Besprechungen, ob formell oder informell, sind ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, ob Sie an einem zwanglosen Abteilungsgespräch oder an einer formellen Vorstandssitzung teilnehmen, Ihr Verhalten sollte das gleiche sein. Um sicherzustellen, dass Ihre Besprechungen effizient, produktiv und respektvoll ablaufen, ist die Etikette von entscheidender Bedeutung. Wir haben 7 Regeln aufgestellt, die Ihnen helfen, der beste Teilnehmer einer Konferenz zu sein. 

Was bedeutet die Etikette für eine Sitzung?

Der Begriff "Meeting-Etikette" bezieht sich auf eine Reihe von Regeln und Richtlinien, die während eines Meetings befolgt werden sollten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. In der Regel umfassen diese Regeln:

• • Zeiteinhaltung

  • Vorbereitung

  • Aktives Zuhören

  • Respektvoll sprechen

  • Beim Thema bleiben

  • Nachbereitung

Die Regeln für die Etikette bei Besprechungen können zwar von Unternehmen zu Unternehmen variieren, aber sie tragen alle zu einem positiven und professionellen Besprechungsumfeld bei.

7 Knigge-Regeln für persönliche Treffen

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Regeln für die Etikette von Sitzungen, die Sie beachten sollten:

1. Pünktlich sein

Pünktlichkeit ist die wichtigste Regel der Etikette, wenn es um Sitzungen geht. Zu spätes Erscheinen ist nicht nur respektlos gegenüber den anderen Teilnehmern, sondern stört auch den Ablauf der Sitzung. Planen Sie ein, mindestens fünf Minuten früher zu kommen, damit Sie sich einrichten und vorbereiten können.

2. Kommen Sie vorbereitet

Vergewissern Sie sich vor dem Treffen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, z. B. Notizen, Berichte oder andere relevante Dokumente. Erwägen Sie die Verwendung eines Mini-Whiteboard-Notizboard , um Ideen und Notizen papierlos und umweltfreundlich zu notieren. Wenn es eine Tagesordnung oder Unterlagen zum Vorlesen gibt, sollten Sie diese vor der Sitzung durchlesen. Eine gute Vorbereitung zeigt, dass Sie die Zeit und die Bemühungen der anderen Teilnehmer respektieren.

3. Schalten Sie Ihr Telefon aus

Ein klingelndes Telefon oder ein Benachrichtigungston kann sehr ablenkend wirken und den Ablauf der Besprechung stören. Schalten Sie Ihr Telefon aus oder auf lautlos, bevor die Besprechung beginnt.

4. Aktiv zuhören

Aktives Zuhören ist in jeder Sitzung unerlässlich. Es bedeutet, auf das zu achten, was andere sagen, Fragen zu stellen und Feedback zu geben. Aktives Zuhören zeigt, dass Sie die Meinungen und Ideen anderer schätzen.

5. Sprechen Sie respektvoll

Wenn Sie in einer Besprechung sprechen, sollten Sie sich klar und präzise ausdrücken. Vermeiden Sie Jargon oder Fachbegriffe, die andere möglicherweise nicht verstehen. Achten Sie auch auf Ihren Tonfall und Ihre Körpersprache. Sprechen Sie respektvoll und vermeiden Sie es, andere zu unterbrechen oder sie zu überreden. Wenn Sie mit jemandem nicht einer Meinung sind, äußern Sie Ihre Meinung höflich und respektvoll.

6. Bleiben Sie beim Thema und pünktlich

Wenn Sie vom Thema abschweifen, vergeuden Sie Zeit, und für die anderen Besprechungsteilnehmer kann das frustrierend sein. Beim Thema zu bleiben, hilft dabei, das Zeitlimit der Sitzung einzuhalten. Eine Überschreitung des Zeitlimits kann den Zeitplan der Mitmenschen durcheinander bringen und zu Frustration führen. Wenn die Besprechung zu lange dauert, schlagen Sie vor, sie zu beenden und eine weitere Sitzung zu vereinbaren.

7. Follow-up nach der Sitzung

Fassen Sie nach dem Treffen zusammen, was besprochen wurde, welche Entscheidungen getroffen wurden und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen. Wenn Ihnen bestimmte Aufgaben zugewiesen wurden, sollten Sie diese rechtzeitig erledigen. Die Nachbereitung des Treffens stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und Fortschritte erzielt werden.

Etikette für Sitzungen in die Praxis umsetzen

Die Einhaltung der Etikette kann dazu beitragen, dass Ihre Besprechungen nicht nur produktiv sind, sondern auch einen sicheren Raum für den Meinungsaustausch bieten. Unabhängig davon, ob Sie die Besprechung leiten oder einfach nur teilnehmen, ist es wichtig, pünktlich zu erscheinen, vorbereitet zu sein, aktiv zuzuhören, respektvoll zu sprechen, beim Thema zu bleiben und nach der Besprechung nachzuhaken. Indem Sie die Zeit und die Bemühungen der anderen Teilnehmer respektieren, können Sie dazu beitragen, ein positives und professionelles Konferenzumfeld zu schaffen. Wenn Sie also das nächste Mal an einer Besprechung teilnehmen, denken Sie daran, sich an die besten Umgangsformen zu halten, und geben Sie anderen ein Beispiel, dem sie folgen können.