Indretningen af dit mødelokale kan have stor betydning for, hvor meget dine deltagere engagerer sig i mødet. Men det rigtige layout afhænger af, hvad formålet med dit møde er. Nedenfor ser vi nærmere på, hvorfor mødelokalets indretning kan fremme engagementet, nogle af de forskellige muligheder for indretning af mødelokaler, og hvordan du vælger det bedste til dit møde.

Hvorfor mødelokalets indretning er vigtig

Der er mange grunde til, at indretningen af dit mødelokale er vigtig. Det rigtige layout vil hjælpe teamet til at føle sig mere engageret og i stand til at bidrage til mødet. Det kan være med til at fremme ideer og diskussioner, hvilket i sidste ende fører til et mere produktivt møde.

Det kan være en god måde at ryste posen på at bruge et anderledes mødelokale end det, man måske forventer. Det kan hjælpe folk med at bryde ud af deres sædvanlige vaner og være åbne over for nye ideer og oplevelser.

Hvad du skal overveje i forbindelse med indretningen af dit mødelokale

Når du skal beslutte, hvordan dit mødelokale skal indrettes, er der et par faktorer, du skal overveje. Disse omfatter:

• Antal deltagere

Hvor mange personer vil deltage i dit møde? Det vil have stor indflydelse på, hvilke indretninger af mødelokaler du kan vælge. Nogle muligheder vil ikke være passende for store grupper, og andre vil ikke fungere for mindre grupper.

• Tilgængelighed

Indretningen af dit mødelokale skal overholde reglerne for sundhed og sikkerhed. Du skal sikre, at der er fri adgang til nødudgange, og at der er adgang for kørestole, hvis det er nødvendigt.

• Størrelse på mødelokalet

Størrelsen på dit mødelokale kan begrænse dine muligheder for at indrette mødelokalet. Hvis rummet er for lille, har du måske kun få muligheder for, hvordan du kan indrette det. Der vil dog stadig være engagerende muligheder for dig, som vi vil gå mere i detaljer med nedenfor.

• Visuelle værktøjer

Hvilken slags visuelle værktøjer vil du bruge på dit møde? Har du brug for et centralt projektionslærred? Har du planer om at planlægge i fællesskab på whiteboards? De værktøjer, du vil bruge, vil afgøre det bedste mødelokale layout til dine krav.

• Deltagerudstyr

Hvilket udstyr vil dine deltagere bruge? Hvis de har bærbare computere, skal mødelokalets layout rumme opladningspunkter, så folk kan fortsætte med at arbejde uden afbrydelser, men også så ledninger ikke bliver en snublefare.

• Ekstra fornødenheder

Når du beslutter dig for dit mødelokales layout, skal du også overveje eventuelle ekstra fornødenheder, der vil være i dit møde. Hvis du f.eks. skal spise i mødelokalet, skal du have plads til mad. Hvis der skal være te og kaffe, skal der være plads til det, eller det skal stå på de borde, hvor folk skal arbejde.

• Formål

Endelig, men måske vigtigst af alt, skal du overveje, hvad du vil opnå med dit møde. Det vil have den største indflydelse på den bedste indretning af mødelokalet for at fremme maksimalt engagement. Er dit møde for at videregive information? Er det for at samarbejde og komme med idéer? Er det for at undervise og uddanne? Hvert mødelokale vil have fordele og ulemper, så dine mål for mødet bør være klare.

Indretning af mødelokaler

U-form

Indretningen af mødelokaler i U-form er måske en af de mest almindelige indretninger, især når man har et centralt omdrejningspunkt, som f.eks. en præsentation eller en taler. Med U-form layoutet sætter du bordene op i en hesteskoform. I den åbne ende kan du have et whiteboard, en projektionsskærm eller en højttaler (eller det hele, hvis dit møde kræver det).

Du kan også opstille en U-form uden borde, hvis du ikke har brug for dem til dit møde. I dette tilfælde kan du simpelthen arrangere stolene i en U-form, så alle kan se fokuspunktet.

U-formen giver mulighed for bedre kommunikation mellem deltagerne, da de alle kan se hinanden. Samtidig kan alle deltagere nemt se taleren og/eller præsentationen, så det er nemt for dem at forblive engagerede. Når der bruges borde, kan deltagerne nemt tage noter på deres bærbare computere eller på papir.

En ulempe ved U-formens layout er, at størstedelen af deltagerne vil se fokuspunktet fra siden. Det kan blive ubehageligt, hvis mødet skal vare længe.

U-formen er heller ikke den bedste, hvis man har store grupper. Hvis U-formen er for stor, vil folk ikke kunne kommunikere og måske have svært ved at se fokuspunktet. Du skal også være opmærksom på, at U-formen ikke udnytter pladsen så effektivt, så mindre mødelokaler kan måske ikke rumme denne opdeling.

Bestyrelseslokale

Bestyrelseslokalet er en anden populær opdeling af mødelokaler. I denne stil vil du typisk have et stort rektangulært bord med stole omkring. Dette layout fungerer bedst til møder, der er fokuseret på en dagsorden snarere end en præsentation, hvor information og potentielle ideer deles.

Fordelene ved dette mødelokales layout er, at det giver alle deltagere mulighed for at kommunikere og samarbejde, da alle kan se hinanden direkte. Bordet giver masser af plads til bærbare computere og papirarbejde samt drikkevarer og endda mad.

En af ulemperne ved dette layout er, at det ikke er det bedste for alle, hvis en præsentation skal ses. Typisk vil nogle være nødt til at vende sig om på deres pladser, hvis der skal være ét fokuspunkt.

En anden ulempe er, at deltagerne kan blive distraheret, hvis de har deres bærbare computere foran dem. I dette tilfælde er det vigtigt at kommunikere, at e-mails og andet arbejde skal vente til efter mødet.

En anden potentiel ulempe ved mødelayoutet i bestyrelseslokalet er, at folk for enden af bordene kan føle sig isolerede. Nogle gange kan det fungere fint at have en eller to personer for enden, hvis du har en mødeleder, der skal være omdrejningspunktet. Hvis du holder et møde, hvor alle skal være på lige fod, kan et rundt eller firkantet bord være med til at skabe balance.

Teater

Indretningen af teatermødelokalet er perfekt til meget store grupper, hvor formålet med mødet er at videregive information eller uddanne. Her stiller du stolene op i rækker, som i et teater, og alle vender mod et fokuspunkt. Ofte vil omdrejningspunktet være en projektionsskærm med en præsentation, som folk kan følge med i.

En af fordelene ved denne indretningsmulighed er, at du nemt kan få plads til store grupper af mennesker. Uden borde kan du få plads til flere stole, mens du stadig har let adgang. Deltagerne vil være helt fokuserede på taleren og/eller præsentationen, da de alle nemt kan se den og ikke har bærbare computere eller andet foran sig, der kan distrahere dem.

Dette mødelokale-layout er ikke det bedste, hvis dit møde kræver samarbejde mellem deltagerne. Der kan være mulighed for at opfordre til diskussioner mellem dem, der sidder ved siden af hinanden, hvis det er nødvendigt, men generelt bør fokus være på taleren og på at modtage information.

Det kan være svært for deltagerne at tage noter i denne opsætning. Du kan bruge universitetsstole med et lille bord til at tage noter ved. Eller du kan sørge for, at præsentationen bliver sendt ud til deltagerne efter mødet, så de kan genopfriske, hvad der blev sagt.

Klasselokale

Indretningen af et klasselokale svarer til teaterstilen, men her er der borde. Så lokalet bliver indrettet som et klasseværelse med borde og stole i rækker vendt mod den forreste del af lokalet. Dette layout er godt, hvis du har en præsentation og/eller taler, men også kræver, at deltagerne bruger bærbare computere eller andre enheder. Bordene giver ekstra plads til at arbejde og også til drikkevarer og mad, hvis det er nødvendigt under mødet.

Ligesom teaterstilen giver denne layoutmulighed ikke mulighed for let samarbejde mellem deltagerne, så den bør begrænses til brug, når det ikke er et mål for mødet.

Nogle gange kan klasselokalelayoutet betyde, at de, der sidder længst væk i rækkerne, har svært ved at se fokuspunktet. Hvis man arrangerer rækkerne lidt forskudt, så de er i en vinkel i forhold til fokuspunktet, kan det være med til at afhjælpe dette.

Cabaret

Cabaret-mødelokalets layout er fantastisk, når deltagerne skal se et centralt fokuspunkt, men også samarbejde i mindre grupper. Det vil bestå af en række mindre, runde borde. Sæderne arrangeres i en halvmåne omkring den ene halvdel af bordet, med et åbent rum omkring den anden halvdel, der vender mod fokuspunktet.

Cabaret-mødelokalets layout giver mulighed for maksimalt engagement, da deltagerne har et klart udsyn til taleren og/eller præsentationen. Samtidig får de mulighed for at diskutere og kommunikere med hinanden i deres små grupper ved hvert bord. Denne mulighed er perfekt til præsentationer, der kræver kort gruppearbejde undervejs.

En potentiel ulempe ved cabaret-lignende siddepladser er, at det kan tilskynde til snak mellem deltagerne, når det ikke er relevant eller ikke det rigtige tidspunkt. En engagerende præsentation vil hjælpe med at undgå dette.

Banquet

Banquet-mødelokalets layout ligner cabaret, idet det består af et antal mindre, runde borde. Men med banketopstilling er stolene placeret rundt om hele bordet, og der er ingen ledig plads.

Banketopstillingen er perfekt, når hovedformålet med dit møde er gruppesamarbejde eller networking. Det gør det nemt at kommunikere mellem deltagerne, og bordet giver masser af plads til at bruge bærbare computere, tage noter og få forfriskninger.

En ulempe ved at sidde i banketform er, at det kan være vanskeligt at netværke mellem andre grupper. Du kan inkludere mingling i dit møde, dvs. bede deltagerne om at bevæge sig rundt ved bordene og bruge lidt tid på hver enkelt.

Banketmødelokalets layout giver heller ikke mulighed for let at se et centralt fokuspunkt. Hvis du har en taler, kan det være bedst, at han/hun bevæger sig rundt i lokalet, så folk ikke skal anstrenge sig for meget for at se ham/hende og interagere med ham/hende. Hvis du har en præsentation, kan det være bedre at bruge et alternativt mødelokale-layout, såsom cabaret, så folk ikke behøver at vende sig i deres stole for at se den.

Hvad er det bedste mødelokale-layout til dit møde?

Det bedste mødelokale-layout vil afhænge af målene for dit møde. Hver stil har forskellige fordele, der hjælper med at maksimere deltagernes engagement.

Hvis du har en lille gruppe, og formålet med dit møde er at udveksle information, fungerer bestyrelsesstilen måske bedst.

Hvis du har en lille til mellemstor gruppe, og du har brug for, at deltagerne ser en præsentation eller et centralt fokuspunkt, mens de stadig kan kommunikere med hinanden, kan U-stilen være det, du har brug for.

Hvis du har en mellemstor til stor gruppe og har brug for, at deltagerne ser en præsentation eller taler med lidt eller intet samarbejde, kan teater- eller klasseværelseslayoutet være de bedste muligheder.

Hvis du har en mellemstor til stor gruppe, som du har brug for at samarbejde med hinanden, vil banket- eller kabaret-stilen fungere bedst.