsnoter er også gode til teammøder eller brainstorming-sessioner, hvor flere personer kan have brug for at bidrage med ideer, feedback og detaljer. Det fælles dokument giver alle mulighed for at deltage i realtid og sikrer, at alles forslag bliver fanget og registreret.

At bruge et fælles dokument til mødenotater kan også være en fordel til møder om igangværende projekter. Dokumentet kan fungere som en central kilde til information, som alle kan henvise til og opdatere efter behov.

Hold effektive møder med Nobo

Nobo har en række værktøjer og arbejdspladsløsninger, der hjælper dig med at holde effektive og produktive møder. Fra projektionsskærme til whiteboards har vi det, du skal bruge for at forbedre kommunikationen på arbejdspladsen og holde dit team engageret.