Die Gestaltung des Besprechungsraums kann einen großen Einfluss darauf haben, wie sehr sich die Teilnehmer an der Besprechung beteiligen werden. Das richtige Layout hängt jedoch davon ab, was der Zweck Ihres Treffens ist. Im Folgenden erfahren Sie, warum die Gestaltung des Besprechungsraums das Engagement fördern kann, welche verschiedenen Möglichkeiten der Gestaltung von Besprechungsräumen Ihnen zur Verfügung stehen und wie Sie die beste für Ihre Besprechung auswählen.

Warum die Gestaltung des Besprechungsraums wichtig ist

Es gibt viele Gründe, warum die Gestaltung Ihres Besprechungsraums wichtig ist. Das richtige Layout trägt dazu bei, dass sich das Team engagierter fühlt und in der Lage ist, bei der Besprechung mitzuwirken. Dies kann dazu beitragen, Ideen und Diskussionen zu erleichtern, was letztendlich zu einer produktiveren Besprechung führt.

Eine andere Aufteilung des Besprechungsraums als erwartet kann eine gute Möglichkeit sein, für Abwechslung zu sorgen. Sie kann den Menschen helfen, aus ihren Gewohnheiten auszubrechen und offen für neue Ideen und Erfahrungen zu sein.

Was Sie bei der Gestaltung Ihres Besprechungsraums beachten sollten

Bei der Entscheidung über die Gestaltung Ihres Besprechungsraums müssen Sie einige Faktoren berücksichtigen. Dazu gehören:

• Anzahl der Teilnehmer

Wie viele Personen werden an Ihrer Veranstaltung teilnehmen? Dies hat einen großen Einfluss darauf, welche Art der Gestaltung von Besprechungsräumen Sie wählen können. Einige Optionen eignen sich nicht für große Gruppen, andere wiederum nicht für kleinere Gruppen.

• Barrierefreiheit

Bei der Gestaltung Ihres Besprechungsraums müssen Sie die Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften einhalten. Sie müssen dafür sorgen, dass die Wege zu den Notausgängen frei sind und dass bei Bedarf ein Zugang für Rollstuhlfahrer möglich ist.

• Größe des Besprechungsraums

Die Größe Ihres Besprechungsraums kann die Möglichkeiten für die Gestaltung des Besprechungsraums einschränken. Wenn der Raum zu klein ist, haben Sie möglicherweise nur wenige Möglichkeiten, ihn einzurichten. Es gibt jedoch noch weitere interessante Optionen für Sie, auf die wir im Folgenden näher eingehen werden.

• Visuelle Hilfsmittel

Welche visuellen Hilfsmittel werden Sie in Ihrem Meeting verwenden? Benötigen Sie eine zentrale Leinwand für Projektionen? Planen Sie eine gemeinsame Planung auf Whiteboards? Die Werkzeuge, die Sie verwenden werden, entscheiden über die beste Raumaufteilung für Ihre Anforderungen.

• Ausrüstung der Teilnehmer

Welche Ausrüstung werden Ihre Teilnehmer verwenden? Wenn die Teilnehmer Laptops haben, muss Ihr Besprechungsraum so gestaltet sein, dass Ladestationen vorhanden sind, damit die Teilnehmer ohne Unterbrechung weiterarbeiten können, aber auch, damit die Kabel nicht zu Stolperfallen werden.

• Zusätzliche Notwendigkeiten

Bei der Entscheidung über die Gestaltung Ihres Besprechungsraums müssen Sie auch alle zusätzlichen Notwendigkeiten berücksichtigen, die in Ihrer Besprechung vorhanden sein werden. Wenn Sie z. B. im Sitzungssaal essen werden, müssen Sie einen Platz für das Essen vorsehen. Wenn Tee und Kaffee angeboten werden, brauchen Sie einen Platz dafür oder müssen sie auf den Tischen aufstellen, an denen die Teilnehmer arbeiten.

• Ziele

Schließlich, aber vielleicht am wichtigsten, müssen Sie sich überlegen, was Sie in Ihrem Meeting erreichen wollen. Dies hat den größten Einfluss auf die optimale Gestaltung des Besprechungsraums, um ein maximales Engagement zu fördern. Dient Ihr Treffen der Weitergabe von Informationen? Geht es darum, zusammenzuarbeiten und neue Ideen zu entwickeln? Geht es darum, zu lehren und zu erziehen? Jede Art der Raumaufteilung hat Vor- und Nachteile, daher sollten Ihre Ziele für die Besprechung klar sein.

Layout-Optionen für Besprechungsräume

U-Form

Das U-förmige Layout für Besprechungsräume ist vielleicht eines der gebräuchlichsten Layouts, vor allem, wenn es einen zentralen Brennpunkt gibt, z. B. eine Präsentation oder einen Sprecher. Bei der U-Form stellen Sie die Tische hufeisenförmig auf. Am offenen Ende können Sie ein Whiteboard, eine Projektionsfläche oder einen Lautsprecher aufstellen (oder alles zusammen, wenn es Ihr Meeting erfordert).

Sie können auch eine U-Form ohne Tische aufstellen, wenn diese für Ihr Meeting nicht benötigt werden. In diesem Fall können Sie die Stühle einfach in einer U-Form anordnen, so dass jeder den Mittelpunkt sehen kann.

Die U-Form ermöglicht eine bessere Kommunikation zwischen den Teilnehmern, da sie sich alle gegenseitig sehen können. Gleichzeitig können alle Teilnehmer den Redner und/oder die Präsentation gut sehen, so dass es für sie einfach ist, sich damit zu beschäftigen. Wenn Tische verwendet werden, können die Teilnehmer problemlos Notizen auf ihren Laptops oder auf Papier machen.

Ein Nachteil des U-förmigen Layouts ist, dass die meisten Teilnehmer den Schwerpunkt von der Seite aus sehen werden. Das kann unangenehm werden, wenn die Sitzung lange dauern soll.

Die U-Form ist auch nicht die beste, wenn Sie große Gruppen haben. Wenn die U-Form zu groß ist, können die Leute nicht kommunizieren und haben Schwierigkeiten, den Schwerpunkt zu sehen. Sie müssen auch bedenken, dass die U-Form den Raum nicht besonders effizient nutzt, so dass kleinere Besprechungsräume möglicherweise nicht für dieses Layout geeignet sind.

Boardroom

Das Boardroom-Layout ist ein weiteres beliebtes Layout für Besprechungsräume. Bei diesem Stil haben Sie in der Regel einen großen rechteckigen Tisch mit Stühlen drum herum. Dieses Layout eignet sich am besten für Besprechungen, bei denen es eher um eine Tagesordnung als um eine Präsentation geht und bei denen Informationen und potenzielle Ideen ausgetauscht werden.

Die Vorteile dieses Layouts für Besprechungsräume liegen darin, dass alle Teilnehmer miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten können, da jeder jeden direkt sehen kann. Der Tisch bietet viel Platz für Laptops und Papiere, aber auch für Getränke und sogar Essen.

Einer der Nachteile dieser Anordnung ist, dass sie nicht für jeden geeignet ist, wenn eine Präsentation angesehen werden muss. Normalerweise müssen sich einige Teilnehmer auf ihren Plätzen umdrehen, wenn es einen Schwerpunkt geben soll.

Ein weiterer Nachteil ist, dass die Teilnehmer abgelenkt werden könnten, wenn sie ihren Laptop vor sich haben. In diesem Fall ist es wichtig zu kommunizieren, dass E-Mails und andere Arbeiten bis nach der Besprechung warten sollten.

Ein weiterer potenzieller Nachteil der Sitzungsanordnung im Sitzungssaal besteht darin, dass sich die Personen an den hinteren Enden der Tische isoliert fühlen könnten. Manchmal kann es gut funktionieren, ein oder zwei Personen an den Enden zu haben, wenn Sie einen Sitzungsvorsitzenden oder Leiter haben, der im Mittelpunkt stehen sollte. Wenn Sie eine Besprechung durchführen, bei der alle Teilnehmer gleichberechtigt sein sollen, kann ein runder oder quadratischer Tisch zu einem ausgewogenen Verhältnis beitragen.

Theater

Die Gestaltung von Theaterbesprechungsräumen eignet sich perfekt für sehr große Gruppen, bei denen das Ziel der Besprechung darin besteht, Informationen weiterzugeben oder zu vermitteln. Hier stellen Sie die Stühle wie in einem Theater in Reihen auf, die alle auf einen Brennpunkt ausgerichtet sind. Im Mittelpunkt steht oft eine Projektionsfläche, auf der eine Präsentation gezeigt wird.

Einer der Vorteile dieser Aufstellungsvariante ist, dass Sie problemlos große Gruppen von Personen unterbringen können. Ohne Tische können Sie mehr Stühle aufstellen und haben trotzdem einen leichten Zugang. Die Teilnehmer können sich voll und ganz auf den Redner und/oder die Präsentation konzentrieren, da sie diese gut sehen können und keine Laptops oder andere Gegenstände vor sich haben, die sie ablenken könnten.

Dieses Layout des Besprechungsraums ist nicht optimal, wenn Ihre Besprechung eine Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmern erfordert. Bei Bedarf kann es möglich sein, Diskussionen zwischen den Sitznachbarn anzuregen, aber im Allgemeinen sollte der Schwerpunkt auf dem Redner und der Aufnahme von Informationen liegen.

In dieser Konstellation kann es für die Teilnehmer schwierig sein, sich Notizen zu machen. Sie können Sitze im Universitätsstil verwenden, die einen kleinen Tisch für Notizen enthalten. Sie können auch dafür sorgen, dass die Präsentation nach der Besprechung an die Teilnehmer verschickt wird, damit diese das Gesagte noch einmal nachlesen können.

Klassenzimmer

Die Aufteilung des Klassenzimmers ist ähnlich wie die des Theaters, aber hier gibt es Tische. Der Raum wird also wie ein Klassenzimmer eingerichtet, mit Tischen und Stühlen in Reihen, die zur Vorderseite des Raums zeigen. Dieses Layout ist ideal, wenn Sie eine Präsentation und/oder einen Redner haben, die Teilnehmer aber auch Laptops oder andere Geräte verwenden müssen. Die Tische bieten zusätzlichen Platz zum Arbeiten und auch für Getränke und Essen, falls dies während des Meetings erforderlich ist.

Wie der Theaterstil ermöglicht auch diese Aufstellungsvariante keine einfache Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmern und sollte daher nur verwendet werden, wenn dies kein Ziel des Meetings ist.

Manchmal kann die Aufstellungsvariante "Klassenzimmer" dazu führen, dass diejenigen, die sich am Ende der Reihen befinden, den Mittelpunkt nur schwer sehen können. Die Anordnung der Reihen in Chevrons, so dass sie in einem Winkel zum Brennpunkt stehen, kann dazu beitragen, dies abzumildern.

Cabaret

Das Layout eines Cabaret-Besprechungsraums ist ideal, wenn die Teilnehmer einen zentralen Brennpunkt sehen, aber auch in kleineren Gruppen zusammenarbeiten sollen. Sie besteht aus einer Reihe kleinerer, runder Tische bestehen. Die Sitze werden halbmondförmig um die eine Tischhälfte angeordnet, während die andere Tischhälfte mit Blick auf den Mittelpunkt offen bleibt.

Die Gestaltung von Kabarett-Sitzungsräumen ermöglicht ein Höchstmaß an Engagement, da die Teilnehmer einen freien Blick auf den Redner und/oder die Präsentation haben. Gleichzeitig können sie in ihren kleinen Gruppen an jedem Tisch miteinander diskutieren und kommunizieren. Diese Option eignet sich perfekt für Präsentationen, bei denen während der gesamten Dauer eine kurze Gruppenarbeit erforderlich ist.

Ein potenzieller Nachteil der kabarettistischen Bestuhlung ist, dass sie Gespräche zwischen den Teilnehmern fördern kann, wenn es nicht relevant oder nicht der richtige Zeitpunkt ist. Eine ansprechende Präsentation hilft, dies zu vermeiden.

Bankett

Der Bankett-Tagungsraum ähnelt dem Kabarett, da er aus mehreren kleineren, runden Tischen besteht. Bei der Bankettbestuhlung hingegen werden die Stühle um den gesamten Tisch herum angeordnet, so dass es keinen freien Platz gibt.

Die Bankettbestuhlung ist ideal, wenn das Hauptziel Ihres Meetings die Zusammenarbeit in der Gruppe oder das Networking ist. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen den Teilnehmern, und der Tisch bietet viel Platz für die Nutzung von Laptops, Notizen und Erfrischungen.

Ein Nachteil der Bankettbestuhlung ist, dass sie die Vernetzung zwischen anderen Gruppen erschweren kann. Sie könnten ein Mischen in Ihre Besprechung einbauen, d. h. die Teilnehmer bitten, sich um die Tische herum zu bewegen und sich an jedem Tisch etwas Zeit zu nehmen.

Die Anordnung des Bankettsaals ermöglicht auch keine einfache Sicht auf einen zentralen Fokuspunkt. Wenn Sie einen Redner haben, kann es am besten sein, wenn er sich im Raum bewegt, damit die Leute sich nicht zu sehr anstrengen müssen, um ihn zu sehen und sich mit ihm zu unterhalten. Wenn Sie eine Präsentation halten, kann es besser sein, eine andere Raumaufteilung zu wählen, z. B. ein Kabarett, damit sich die Teilnehmer nicht auf ihren Stühlen umdrehen müssen, um die Präsentation zu sehen.

Welche Raumaufteilung eignet sich am besten für Ihr Meeting?

Die beste Raumaufteilung hängt von den Zielen Ihres Meetings ab. Jeder Stil hat unterschiedliche Vorteile, um das Engagement Ihrer Teilnehmer zu maximieren.

Wenn Sie eine kleine Gruppe haben und der Zweck Ihres Meetings der Austausch von Informationen ist, eignet sich der Sitzungssaal-Stil am besten.

Wenn Sie eine kleine bis mittlere Gruppe haben und die Teilnehmer eine Präsentation oder einen zentralen Punkt sehen sollen, während sie noch miteinander kommunizieren können, könnte der U-Stil das Richtige für Sie sein.

Wenn Sie eine mittelgroße bis große Gruppe haben und die Teilnehmer eine Präsentation oder einen Redner sehen sollen, ohne dass eine Zusammenarbeit möglich ist, eignen sich Theater- oder Klassenzimmer-Layouts am besten.

Wenn Sie eine mittelgroße bis große Gruppe haben, die miteinander zusammenarbeiten soll, eignen sich Bankett- oder Kabarett-Layouts am besten.