Enhver virksomheds succes afhænger af dens evne til at tilpasse sig, innovere og navigere strategisk gennem udfordringer og muligheder. Centralt i dette er strategimøder - vigtige møder, hvor teams kan mødes for at brainstorme, planlægge og udstikke kursen for fremtiden.

At organisere et effektivt strategimøde kræver de rigtige værktøjer og ressourcer til at understøtte samarbejdet, strømline kommunikationen og skabe handlingsrettede resultater. I denne blog diskuterer vi de bedste og vigtigste værktøjer og teknologier, der er nødvendige for vellykkede strategimøder. Fra forberedelse før mødet til opfølgning efter mødet undersøger vi, hvordan de rigtige værktøjer kan øge produktiviteten, fremme kreativiteten og i sidste ende drive din organisation mod dens mål.

Hvad er et strategimøde?

Et strategimøde er en mulighed for relevante interessenter til at mødes og diskutere, hvordan man bedst udtænker og gennemfører en effektiv strategi for virksomheden. Det vil typisk handle om, hvordan virksomheden effektivt og med succes kan udnytte ressourcerne til at nå sine mål.

Ideelt set har ledelsen allerede formuleret en forretningsstrategi, som er klar til at blive implementeret. Derefter er det op til interessenterne at afgøre, hvordan strategien bedst udføres.

Vigtigheden af strategimøder

En forretningsstrategi vil generelt være et omfattende, overordnet mål. Det er derfor vigtigt at opdele denne strategi i mindre, mere håndterbare mål. Et strategimøde giver dedikeret tid til at gøre netop dette.

Et strategimøde betyder også, at interessenter fra hele virksomheden kan mødes for at dele deres indsigt og erfaring og sikre, at strategien er opnåelig for hele virksomheden. Ved at samarbejde kan der udarbejdes en omfattende og detaljeret plan, som kan følges af alle i virksomheden.

Under et strategimøde får folk fra alle afdelinger mulighed for at bidrage til, hvordan forretningsstrategien bedst kan gennemføres. De kan også give udtryk for eventuelle bekymringer over de udfordringer, de kan stå over for, og få mulighed for at udarbejde beredskabsplaner.

Et strategimøde er derfor afgørende for, at en virksomhed kan gennemføre sin strategi med succes. Det giver interessenterne klare og opnåelige mål og retning, så alle ved, hvor virksomheden er på vej hen, og hvordan de kommer derhen sammen.

Hvilke værktøjer er der brug for til et strategimøde?

For at maksimere effektiviteten af dit strategimøde er det vigtigt at bruge de rigtige værktøjer. Der vil være tre hovedfaser i dit strategimøde - før mødet, selve mødet og efter mødet - som alle kræver forskellige værktøjer.

Vigtige værktøjer før mødet

Forud for strategimødet vil dit mål være at samle de nødvendige personer og skabe et sted, hvor man kan dele dokumenter og viden. Så du skal bruge planlægningsapps for at sikre, at alle ved, hvornår og hvor mødet skal holdes, og etablere en samarbejdsplatform.

Planlægning

Din virksomhed bruger måske allerede en planlægnings- og/eller kalenderapp til at organisere møder, og det vil være bedst at bruge den, som dine kolleger allerede er fortrolige med. Når du planlægger mødet, skal du gøre det klart, hvor mødet skal holdes. Hvis det afholdes virtuelt via videoopkald, skal du inkludere klare instruktioner om, hvordan man deltager i invitationen.

Hvis du afholder mødet personligt, skal du overveje, om nogen har brug for at ringe ind via fjernadgang. Det kan være tilfældet, hvis du har hybridarbejdere og/eller personer, der arbejder i udlandet. Sørg for, at dit mødelokale har det nødvendige udstyr, f.eks. en telefon til konferenceopkald eller en bærbar computer, så enkeltpersoner kan deltage via video.

Kommunikation og samarbejde

Perioden før mødet er et godt tidspunkt til at opbygge dit rum til samarbejde og fildeling. Når det er på plads inden mødet, betyder det, at du har et sted, hvor du kan dele dokumenter, som folk skal læse inden strategimødet. Det betyder også, at folk kan bruge den med det samme efter mødet, så alle kan komme i gang.

Din virksomhed bruger måske allerede en specifik kommunikations-/beskedapp, som Slack eller Microsoft Teams. Hvis det er tilfældet, kan du oprette en dedikeret kanal til strategimødet og tilføje alle til den, så de kan kommunikere med hinanden om projektet.

Hvis I skal samarbejde om dokumenter, har I måske brug for en mere specifik dokumentdelingsplatform som Google Workspace. Det gør det muligt for enkeltpersoner at arbejde på dokumenter sammen, og det er nemt at linke til Google Chat og Google Meet, som kan bruges til kommunikation og fjernmøder.

Hvis projektet kræver et mere dybtgående samarbejde, kan det være nødvendigt med en mere omfattende projektstyringsplatform som Basecamp eller Monday.com. De giver dig mulighed for at oprette og tildele opgaver, sætte deadlines og have alt samlet ét sted, så det er let tilgængeligt for interessenterne.

Værktøjer til strategimødet

Under strategimødet skal du sørge for, at der er klare måder at kommunikere med deltagerne på, og at der er rig mulighed for at samarbejde og registrere, hvad der er blevet sagt.

Præsentationer

Det kan være nyttigt på et strategimøde at inkludere en præsentation, der beskriver forretningsmålene. Når den bruges som introduktion, vil den give deltagerne en klar idé om, hvad målene er, hvilke ressourcer der er til rådighed, og hvilke tidsrammer der skal overvejes.

Hvis du bruger en præsentation på dit strategimøde, skal du bruge præsentationsværktøjer som projektionslærreder. Et transportabelt lærred kan være en fordel, hvis du skal have løbende strategimøder og vil være i forskellige mødelokaler, eller du kan vælge et mødelokale, der allerede har et vægmonteret lærred.

Nobo har forskellige lærreder i forskellige størrelser, der er perfekte til alle slags møder. Vores projektor lærreder giver et skarpt, detaljeret billede, der nemt kan ses af alle deltagere, så alle altid er på samme side. Vores bærbare projektions lærreder kan nemt ryddes væk, når de ikke er i brug, og vores vægmonterede lærreder kan placeres over et whiteboard og derefter rulles op, når præsentationen er færdig, og det fælles arbejde begynder.

Fælles arbejde

Under hele strategimødet vil du gerne kunne brainstorme og optage ideer. En af de bedste måder at gøre det på er at bruge en whiteboard. Med et stort whiteboard kan du notere spørgsmål, udfordringer og løsninger, der bliver rejst under mødet, så folk kan se præcis, hvad der foregår.

Det kan være praktisk at farvekode dine noter på whiteboardet, så det hele bliver klart og tydeligt. Nobo tilbyder et praktisk whiteboardtilbehør og rengøringssæt, der indeholder farvede whiteboardpenne, magneter, rengøringsklude og et whiteboardviskelæder, så du har alt, hvad du skal bruge til et produktivt strategimøde.

Hvis du vil lave fælles noter og beholde dem, skal du bruge en flipover. Med en flipover kan du bruge hver side til forskellige tilgange eller afdelinger og derefter sætte dem sammen, f.eks. ved at sætte dem fast på en magnetisk whiteboardtavle. Efter mødet kan du beholde siderne og måske bede en deltager om at skrive dem rent eller tage billeder og uploade dem til din samarbejdsplatform, så folk kan vende tilbage til dem.

Notering

Endelig bør du sikre, at deltagerne har, hvad de skal bruge for at tage deres egne noter. Det kan være i notesbøger, og i så fald kan det være nødvendigt at have ekstra kuglepenne ved hånden for at undgå forsinkelser i mødet.

Nogle mennesker foretrækker måske at tage noter på deres egne bærbare computere. I så fald skal du sørge for, at mødelokalet har rigeligt med opladningspunkter, så folk kan holde sig opladet under hele mødet.

Værktøjer til opfølgning og udførelse efter mødet

Vi har allerede diskuteret, hvordan du skal bruge samarbejdsværktøjer og projektstyringssoftware til effektivt at udføre det, der kommer ud af dine strategimøder. I perioden efter mødet skal der også være mulighed for at analysere, tilpasse og indsamle feedback.

Dataanalyse

Dataanalyse er en vigtig del af at sikre, at dit strategimøde når sine mål. Derfor bliver du nødt til at indsamle data i hele perioden efter mødet. Disse data bør stemme overens med dine forretningsmål - så hvis din forretningsstrategi går ud på at øge salget, bør du indsamle og overvåge salgsdata.

Det vil være en fordel at holde opfølgningsmøder efter det første strategimøde for at sikre, at alt forbliver på rette spor. På disse møder bør du præsentere de indsamlede data, så resultaterne kan diskuteres, og planen kan tilpasses, hvis tallene skal forbedres.

Feedback og undersøgelsesværktøjer

Du bør tilstræbe at indsamle løbende feedback i hele projektperioden. Det vil sikre, at alle har mulighed for at rejse eventuelle bekymringer, der er opstået efter mødet. Ofte er der ikke taget højde for alt, og problemerne opstår måske først, når projektet er i gang. Du kan bruge undersøgelsesværktøjer som SurveyMonkey eller Google Forms til at konstruere undersøgelser og få feedback.

Ved regelmæssigt at indsamle feedback fra interessenter kan du sikre, at ingen problemer går under radaren. Du kan bruge dine løbende strategimøder til at tage fat på problemer og finde løsninger sammen med andre interessenter. Det vil understøtte en vellykket gennemførelse af forretningsstrategien.

Er du klar til dit strategimøde?

Nobo har en række praktiske værktøjer og arbejdspladsløsninger til at understøtte effektive møder. Fra whiteboards til projektionsværktøjer, skiltning og planlægningstavler har vi alt, hvad du skal bruge for at holde dig organiseret og produktiv. Tag et kig på vores sortiment i dag for at se, hvad vi har, der kan hjælpe din virksomhed.