Regelmæssige en-til-en-møder med dine medarbejdere kan give mange fordele for den enkelte, for teamet og for virksomheden som helhed. Men det er vigtigt at stille de rigtige spørgsmål under et en-til-en-møde for at sikre, at det er en effektiv udnyttelse af tiden.

Her taler vi om, hvorfor en-til-en-møder er vigtige, hvordan du kan strukturere et effektivt en-til-en-møde, og hvilke spørgsmål du kan stille.

Hvad er fordelene ved en-til-en-møder?

Der er nogle få funktioner ved et en-til-en-møde. De kan være effektive til at forbedre kommunikationen mellem dig og din medarbejder og hjælpe med at opbygge og vedligeholde et godt forhold.

De kan også være nyttige til at spore medarbejdernes mål og målsætninger. Disse mål kan sættes i en årlig samtale, men en regelmæssig en-til-en-samtale kan hjælpe med at overvåge medarbejderens fremskridt i mellemtiden.

En vigtig funktion ved en-til-en-samtalen er at give din medarbejder en platform til at diskutere ting, der påvirker dem. Det er en nem måde at identificere eventuelle problemer på og yde støtte, hvor der er behov for det, uanset om det er med teamdynamikken, arbejdsprocesserne eller med medarbejderen selv. En-til-en-møder er også med til at få din medarbejder til at føle sig som et værdsat medlem af teamet og undgå, at de føler sig isolerede.

Sådan strukturerer du et en-til-en-møde

Det er bedst at begynde et en-til-en-møde med en kort uformel snak for at bryde isen. Det kan være afskrækkende straks at begynde mødet med formelle spørgsmål, og det kan få din medarbejder til at føle sig utilpas. Hils i stedet på dem og tal om generelle emner som, hvordan de har det, hvordan deres familie har det osv.

Når du har fået gang i diskussionen, kan du gå videre til de mere formelle spørgsmål til et en-til-en-møde. De skal være relateret til deres arbejde, og hvordan det går, hvilke udfordringer de har stået over for, og hvilken støtte de har brug for fremover. Vi har nogle eksempler på spørgsmål til din en-til-en-samtale nedenfor.

Når du har gennemgået dine spørgsmål, kan du give medarbejderen en chance for at komme ind på noget, han eller hun gerne vil tale om, som du ikke har dækket. Det er vigtigt at give dem tid nok til at diskutere tingene, så eventuelle problemer kan blive løst. Hvis du ikke giver dine medarbejdere mulighed for at tale om, hvad de ønsker, kan det resultere i, at de kæmper med et problem eller bare ikke føler sig hørt eller værdsat.

Når alle har talt om det, de har brug for, kan du afslutte mødet. Det skal altid gøres i en så varm og venlig tone som muligt, uanset hvad der blev talt om på mødet. Det kan være med til at holde moralen høj, mens din medarbejder kommer videre med resten af sin arbejdsdag.

10 spørgsmål, du kan stille din medarbejder på et en-til-en-møde

Nedenfor er et par eksempler på spørgsmål, du kan stille på dine en-til-en-møder. Det kan være en hjælp at gøre spørgsmålene personlige, så du kan tale om et specifikt projekt eller noget, som du ved, at din medarbejder har arbejdet med. 

• Hvordan har den seneste uge/måned været?

Dette spørgsmål kan være en god start, da det giver din medarbejder mulighed for at tale om, hvordan tingene har været siden jeres sidste møde på en generel måde. IT kan hjælpe dig med at identificere, om tingene er gået godt eller skidt, og om din medarbejder har det godt eller skidt med arbejdet.

• Hvad er dine prioriteter for arbejdet lige nu?

Dette spørgsmål kan være med til at give dig et fokus for mødet. Du kan finde ud af, hvad dine medarbejdere har arbejdet med, og hvad de ser som det vigtigste arbejde for dem i øjeblikket. Hvis deres prioriteter ikke stemmer overens med dine eller teamets, kan du hjælpe med at justere dem.

• Hvad er dine planer for de kommende uger?

Dette hjælper dig med at identificere, hvad din medarbejder vil fokusere på og deres kommende arbejdsplaner. Du kan sikre, at det stemmer overens med dine planer for teamet. Det giver også medarbejderen en chance for at diskutere sin arbejdsbyrde, og om han/hun føler, at han/hun har for meget eller for lidt at lave.

• Hvad er et af dine seneste højdepunkter på jobbet?

Det er meget vigtigt at tale om højdepunkter og præstationer i en en-til-en-samtale. Du bør fejre dine medarbejderes præstationer sammen med dem og sikre, at de ved, at deres arbejde er værdsat.

• Hvad har været en udfordring for dig for nylig?

Det er lige så vigtigt at tale om de udfordringer og kampe, din medarbejder har stået over for, som at tale om de positive præstationer. Her kan du identificere svagheder ved din medarbejder og/eller dit teams og din virksomheds måde at arbejde på. Derefter kan du give mere støtte, hvor der er behov for det, uanset om det er ved at ændre dine processer eller give mere træning eller bedre udstyr.

• Hvordan går det med dit team/medarbejdere?

Hvordan din medarbejder kommer ud af det med resten af teamet, kan have stor indflydelse på, hvordan de arbejder. Hvis du lader din medarbejder tale om, hvordan de har det med deres kolleger, kan det hjælpe dig med at identificere, hvor der kan være spændinger i forholdet, og hvor du måske skal træde til for at give ekstra støtte.

• Er der noget, jeg kan støtte dig med for at gøre din hverdag lettere?

Dette er et vigtigt spørgsmål for at finde ud af, hvordan du kan hjælpe din medarbejder. Det kan være noget så simpelt som, at de har brug for noget ekstra udstyr som whiteboards for at forbedre deres planlægning og workflow. Det kan være, at du er nødt til at træde til for at hjælpe en kollega, som de har svært ved at arbejde sammen med.

• Er der en del af virksomheden eller noget, der sker med teamet, som du føler, at du ikke er med på?

Nogle gange er det svært at holde en grundig kommunikation i gang i teamet, og folk kan falde ved siden af. Dette spørgsmål hjælper dig med at identificere, hvor du måske skal forbedre kommunikationen, samtidig med at det informerer din medarbejder om noget, de har brug for flere detaljer om.

• Er der nogen kommende projekter, som du gerne vil arbejde på?

Dette spørgsmål giver din medarbejder en chance for at diskutere, om der er noget på vej, som de føler, at de kan tilføre værdi til. Det kan være relateret til deres nuværende rolle, eller det kan være en udvidelse af den. Her kan det være nyttigt at fortælle dem, hvilke projekter der er på vej, hvis de ikke allerede er klar over det.

• Er der noget træning, vi kan tilbyde for at hjælpe dig med at udvikle dig i din rolle?

Det sidste spørgsmål kan handle om videreudvikling for din medarbejder. De kan have huller i deres nuværende færdigheder, hvor ekstra træning kunne hjælpe dem med at producere arbejde af højere kvalitet eller være mere effektive. Måske ønsker de at udvide deres rolle, og yderligere uddannelse kan hjælpe dem med at nå dette mål. Du bør kunne tilbyde både interne og eksterne kurser, såsom at følge en kollega eller tage et onlinekursus.

En-til-en møder bedste praksis

Hvor regelmæssigt du holder one to one-møder afhænger af, hvor tæt du arbejder med dine medarbejdere, hvor ofte du har brug for at tjekke ind og også størrelsen på dit team. Som minimum bør du holde månedlige møder, men det kan være en fordel at holde ugentlige møder. Du kan tilpasse dine spørgsmål til den frekvens, der fungerer for dig - for eksempel er det måske ikke nødvendigt at spørge, om din medarbejder har brug for ekstra træning hver uge.

Du bør variere emnet for dine spørgsmål og korrelere dem med, hvad der sker i dit team og virksomheder på det tidspunkt. Så hvis du har et stort projekt i gang, som din medarbejder er en del af, kan det være hensigtsmæssigt at fokusere på det projekt på mødet.

Under mødet bør du sørge for, at din medarbejder får god tid til at tale. Du bør lytte aktivt til, hvad de siger, og tage noter, hvis det er relevant. Du ønsker at sikre, at din medarbejder føler sig hørt og værdsat som en del af teamet.

Fokus for mødet bør være på medarbejderen, og hvordan det går. Du bør ikke bruge for lang tid på statusrapporter eller deres fremskridt med specifikke arbejdsopgaver, medmindre det er relevant for mødet.

Du bør have et åbent sind under hele mødet og give ærlig feedback. Det kan være nyttigt at sende en kort opfølgning efter mødet, hvor man beskriver eventuelle handlinger eller næste skridt, der blev diskuteret. Du kan også notere eventuelle emner, som I har talt om, og som I skal vende tilbage til på næste møde for at sikre, at de ikke bliver glemt.