At skabe en inkluderende arbejdsplads handler ikke kun om de fysiske rammer - det handler om at sikre, at alle kan deltage fuldt ud i alle aspekter af arbejdslivet. Møder er en central del af samarbejdet og beslutningstagningen i mange teams, men de kan give udfordringer for mennesker med handicap, hvis de ikke gennemføres med tilgængelighed for øje.

Fra syns- eller hørehandicap til mennesker, der er neurodiverse eller har mobilitetsproblemer, vil forskellige personer have forskellige behov for at kunne kommunikere og deltage i møder. I denne guide udforsker vi nogle praktiske strategier og tilgange til at sikre, at dine møder er mere tilgængelige, så alle kan bidrage meningsfuldt.

Planlægning af et tilgængeligt møde

Det vigtigste, du skal gøre, når du planlægger et tilgængeligt møde, er at tale med de mennesker, der måske står over for tilgængelighedsudfordringer. De vil være i stand til at rådgive om de bedste måder, hvorpå et møde kan justeres, så de kan inkluderes fuldt ud.

Du bør tilstræbe at indsamle disse oplysninger forud for mødet. Du kan spørge inviterede deltagere, om nogen har adgangsbehov, hvad de er, og hvordan der kan tages højde for dem. Det kan også være en mulighed for at finde ud af, hvor meget støtte folk ønsker eller ikke ønsker - nogle personer sætter måske pris på hyppig kontakt, mens andre måske foretrækker at klare sig med et minimum af tjek.

Generelt kan man, når man planlægger et tilgængeligt møde, overveje, hvornår på dagen mødet skal holdes, hvor længe det skal vare, og hvor mødet skal holdes. Det kan være bedst at holde et møde midt på formiddagen eller tidligt på eftermiddagen, så folk, der har brug for ekstra tid, kan komme på arbejde eller tage hjem. Hvis dit møde skal vare længere end en time, kan det være en fordel at indlægge en pause, da nogle mennesker kan have brug for at koncentrere sig for at følge med i, hvad der bliver sagt, og nogle mennesker kan have svært ved at sidde på samme sted i længere tid.

Den, der leder mødet, bør tilstræbe at opsummere diskussionerne under hele mødet. Det kan gøre det lettere for mennesker med forskellige tilgængelighedsproblemer at være opmærksomme på, hvad der er blevet sagt, og hvor folk står.

At gøre et møde tilgængeligt for mennesker med synshandicap

Mennesker med synshandicap kan have svært ved at læse skriftligt materiale på møder og ved at opfange ikke-verbale signaler som f.eks. kropssprog.

En måde at støtte synshandicappede deltagere på er at sikre, at alt skriftligt materiale er tilgængeligt i en stor skriftstørrelse - størrelse 14 anbefales typisk til mennesker med synsproblemer, men nogle mennesker ønsker måske en større skriftstørrelse. Du skal altid bruge en klar sans-serif-skrifttype, f.eks. Arial, og undgå kursiv.

Der skal altid være en god kontrast mellem baggrund og tekst, så prøv at holde dig til sort tekst på hvid baggrund. Nogle mennesker foretrækker måske at læse lysere tekst på en mørkere baggrund, så vær forberedt på at justere det, du producerer, afhængigt af folks specifikke behov.

Nogle gange er det måske ikke muligt at forberede skriftligt materiale, f.eks. hvis du bruger et whiteboard til at notere ideer i en brainstormsession. I dette tilfælde skal mødelederen forsøge at opsummere de ideer, der er skrevet på tavlen, klart og koncist og altid skrive tydeligt og stort nok. Det kan være nødvendigt at kopiere brainstorm-idéerne i et tilgængeligt format efter mødet og dele det med folk, der kan have brug for det.

Endelig skal du være opmærksom på kun at tale med kropssprog, dvs. pege på folk, der ønsker at tale. Prøv i stedet at sige navnet på den person, der skal tale som den næste, f.eks. "Richard, hvad har du at sige". Dette vil gøre det klart for mennesker med synshandicap, hvem der skal tale næste gang.

At gøre et møde tilgængeligt for hørehæmmede

Der er forskellige måder, hvorpå du kan gøre møder mere tilgængelige for hørehæmmede. Hvis dit møde er virtuelt, kan du bruge live-tekster på værktøjer som Zoom og Microsoft Teams, som producerer realtidstekster til det, der bliver sagt. Du kan også bruge transskriptionsværktøjer i realtid, som noterer talt indhold i et møde, som kan bruges i en fysisk konference.

En anden mulighed er at stille en tegnsprogstolk til rådighed, hvilket kan gøres virtuelt gennem et videoopkald eller personligt. Du skal altid kommunikere direkte med den person, du taler med, og ikke med nogen, der er til stede som kommunikationsstøtte.

Du kan også bruge teleslyngeanlæg til folk med høreapparater, og de kan sættes permanent op i et mødelokale, eller du kan have et bærbart anlæg. Du skal være opmærksom på, at ikke alle høreapparater er indstillet til at fungere med sløjfesystemer, så sørg for at tale med de personer, der har nedsat hørelse, for at finde ud af, hvilken slags løsning de har brug for.

Uanset hvilken type oversættelsesløsning du har brug for, skal du opfordre alle mødedeltagere til at tale tydeligt og i et moderat tempo. Du bør forhindre folk i at tale i munden på hinanden, da det kan gøre fortolkningen vanskelig - hvis en diskussion føles forhastet, eller hvis flere personer taler på én gang, bør du opsummere, hvad der blev sagt.

Under mødet bør du bruge visuelle hjælpemidler som diagrammer, tabeller og præsentationsslides, der vises på en projektionsskærm. De skal alle være klare og præcise, så de er lette at forstå uden verbale stikord.

At gøre et møde tilgængeligt for mennesker med bevægelseshandicap

Der er mange forskellige typer bevægelseshandicap, som kræver forskellige tilgange for at imødekomme folks behov på et møde. En af de vigtigste måder er at sikre, at mødelokalet er fuldt tilgængeligt, herunder om der er en rampe, elevator og/eller trapper med gelænder, selvom trinfri adgang normalt vil blive foretrukket.

Der skal være et tilgængeligt toilet med gelænder og nok plads til, at en kørestol kan manøvrere. Indgange, korridorer og selve mødelokalet skal være brede nok til, at kørestole kan komme ind. Hvis du indretter mødelokalet, skal du sørge for, at der er tilstrækkelig plads mellem møblerne til, at en kørestol kan bevæge sig rundt i lokalet, og at der er tilgængelige siddepladser på et centralt, inkluderende sted og ikke bagerst i lokalet.

Det kan være nødvendigt at give folk mulighed for at deltage i mødet virtuelt, hvis det ikke er muligt at rejse. Brug virtuelle online-mødeværktøjer som Microsoft Teams eller Zoom, og sørg for, at den nødvendige teknik er på plads i mødelokalet, så de virtuelle deltagere kan se og høre, hvad der sker.

Nogle mennesker kan have svært ved at tale, så det kan være nødvendigt at planlægge mødet, så der tages højde for dette. Sørg for, at alle har mulighed for at komme med deres bidrag, og vær opmærksom på, om du planlægger icebreakers til mødet eller andre energigivende aktiviteter til mødet.

At gøre et møde tilgængeligt for mennesker med neurodivergens

Neurodivergens omfatter flere forskellige tilstande, herunder ADHD, autisme og ordblindhed. De vil kræve forskellige tilpasninger for at give folk mulighed for at deltage fuldt ud i møder, så det er altid bedst at tale med folk individuelt om, hvad de specifikt har brug for.

Generelt kan du sikre, at møder er tilgængelige ved at oprette og dele en detaljeret, struktureret dagsorden forud for mødet, så folk kan fordøje informationen og forstå, hvad der vil ske. Du kan også dele andet læsemateriale, f.eks. præsentationer, som deltagerne kan gennemgå på forhånd og i deres eget tempo.

Instruktionerne til deltagerne skal være klare, direkte og præcise. Dette omfatter handlinger, der er nødvendige forud for mødet, f.eks. starttidspunktet og hvor mødet skal afholdes, samt under selve mødet, f.eks. at fortælle folk, hvordan og hvornår de skal bidrage.

Forsøg at skabe et roligt mødeklima med minimal sansestimulering. Det kan være et mødelokale med masser af naturligt lys i stedet for kunstigt lys, med minimal baggrundsstøj og uden stærke dufte.

Vælg Nobo til at støtte dine møder

Nobo har en række værktøjer og arbejdspladsløsninger, der hjælper dig med at afholde effektive, inkluderende møder. Fra whiteboards og tilbehør til whiteboards til flipcharts og projektionsskærme har vi det, du skal bruge for at holde dit team engageret og støttet under hele sessionen.