In Scrum finden Rückstandsbesprechungen zwischen Produktverantwortlichen und Entwicklungsteams in einem Unternehmen statt. Diese Meetings bieten einen speziellen Raum für die Teams, um Elemente im Product Backlog zu überprüfen, zu klären und zu priorisieren.

Im Allgemeinen ist das Product Backlog eine nach Prioritäten geordnete Liste von Aufgaben für das Entwicklungsteam, die sich aus der Roadmap und den darin enthaltenen Anforderungen ableitet. Die wichtigsten Aufgaben sollten an der Spitze des Produktrückstandes stehen. Durch regelmäßiges Verfeinern des Backlogs können Teams sicherstellen, dass es aktuell und gut definiert bleibt und für die Umsetzung in den kommenden Sprints bereit ist.

Warum ist die Backlog-Verfeinerung wichtig?    

Die Verfeinerung des Backlogs ist wichtig, weil sie den Teams hilft, ihre Arbeit effektiv zu planen und organisiert zu bleiben. Es geht um die Überprüfung und Klärung der Aufgaben, die im Rahmen eines Projekts zu erledigen sind. Teams investieren Zeit in Backlog-Refinement-Meetings, um Unsicherheiten zu minimieren, die Planung zu verbessern und die Gesamteffizienz des Entwicklungsprozesses zu steigern. Vollständige Ziele umfassen:

• Klarheit und gemeinsames Verständnis
• Aufschlüsselung und Veredelung von Artikeln
• Priorisierung des Rückstandes
• Schätzung des Aufwands
• Umsetzung

Durch die regelmäßige Durchführung von Meetings zur Verfeinerung des Backlogs können Teams ein geordnetes Backlog pflegen - ihre große Liste von Aufgaben und Aktionen. Diese wiederum ist bereit für die Planung und Durchführung von Sprints. Diese Treffen erleichtern eine effektive Kommunikation, ein gemeinsames Verständnis und eine verbesserte Produktivität, was zu einer erfolgreichen Lieferung wertvoller Produkte führt.

Wer ist für die Verfeinerung des Auftragsbestands zuständig?

Bei der Backlog-Verfeinerung gibt es in der Regel einen Produktleiter oder Produktverantwortlichen, der das Product Backlog organisiert. Sie haben die Hauptverantwortung für das Backlog und müssen sicherstellen, dass es gut gepflegt und aktuell ist und mit der Produktvision übereinstimmt. Produktverantwortliche arbeiten direkt mit dem Entwicklungsteam und den Interessengruppen zusammen.

Das Entwicklungsteam unterstützt den Produktverantwortlichen. Sie müssen aktiv an den Backlog-Verfeinerungsmeetings teilnehmen, indem sie die Backlog-Produkte prüfen, diskutieren und Fragen dazu stellen, um ein besseres Verständnis zu erlangen. Das Entwicklungsteam kann auch:

• Vorschlagen, komplexe Sachverhalte aufzuschlüsseln
• Aufwandsschätzungen bereitstellen
• Technische Einblicke gewähren
• Unterstützung bei der Prioritätensetzung und Planung

Der Grad der Beteiligung der einzelnen Parteien kann je nach den spezifischen Bedürfnissen und der Dynamik des Teams und des Projekts variieren. Es ist jedoch wichtig, weil die Verfeinerung des Auftragsbestands ein gemeinschaftlicher Prozess ist.

Ihr eigenes Backlog-Verfeinerungsmeeting durchführen

Wenn Sie Ihr Projekt auf Kurs halten wollen, ist ein gesunder und überschaubarer Arbeitsvorrat unerlässlich. Der strukturierte Ansatz eines Backlog-Refinement-Meetings fördert die Zusammenarbeit, verbessert die Sprint-Planung und unterstützt den Entwicklungsprozess. Dies wiederum strafft den Entwicklungsprozess und erhöht die Produktivität, die Produktlieferung und die Kundenzufriedenheit.

Die besten Werkzeuge für ein erfolgreiches Backlog-Refinement-Meeting

Es gibt verschiedene Tools, die bei der Durchführung von Backlog-Refinement-Meetings hilfreich sein können, sowohl digital als auch physisch. Im Folgenden werden die gängigsten aufgeführt:

• Projektverwaltungssoftware zur Verfolgung des Fortschritts und zur Zuweisung von Aufgaben
• Whiteboards für Brainstorming und Ideenaustausch
• Videokonferenz-Tools für Sitzungsteilnehmer aus Übersee
• Tabellenkalkulationen für die Verfolgung in kleineren Teams
• T-Karten-Planungssysteme, Haftnotizen und anderes Zubehör

T-Karten-Planungssysteme sind eine effektive Methode, um Ihre Projekte zu visualisieren und den Fortschritt zu verfolgen. Dieses praktische System kann für einfache oder komplexe Projekte in jeder Umgebung eingesetzt werden.

Es ist wichtig, ein Werkzeug oder eine Kombination von Werkzeugen zu wählen, die am besten zu den Bedürfnissen, Vorlieben und Projektanforderungen Ihres Teams passen. Ziel ist es, ein Werkzeug zu haben, das die Zusammenarbeit, Organisation und Transparenz während des Backlog-Refinement-Meetings erleichtert.

Tagesordnung des Backlog-Refinement-Meetings

Verwenden Sie die nachstehende Besprechungsagenda, um Ihr eigenes Backlog-Refinement-Meeting durchzuführen. Die Tagesordnung und die Dauer Ihres Backlog-Meetings können von der unten stehenden Tabelle abweichen, passen Sie sie also nach Bedarf an. Wenn Sie die Besprechung moderieren, helfen Sie dabei, die Besprechung auf Kurs zu halten, stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer konzentriert bleiben, fördern Sie die Zusammenarbeit und treiben Sie die Erreichung der Ziele der Backlog-Verfeinerung voran.

Begrüßung und Einführung (5 Minuten)

• Begrüßung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer
• Schnelles Durchgehen der Tagesordnung

Überprüfung der Sitzungsziele (5 Minuten)

• Wiederholung der Sitzungsziele
• Sicherstellen, dass alle Teilnehmer den Zweck des Meetings verstehen

Überprüfung der Rückstände (30 - 60 Minuten)

• Gehen Sie die Rückstände der Reihe nach durch
• Besprechen Sie jeden Punkt, um seine Details, Anforderungen und Abnahmekriterien zu klären
• Überlegen Sie, wie Sie größere Aufgaben in kleinere Aufgaben aufteilen können
• Erfassen Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen oder Änderungen an den Positionen

Aufwandsabschätzung (15 - 30 Minuten)

• Schätzung des Aufwands oder der relativen Größe von Backlog-Elementen
• Verwendung von Schätztechniken wie Story Points, optimale Stunden oder relative Größenordnung
• Diskussion und Abstimmung über den geschätzten Aufwand für jeden Punkt
• Beachten Sie alle Abhängigkeiten oder technischen Überlegungen, die mit den Punkten verbunden sind

Prioritätensetzung (15 - 30 Minuten)

• Bewertung der Priorität der rückständigen Aufgaben und gegebenenfalls Anpassung
• Entscheiden Sie gemeinsam, in welcher Reihenfolge die Gegenstände angeordnet werden sollen.

Aktionspunkte und nächste Schritte (10 Minuten)

• Fassen Sie die wichtigsten Entscheidungen der Sitzung zusammen
• Identifizieren Sie alle Aktionspunkte oder Aufgaben, die angegangen werden müssen, und geben Sie einen Zeitrahmen vor
• Zuweisung von Verantwortlichkeiten an Teammitglieder für bestimmte Aufgaben

Nachbereitung der Sitzung (5 Minuten)

• Rekapitulieren Sie die wichtigsten Ergebnisse des Treffens
• Danken Sie den Teilnehmern für ihren Beitrag
• Bestätigen Sie gegebenenfalls das Datum und die Uhrzeit der nächsten Sitzung