In der heutigen schnelllebigen Welt sind Meetings ein allgegenwärtiger Teil des Berufslebens. Ob virtuell oder persönlich, Meetings sind wichtige Foren für Zusammenarbeit, Brainstorming, Entscheidungsfindung und Informationsaustausch. Es ist jedoch nicht ungewöhnlich, dass einige Teilnehmer die Diskussionen dominieren, während andere darum kämpfen, dass ihre Stimme gehört wird. Um produktive und integrative Meetings zu gewährleisten, ist es wichtig, dass die Meeting-Etikette alle Teilnehmer stärkt und ihnen eine Stimme gibt. In diesem Blog werden wir Strategien und Techniken erforschen, um dieses Gleichgewicht zu erreichen.

Klare Ziele festlegen

Der erste Schritt, um sicherzustellen, dass jeder gehört wird, ist die Festlegung klarer Ziele für die Besprechung. Legen Sie den Zweck, die gewünschten Ergebnisse und die Tagesordnung im Voraus fest, damit sie den Teilnehmern mitgeteilt werden können. Auf diese Weise können sie sich auf ihre Rolle in der Diskussion vorbereiten und diese wahrnehmen. Wenn Sie ein gemeinsames Ziel haben, ist es einfacher, die Besprechung auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle Stimmen für das Thema relevant sind.

Begrenzen Sie die Größe der Besprechung

Sie sollten sich die Größe Ihrer Besprechung gut überlegen. Auch wenn Sie die Anzahl der Teilnehmer nicht bestimmen können, sind kleinere Gruppen oft förderlicher für umfassende Diskussionen. Wenn es weniger Teilnehmer gibt, ist es für alle einfacher, sich aktiv einzubringen. Größere Sitzungen schaffen ein Umfeld, in dem einige Stimmen eher übertönt oder übersehen werden. Wenn eine große Gruppe erforderlich ist, sollten Sie sie in kleinere Untergruppen aufteilen oder Breakout-Sitzungen durchführen, um eine gezieltere Beteiligung zu fördern.

Schaffen Sie ein integratives Umfeld

Um alle Stimmen zu stärken, ist es wichtig, ein sicheres und integratives Sitzungsumfeld zu schaffen. Das bedeutet, Grundregeln für eine respektvolle Kommunikation aufzustellen, wie zum Beispiel:

• Nicht unterbrechen
• Meinungen respektieren
• Zur Teilnahme ermutigen
• Inklusive Sprache verwenden

Diese Grundregeln zu Beginn des Treffens aufzustellen, kann dazu beitragen, eine respektvolle Atmosphäre zu schaffen, in der sich jeder wohl fühlt. Ziehen Sie in Erwägung, eine Flipchart-Tafel zu verwenden, um diese Grundregeln festzuhalten, damit sie in der Sitzung für alle sichtbar sind.

Rotieren Sie in der Rolle des Moderators

Wenn Sie oft die Besprechung leiten, haben Sie sicher schon am eigenen Leib erfahren, wie viel Einfluss Sie darauf haben, wer wie lange sprechen darf. Um diese Verantwortung gleichmäßiger zu verteilen, sollten Sie die Rolle des Moderators auf andere Teammitglieder verteilen. Andere Mitarbeiter haben vielleicht einen anderen Stil und andere Prioritäten als Sie, was dazu beitragen kann, dass im Laufe der Zeit ein breiteres Spektrum an Stimmen gehört wird.

Verwenden Sie eine Redeordnung

Um sicherzustellen, dass jeder in Ihrer Besprechung zu Wort kommt, legen Sie eine Redeordnung fest. Das kann so einfach sein wie eine Liste, die Teil der Tagesordnung ist, oder das Umhergehen im virtuellen oder physischen Raum in eine bestimmte Richtung. Bei Fernsitzungen können die Teilnehmer auch ein digitales "Handzeichen" verwenden, das auf den wichtigsten Kommunikationsplattformen üblich ist. Mit dieser Methode wird sichergestellt, dass das Gespräch reibungslos verläuft und jeder die Gelegenheit erhält, seinen Beitrag zu leisten.

Zeitlimits einführen

In längeren Besprechungen kann es schwierig sein, das Engagement aufrechtzuerhalten und jedem ausreichend Gelegenheit zum Sprechen zu geben. Die Einführung von Fristen für die einzelnen Beiträge kann helfen. Sie könnten zum Beispiel jedem Teilnehmer zwei Minuten Zeit geben, um seine Gedanken zu äußern, und die nachfolgenden Kommentare auf eine Minute beschränken. Dieser Ansatz fördert prägnante und konzentrierte Beiträge und verhindert, dass eine einzelne Stimme das Gespräch dominiert.

Aktives Zuhören fördern

Aktives Zuhören ist ein wesentlicher Bestandteil effektiver Kommunikation. Ermutigen Sie die Teilnehmer, sich aktiv auf jeden Redner einzulassen, indem Sie:

• bei persönlichen Treffen Blickkontakt halten
• Ablenkungen, wie das Überprüfen von Telefonen oder Multitasking, vermeiden
• Klärende Fragen stellen, um Verständnis und Interesse zu zeigen.
• Notizen machen, um wichtige Punkte und Ideen festzuhalten.

Technologie sinnvoll nutzen

Im heutigen digitalen Zeitalter kann die Technologie in Meetings sowohl ein Segen als auch ein Fluch sein. Sie kann jedoch klug eingesetzt werden, um Stimmen zu stärken, anstatt sie zum Schweigen zu bringen. Stellen Sie bei virtuellen Sitzungen sicher, dass alle Teilnehmer Zugang zu den erforderlichen Tools und eine stabile Internetverbindung haben, damit sie ihren Beitrag leisten können. Geben Sie klare Anweisungen zur Nutzung digitaler Funktionen wie Bildschirmfreigabe oder Chat-Funktionen, um sicherzustellen, dass diese die Kommunikation fördern und nicht behindern.

Ermutigen Sie zu schriftlichen Beiträgen

Manchmal fühlen sich Menschen wohler, wenn sie ihre Gedanken in einer Besprechung schriftlich statt mündlich ausdrücken können. Sie könnten die Teilnehmer auffordern, vor oder während der Sitzung schriftliche Beiträge einzureichen. Dies kann besonders bei größeren Sitzungen hilfreich sein, bei denen die Redemöglichkeiten begrenzt oder einschüchternd sein können. Stellen Sie sicher, dass Sie (oder die Person, die die Sitzung leitet) diese Beiträge laut vorlesen oder auf einem Bildschirm oder schwarzen Brett anzeigen, um sicherzustellen, dass sie in die Diskussion einbezogen werden.

Zeit zum Nachdenken einplanen

Nachdem wichtige Diskussionen oder Entscheidungen in einer Sitzung getroffen wurden, ist es sinnvoll, sich Zeit zum Nachdenken zu nehmen, bevor man die Schlussfolgerungen abschließt. Dies kann ruhigeren Sitzungsteilnehmern helfen, ihre Gedanken zu sammeln und effektiver beizutragen. Ermuntern Sie die Teilnehmer, eine Pause einzulegen oder zu einem späteren Zeitpunkt erneut zusammenzukommen, um das Thema erneut aufzugreifen. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass alle Stimmen gehört werden und die Entscheidungen gut durchdacht sind.

Feedback einholen

Holen Sie nach dem Ende der Besprechung Feedback von den Teilnehmern zum Besprechungsprozess selbst ein. Bitten Sie um Anregungen, wie die Einbindung und Effektivität des Treffens verbessert werden kann. Dies hilft Ihnen nicht nur, Ihre Meeting-Etikette zu verfeinern, sondern demonstriert auch Ihr Engagement für kontinuierliche Verbesserungen und die Stärkung aller Stimmen in Ihrem Team oder Unternehmen.

Bei effektiven Meetings geht es nicht nur darum, Ziele zu erreichen, sondern auch darum, die Zusammenarbeit zu fördern, unterschiedliche Perspektiven zu unterstützen und alle Stimmen zu stärken. Durch die Umsetzung dieser Strategien für die Etikette von Besprechungen können Sie eine integrativere und produktivere Umgebung für Besprechungen schaffen, in der die Stimme jedes Einzelnen nicht nur gehört, sondern auch geschätzt wird. Denken Sie daran, dass der Schlüssel zu erfolgreichen Meetings darin liegt, dass sich jeder Teilnehmer in der Diskussion gesehen, gehört und respektiert fühlt, was letztendlich zu einer besseren Entscheidungsfindung und einem stärkeren Teamzusammenhalt führt.