Regelmäßige Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitern können viele Vorteile für den Einzelnen, das Team und das Unternehmen insgesamt bringen. Es ist jedoch wichtig, während eines Einzelgesprächs die richtigen Fragen zu stellen, um sicherzustellen, dass die Zeit effektiv genutzt wird.

Hier erfahren Sie, warum Einzelgespräche wichtig sind, wie Sie ein effektives Einzelgespräch strukturieren können und welche Fragen Sie stellen können.

Was sind die Vorteile von Einzelgesprächen?

Es gibt einige Funktionen von Einzelgesprächen. Sie können die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter verbessern und dazu beitragen, eine gute Beziehung aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

Sie können auch nützlich sein, um die Ziele und Vorgaben der Mitarbeiter zu verfolgen. Diese Ziele können in einem Jahresgespräch festgelegt werden, aber ein regelmäßiges Einzelgespräch kann helfen, die Fortschritte des Mitarbeiters in der Zwischenzeit zu überwachen.

Eine wichtige Funktion eines Einzelgesprächs ist es, Ihrem Mitarbeiter eine Plattform zu geben, um Dinge zu besprechen, die ihn betreffen. Auf diese Weise lassen sich Probleme leicht erkennen, und Sie können dort Unterstützung leisten, wo sie benötigt wird, sei es bei der Teamdynamik, den Arbeitsprozessen oder bei Ihrem Mitarbeiter selbst. Einzelgespräche tragen auch dazu bei, dass sich Ihr Mitarbeiter als geschätztes Mitglied des Teams fühlt und nicht das Gefühl hat, isoliert zu sein.

Wie man ein Einzelgespräch gestaltet

Am besten beginnt man ein Einzelgespräch mit einem kurzen informellen Gespräch, um das Eis zu brechen. Es kann unangenehm sein, das Gespräch sofort mit formellen Fragen zu beginnen, und Ihr Mitarbeiter kann sich dadurch unwohl fühlen. Begrüßen Sie ihn stattdessen und sprechen Sie über allgemeine Themen, wie z. B. wie es ihnen geht, wie es ihrer Familie geht usw.

Sobald Sie das Gespräch in Gang gebracht haben, können Sie zu den formelleren Fragen für ein persönliches Gespräch übergehen. Diese sollten sich auf ihre Arbeit beziehen und darauf, wie sie vorankommen, mit welchen Herausforderungen sie konfrontiert waren und welche Unterstützung sie in Zukunft benötigen könnten. Nachfolgend finden Sie einige Beispielfragen für Ihr persönliches Gespräch.

Nachdem Sie Ihre Fragen durchgearbeitet haben, können Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, alles anzusprechen, was er vielleicht noch nicht erwähnt hat. Es ist wichtig, dass sie genügend Zeit haben, um alle Angelegenheiten zu besprechen, damit alle Fragen geklärt werden können. Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter nicht die Möglichkeit geben, über seine Wünsche zu sprechen, könnte dies dazu führen, dass er mit einem Problem kämpft oder sich einfach nicht gehört oder geschätzt fühlt.

Sobald alle Beteiligten ihre Anliegen besprochen haben, können Sie die Besprechung beenden. Dies sollte immer in einem möglichst warmen und freundlichen Ton geschehen, unabhängig davon, worüber in der Sitzung gesprochen wurde. Dies kann dazu beitragen, die Arbeitsmoral Ihres Mitarbeiters aufrechtzuerhalten, während er den Rest seines Arbeitstages bewältigt.

10 Fragen, die Sie Ihrem Mitarbeiter in Einzelgesprächen stellen sollten

Im Folgenden finden Sie einige Beispielfragen, die Sie in Ihren Einzelgesprächen stellen sollten. Es kann hilfreich sein, die Fragen gegebenenfalls zu personalisieren, so dass Sie über ein bestimmtes Projekt oder etwas sprechen können, von dem Sie wissen, dass Ihr Mitarbeiter daran gearbeitet hat. 

• Wie ist die letzte Woche/der letzte Monat verlaufen?

Diese Frage kann ein guter Einstieg sein, da sie Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit gibt, in allgemeiner Form zu erzählen, wie die Dinge seit Ihrem letzten Treffen gelaufen sind. Es kann Ihnen helfen, herauszufinden, ob die Dinge gut oder schlecht gelaufen sind und ob Ihr Mitarbeiter die Arbeit positiv oder negativ empfindet.

• Was sind Ihre Prioritäten bei der Arbeit im Moment?

Diese Frage kann Ihnen helfen, einen Schwerpunkt für das Gespräch zu finden. Sie können herausfinden, woran Ihr Mitarbeiter gearbeitet hat und was für ihn im Moment die wichtigste Arbeit ist. Wenn ihre Prioritäten nicht mit Ihren oder denen des Teams übereinstimmen, können Sie helfen, sie neu auszurichten.

• Was sind Ihre Pläne für die kommenden Wochen?

So können Sie herausfinden, worauf sich Ihr Mitarbeiter konzentrieren wird und welche Arbeitspläne er hat. Sie können sicherstellen, dass dies mit Ihren Plänen für das Team übereinstimmt. Es gibt dem Arbeitnehmer auch die Möglichkeit, über seine Arbeitsbelastung zu sprechen und darüber, ob er das Gefühl hat, zu viel oder zu wenig zu tun zu haben.

• Was war für Sie in letzter Zeit ein Highlight bei der Arbeit?

Es ist sehr wichtig, in einem persönlichen Gespräch über Highlights und Erfolge zu sprechen. Sie sollten die Leistungen Ihres Mitarbeiters gemeinsam mit ihm feiern und dafür sorgen, dass er weiß, dass seine Arbeit geschätzt wird.

• Was war in letzter Zeit eine Herausforderung für Sie?

Es ist genauso wichtig, über die Herausforderungen und Kämpfe zu sprechen, mit denen Ihr Mitarbeiter konfrontiert war, wie über die positiven Leistungen. Hier können Sie Schwächen Ihres Mitarbeiters und/oder der Arbeitsweise Ihres Teams und Ihres Unternehmens erkennen. Sie können dann dort, wo es nötig ist, mehr Unterstützung leisten, sei es durch eine Änderung Ihrer Prozesse oder durch mehr Schulungen oder eine bessere Ausrüstung.

• Wie läuft es mit Ihrem Team/Ihren Kollegen?

Wie Ihr Mitarbeiter mit dem Rest des Teams auskommt, kann einen großen Einfluss darauf haben, wie er arbeitet. Indem Sie Ihren Mitarbeiter darüber sprechen lassen, wie er sich gegenüber seinen Kollegen fühlt, können Sie herausfinden, wo es Spannungen in den Beziehungen gibt und wo Sie eventuell eingreifen müssen, um zusätzliche Unterstützung zu geben.

• Kann ich Sie irgendwie unterstützen, um Ihnen den Alltag zu erleichtern?

Dies ist eine wichtige Frage, um festzustellen, wie Sie Ihrem Mitarbeiter helfen können. Es kann etwas ganz Einfaches sein, wie zum Beispiel Whiteboards um die Planung und den Arbeitsablauf zu verbessern. Es kann sein, dass Sie einspringen müssen, um bei einem Mitarbeiter zu helfen, mit dem er Schwierigkeiten hat.

• Gibt es einen Teil des Geschäfts oder etwas, das im Team passiert, bei dem Sie das Gefühl haben, dass Sie nicht auf dem Laufenden sind?

Manchmal ist es schwierig, eine gründliche Kommunikation im Team aufrechtzuerhalten, und Menschen können auf der Strecke bleiben. Mit dieser Frage können Sie herausfinden, in welchen Bereichen Sie die Kommunikation verbessern müssen, und Ihren Mitarbeiter über alles informieren, zu dem er mehr Details benötigt.

• Gibt es irgendwelche anstehenden Projekte, an denen Sie gerne mitarbeiten würden?

Diese Frage gibt Ihrem Mitarbeiter die Möglichkeit zu sagen, ob etwas ansteht, zu dem er das Gefühl hat, dass er etwas beitragen könnte. Es kann mit ihrer derzeitigen Rolle zusammenhängen oder diese erweitern. Hier kann es hilfreich sein, sie über anstehende Projekte zu informieren, falls sie diese noch nicht kennen.

• Gibt es irgendwelche Schulungen, die wir anbieten können, damit Sie sich in Ihrer Rolle weiterentwickeln können?

Die letzte Frage kann sich auf die weitere Entwicklung Ihres Mitarbeiters beziehen. Möglicherweise haben sie Lücken in ihren derzeitigen Fähigkeiten, die durch eine zusätzliche Schulung geschlossen werden könnten, um qualitativ hochwertigere Arbeit zu leisten oder effizienter zu arbeiten. Vielleicht wollen sie ihre Rolle erweitern, und eine zusätzliche Ausbildung kann ihnen helfen, dieses Ziel zu erreichen. Sie sollten in der Lage sein, sowohl interne als auch externe Schulungen anzubieten, wie z. B. die Betreuung eines Mitarbeiters oder die Teilnahme an einem Online-Kurs.

Best Practices für Einzelgespräche

Wie regelmäßig Sie Einzelgespräche abhalten, hängt davon ab, wie eng Sie mit Ihren Mitarbeitern zusammenarbeiten, wie oft Sie sich absprechen müssen und auch von der Größe Ihres Teams. Sie sollten mindestens einmal im Monat ein persönliches Gespräch führen, es kann aber auch hilfreich sein, wöchentliche Treffen abzuhalten. Sie können die Häufigkeit der Fragen an Ihre Bedürfnisse anpassen - es ist beispielsweise nicht erforderlich, jede Woche zu fragen, ob Ihr Mitarbeiter eine zusätzliche Schulung benötigt.

Sie sollten das Thema Ihrer Fragen variieren und sie mit den aktuellen Ereignissen in Ihrem Team und Ihrem Unternehmen in Verbindung bringen. Wenn Sie also ein großes Projekt haben, an dem Ihr Mitarbeiter beteiligt ist, kann es sinnvoll sein, sich in der Besprechung auf dieses Projekt zu konzentrieren.

Während der Besprechung sollten Sie dafür sorgen, dass Ihr Mitarbeiter ausreichend Zeit zum Sprechen hat. Sie sollten aktiv zuhören, was sie sagen, und sich gegebenenfalls Notizen machen. Sie möchten sicherstellen, dass Ihr Mitarbeiter sich gehört und als Teil des Teams geschätzt fühlt.

Im Mittelpunkt des Gesprächs sollte der Mitarbeiter stehen und wie es ihm geht. Sie sollten sich nicht zu lange mit Statusberichten oder den Fortschritten bei bestimmten Arbeiten aufhalten, es sei denn, es ist für das Treffen relevant.

Sie sollten während des gesamten Treffens offen sein und ehrliches Feedback geben. Es kann hilfreich sein, nach dem Treffen ein kurzes Follow-up zu schicken, in dem die besprochenen Maßnahmen oder nächsten Schritte im Detail beschrieben werden. Sie können auch alle Themen notieren, über die Sie gesprochen haben und die Sie beim nächsten Treffen wieder aufgreifen müssen, damit sie nicht in Vergessenheit geraten.