Meetings planen
Durchführen und Moderieren von Meetings erfordert das richtige Quäntchen an Vorbereitung
Für ein gutes Business-Meeting braucht es schon etwas mehr als einfach nur einen Raum mit den richtigen Leuten, die dann hoffentlich ganz von allein das Richtige tun werden. Wie bei anderen Dingen auch kommt es auf gute Planung an.
Agenda
Eine Agenda ist für jedes Meeting absolut unerlässlich!
Sie übermittelt sämtlichen Teilnehmern viele wesentliche Informationen, die oben schon angesprochen wurden. Eine Agenda sollte in knapper Form Anlass und Zielsetzung des Meetings wiedergeben. Außerdem sollte sie einen zeitlichen Ablaufplan mit allen Diskussionspunkten enthalten, damit sowohl Sie als Veranstalter/Leiter als auch die Teilnehmer planen und sich orientieren können.
Checkliste für Meetings
Eine Checkliste ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass das Meeting zum Erfolg wird und nach Plan läuft. Wichtige Aspekte bei der Planung von Meetings:
Zweck/Schwerpunkt
Worum geht es in dem Meeting? Definieren Sie die Ziele möglichst exakt und legen Sie fest, ob Entscheidungen auf dem Meeting oder an anderer Stelle getroffen werden sollen.
Teilnehmer
Absolutes Minimum sind ein Meeting-Leiter und ein Protokollant, der anschließend allen anderen seine Notizen zur Verfügung stellt. Bedenken Sie außerdem, dass in Zeiten von Video- und Audiokonferenzen nicht jeder in persona zugegen sein muss.
Intervall
Handelt es sich bei dem geplanten Meeting um eine einmalige Sache, um eine Lösung für ein konkretes Problem zu finden? Oder um eine regelmäßig stattfindende Sitzungsreihe? Falls Letzteres zutrifft, muss das Meeting wirklich so oft wie bisher stattfinden? Verträgt sich der anberaumte Termin mit der übrigen Kalenderplanung des Unternehmens?
Erfrischungen
Falls Sie ein Mittagessen planen, erkundigen Sie sich vorab bei den Teilnehmern nach besonderen Ernährungsgewohnheiten: vegetarisch/vegan, glutenfrei, Nussallergien usw. Die Verpflegung wird später im Feedback GARANTIERT eine Rolle spielen!
Geräte
Mittelpunkt jedes Meetings sollte ein qualitativ gutes Whiteboard sein. Auch Flipcharts eignen sich hervorragend, um Ideen zu sammeln. Sorgen Sie für einen ausreichenden Vorrat an geeigneten Verbrauchsmaterialien wie Tafelmarker, Tafelwischern, Stiften und Flipchart-Blöcken. Das Meeting sollte visuell ansprechend sein!
Ort
Der Sitzungsraum sollte ausreichend groß und für alle Teilnehmer gut zugänglich sein. Ein zu großer Raum kann einschüchternd wirken, ein zu kleiner Raum ist schnell überfüllt und kann ebenfalls die Atmosphäre beeinträchtigen. Achten Sie darauf, dass am Veranstaltungsort die nötige Technik vorhanden ist.
Diese und weitere Informationen finden Sie in unserem Whitepaper – am besten gleich herunterladen.
Schließlich und vor allem...
Wurden die Ziele auf der Agenda erreicht?
Die Agenda ist ein Dokument, anhand dessen Sie feststellen können, ob es ein erfolgreiches Meeting war.
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Arten von Meetings
Meetings können formell oder informell, von langer Hand geplant oder spontan sein...
Meetings planen
Für ein gutes Business-Meeting braucht es schon etwas mehr als einfach nur einen Raum mit den richtigen Leuten, die dann hoffentlich ganz von allein das Richtige tun werden.
Meetings leiten und interessant gestalten
Meetings können abwechslungsreich sein und Spaß machen. Ist das Meeting jedoch allzu salopp, besteht die Gefahr, dass es zur unproduktiven Spaßveranstaltung wird. Daher muss der Leiter – also Sie – ein Auge darauf haben, dass es in geordneten Bahnen verläuft.
Gute Meeting-Praktiken
Die eine goldene Regel für Meetings gibt es nicht. Etikette und Praktiken können sich ändern, ein grundlegendes Regelwerk kann jedoch sehr nützlich sein.