En effektiv opfølgning på et møde er en vigtig måde at sikre, at beslutninger og planer bliver kommunikeret, og at handlinger bliver gennemført. Nedenfor forklarer vi, hvorfor det er så vigtigt at følge op på et møde, og hvordan du gør det korrekt og med succes.

Hvorfor er det vigtigt at følge op på mødet?

Man kan nå meget på et møde. Opfølgning på mødet skaber en oversigt, som deltagerne kan vende tilbage til, så de er klar over, hvad der blev dækket, og hvilke handlinger der kom ud af mødet.

Uden en opfølgning på mødet kan vigtige detaljer blive glemt, og aftalte opgaver bliver måske ikke udført. Det kan have en negativ indvirkning på produktiviteten og endda på brandets omdømme.

En opfølgning på mødet kan også være nyttig for dem, der ikke kunne deltage i mødet. De vil kunne finde ud af, hvad der blev diskuteret, så de har alle de relevante oplysninger, de kan få brug for.

Brug af en opfølgningsmail efter mødet kan også give folk en tråd til at spore fremskridt med handlinger og feedback om, hvornår opgaver er afsluttet, eller om der har været forsinkelser.

Bedste praksis for mødet for at muliggøre effektiv opfølgning

For at følge effektivt op på mødet er der nogle skridt, du bør tage under selve mødet.

Tag referat

At vælge en person på mødet til at tage referat er et nyttigt værktøj, når man følger op på et møde. Hvis du har regelmæssige møder, kan du enten rotere referenten eller udpege en person til at tage referat hver gang. Det kan være en hjælp, hvis personen har taget referat før, så de ved, hvordan man bedst tager referat, og hvad der skal med.

Referatet skal opsummere, hvilke emner der er blevet diskuteret, hvem der sagde hvad, og hvilke handlinger der blev identificeret, med eventuelle deadlines, der blev noteret. Hvis der er en dagsorden for mødet, kan den bruges som skabelon til at tage noter, så det er tydeligt, hvad der blev diskuteret hvornår.

Referatet kan inkluderes i en opfølgningsmail efter mødet, men det bør ikke være det eneste, der inkluderes. Selv om de kan være nyttige at bruge som reference, kan de indeholde for meget information til alle mødedeltagere, og vigtige handlinger kan gå tabt.

Identificer handlinger og tildel ejere

Det er en vigtig del af ethvert møde klart at identificere handlinger og tildele hver handling en ejer, så folk ved, hvad de er ansvarlige for efter mødet.

Når der opstår potentielle handlinger på et møde, skal du diskutere, hvad der skal ske, og hvilken deadline det skal ske inden. Identificer den bedste person til at tage ansvar for hver handling, og sørg for, at de forstår, hvad der kræves af dem.

Det kan være, at en handling kræver flere personer til at gennemføre den. Selv i dette tilfælde skal du kun tildele én ejer. Det gør det nemt at følge op på og spore handlingen og hjælper med at undgå forvirring og gentagelse af arbejdet.

Nogle gange er den bedste person til at eje en handling måske ikke til stede på mødet. I dette tilfælde skal du udpege en person til at kommunikere, hvad der kræves til den enkelte.

Tag billeder af fælles arbejde

Ofte i møder, vil du bruge whiteboards eller en flipoverstaffeli til at tage noter og brainstorme. Disse kan være nyttige under mødet, da de giver alle en chance for tydeligt at se, hvad der bliver diskuteret.

Det er dog vigtigt, at de noter, der tages, kan deles efter mødet i en opfølgning. Ellers kan du have lavet nyttige og vigtige noter og ideer, som vil gå tabt og blive glemt efter mødet.

Du kan tage billeder af de noter, du tager på whiteboards, og derefter dele dem i en opfølgende mødemail. Eller, hvis noterne ikke er tydelige nok, kan du tage billeder og derefter sætte nogen til at overføre oplysningerne til et dokument. Dette kan være nyttigt til brainstorms, da du kan bevare det visuelle flow og samtidig sikre, at hvert ord er læsbart.

Opsummer ved mødets afslutning

Ved mødets afslutning bør du tage et par minutter til kort at opsummere, hvad der blev diskuteret og besluttet, sammen med handlingerne. Fortæl, hvordan og hvem der vil følge op på mødet, og hvornår de kan forvente at modtage opfølgningen.

Sådan følger du op på et møde

Lav en handlingsplan

En af de vigtigste dele af en mødeopfølgning er at lave en handlingsplan. Du bør bruge mødenotaterne som grundlag for at lave din handlingsplan. Dette dokument viser præcis, hvilke handlinger der skal udføres, hvem der er ansvarlig for dem, og hvornår de skal være udført.

Du kan også bruge handlingsplanen til at kategorisere handlinger og identificere, hvilke der haster, og hvilke der haster mindre. Det kan være nyttigt at gøre dokumentet samarbejdsbaseret, så folk kan opdatere det i løbet af projektet med status for deres handlinger.

Del opfølgningen på mødet

Når du har mødereferatet og handlingsplanen, skal du dele opfølgningen. Den mest almindelige måde at gøre det på er at sende en opfølgning på møde-e-mailen. Hvis mødet er relateret til et igangværende projekt, kan det være nyttigt at oprette en dedikeret beskedkanal på Slack eller Teams og bruge denne til al kommunikation, herunder mødeopfølgningen.

Du bør sende mødeopfølgningen så hurtigt som muligt efter mødet - normalt vil det være inden for 24-48 timer, så referater og andre dokumenter kan forberedes.

Din opfølgning på et møde bør sendes til alle, der deltog i mødet, samt alle andre relevante parter, der enten ikke kunne deltage eller ikke deltog, men som nu kan være involveret i en handling.

Din opfølgning på mødet bør indeholde mødereferatet og handlingsplanen. Du bør også inkludere et kort resumé af mødet for at genopfriske folks hukommelse om, hvad der blev diskuteret, og for at informere dem, der ikke var til stede. Hvis du tog noter på et whiteboard, skal du også inkludere fotos eller dokumentversionen af disse. Hvis mødet omfattede en præsentation, kan det også være nyttigt at vedhæfte slides.

Eksempel på e-mail med opfølgning på møde

Emne:  Opfølgning på [mødeemne]

Kære team,

Tak, fordi du tog dig tid til at deltage i vores møde i dag. Jeg værdsætter dit hårde arbejde og din indsats for at gøre det produktivt.

For at følge op på mødet vil jeg gerne opsummere de vigtigste faktorer, der blev diskuteret:

[punktliste over de vigtigste diskussionspunkter]

Følgende handlinger blev besluttet:

[punktliste over handlinger og handlingsejere]

Jeg har vedhæftet et handlingsplansdokument, der skal hjælpe os med at arbejde med disse handlinger. [Dette dokument er et samarbejdsdokument og er gemt i [mappe]] Brug venligst denne handlingsplan til at holde alle opdateret om fremskridtene med dine handlinger. Hvis du støder på problemer med at gennemføre handlingerne, så lad mig det vide, så vi kan holde teamet informeret.

Jeg har også vedhæftet referatet og andre dokumenter, der støttede vores møde, til din reference.

Vores næste møde afholdes den [dato], og jeg ser frem til at se jer alle sammen der.

Med venlig hilsen,

[Navn]

Sådan holder du styr på opfølgningen på mødet

Det er vigtigt, at du ikke bare sender din mødeopfølgning og så ikke tjekker ind igen før det næste møde, især hvis der er langt mellem møderne. Hold styr på, hvad der sker med din handlingsplan.

Hvis det ser ud til, at tingene ikke bliver gjort til den aftalte tid, så tag fat i dine kolleger for at høre, om der er et problem. Det kan være, at de står over for en forhindring, der kræver input fra resten af teamet, eller det kan være, at de bare har glemt at opdatere dokumentet. Uanset hvad problemet er, så hjælp dem med at løse det, og sørg for, at det bredere projektteam bliver holdt informeret.