Der Erfolg eines jeden Unternehmens hängt von seiner Fähigkeit ab, sich anzupassen, innovativ zu sein und Herausforderungen und Chancen strategisch zu meistern. Im Mittelpunkt stehen dabei Strategiesitzungen - wichtige Zusammenkünfte, bei denen Teams zusammenkommen, um Ideen zu sammeln, zu planen und den Kurs für die Zukunft festzulegen.

Die Organisation einer effektiven Strategiesitzung erfordert die richtigen Tools und Ressourcen, um die Zusammenarbeit zu unterstützen, die Kommunikation zu optimieren und umsetzbare Ergebnisse zu erzielen. In diesem Blog besprechen wir die besten und wichtigsten Tools und Technologien, die für erfolgreiche Strategiesitzungen benötigt werden. Von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung des Meetings erforschen wir, wie der Einsatz der richtigen Tools die Produktivität steigern, die Kreativität fördern und letztendlich Ihr Unternehmen auf dem Weg zu seinen Zielen voranbringen kann.

Was ist ein Strategiemeeting?

Ein Strategiemeeting ist eine Gelegenheit für relevante Interessengruppen, zusammenzukommen und zu besprechen, wie man am besten eine effektive Strategie für das Unternehmen entwickelt und umsetzt. Dabei geht es in der Regel darum, wie das Unternehmen seine Ressourcen effizient und erfolgreich einsetzen kann, um seine Ziele zu erreichen.

Im Idealfall hat die Unternehmensführung bereits eine Unternehmensstrategie formuliert, die nun umgesetzt werden kann. Anschließend müssen die Beteiligten entscheiden, wie diese Strategie am besten umgesetzt werden kann.

Die Bedeutung von Strategiesitzungen

Eine Unternehmensstrategie ist im Allgemeinen ein umfassendes, übergreifendes Ziel. Daher ist es wichtig, diese Strategie in kleinere, besser zu bewältigende Ziele aufzuteilen. Eine Strategiesitzung bietet die Möglichkeit, genau dies zu tun.

Eine Strategiesitzung bedeutet auch, dass Interessenvertreter aus dem gesamten Unternehmen zusammenkommen können, um ihre Erkenntnisse und Erfahrungen auszutauschen und so sicherzustellen, dass die Strategie für das gesamte Unternehmen realisierbar ist. Durch die Zusammenarbeit kann ein umfassender und detaillierter Plan erstellt werden, der von jedem Mitglied des Unternehmens befolgt werden kann.

Während einer Strategiesitzung haben Mitarbeiter aus allen Abteilungen die Möglichkeit, einen Beitrag zur bestmöglichen Umsetzung der Unternehmensstrategie zu leisten. Sie können auch ihre Bedenken hinsichtlich möglicher Herausforderungen äußern und haben die Möglichkeit, Notfallpläne zu entwickeln.

Eine Strategiesitzung ist also für ein Unternehmen unerlässlich, um seine Strategie erfolgreich umsetzen zu können. Sie gibt den Beteiligten klare und erreichbare Ziele und eine Richtung vor, so dass jeder weiß, wohin das Unternehmen steuert und wie man gemeinsam dorthin gelangt.

Welche Instrumente werden für eine Strategiesitzung benötigt?

Um die Effektivität Ihrer Strategiesitzung zu maximieren, ist es wichtig, die richtigen Instrumente einzusetzen. Ihre Strategiesitzung besteht aus drei Hauptphasen - der Vorbesprechung, der Besprechung selbst und der Nachbesprechung -, für die jeweils unterschiedliche Tools erforderlich sind.

Wesentliche Tools für die Vorbesprechung

Im Vorfeld der Strategiesitzung sollten Sie die erforderlichen Personen zusammenbringen und einen Raum für den Austausch von Dokumenten und Wissen schaffen. Sie müssen also Terminplanungs-Apps verwenden, um sicherzustellen, dass jeder weiß, wann und wo die Besprechung stattfindet, und eine Plattform für die Zusammenarbeit einrichten.

Terminplanung

Möglicherweise verwendet Ihr Unternehmen bereits eine Terminplanungs- und/oder Kalender-App zur Organisation von Besprechungen, und es ist am besten, die App zu verwenden, mit der Ihre Kollegen bereits vertraut sind. Legen Sie bei der Planung der Besprechung fest, wo die Besprechung stattfinden soll. Wenn die Besprechung virtuell per Videoanruf abgehalten wird, fügen Sie der Einladung klare Anweisungen bei, wie man daran teilnehmen kann.

Wenn Sie die Besprechung persönlich abhalten, überlegen Sie, ob sich jemand per Fernzugriff einwählen muss. Dies kann der Fall sein, wenn Sie hybride Arbeitnehmer und/oder Personen beschäftigen, die im Ausland arbeiten. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Besprechungsraum über die notwendige Ausstattung verfügt, z. B. ein Telefon für Telefonkonferenzen oder einen Laptop für die Teilnahme an Videokonferenzen.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Die Zeit vor der Besprechung ist ein guter Zeitpunkt, um Ihren Raum für die Zusammenarbeit und den Austausch von Dateien einzurichten. Wenn Sie es bereits vor der Sitzung einrichten, haben Sie einen Ort, an dem Sie Dokumente freigeben können, die Ihre Teilnehmer vor der Strategiesitzung lesen müssen. Das bedeutet auch, dass die Teilnehmer nach der Besprechung sofort damit arbeiten können, so dass jeder sofort loslegen kann.

Möglicherweise verwendet Ihr Unternehmen bereits eine spezielle Kommunikations-/Messaging-App, wie Slack oder Microsoft Teams. Wenn dies der Fall ist, können Sie einen eigenen Kanal für die Strategiesitzung einrichten und alle Teilnehmer hinzufügen, damit sie miteinander über das Projekt kommunizieren können.

Wenn Sie gemeinsam an Dokumenten arbeiten, benötigen Sie möglicherweise eine spezifischere Plattform zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten, wie z. B. Google Workspace. Damit können Einzelpersonen gemeinsam an Dokumenten arbeiten und eine einfache Verbindung zu Google Chat und Google Meet herstellen, die für die Kommunikation und für Remote-Meetings genutzt werden können.

Wenn das Projekt eine intensivere Zusammenarbeit erfordert, kann eine umfassendere Projektmanagement-Plattform wie Basecamp oder Monday.com erforderlich sein. Damit können Sie Tickets erstellen und zuweisen, Fristen setzen und alles an einem Ort haben, auf den die Beteiligten leicht zugreifen können.

Hilfsmittel für die Strategiesitzung

Während der Strategiesitzung müssen Sie sicherstellen, dass es klare Möglichkeiten gibt, mit den Teilnehmern zu kommunizieren, und dass Sie ausreichend Gelegenheit haben, zusammenzuarbeiten und das Gesagte festzuhalten.

Präsentationen

Es kann hilfreich sein, in einer Strategiesitzung eine Präsentation zu zeigen, in der die Unternehmensziele dargelegt werden. Wenn sie als Einleitung verwendet wird, vermittelt sie den Teilnehmern eine klare Vorstellung von den Zielen, den verfügbaren Ressourcen und den zu berücksichtigenden Zeitrahmen.

Wenn Sie in Ihrer Strategiesitzung eine Präsentation verwenden, müssen Sie Präsentationsmittel wie Projektionsflächen nutzen. Eine tragbare Projektionswand kann von Vorteil sein, wenn Sie fortlaufende Strategiebesprechungen in verschiedenen Besprechungsräumen abhalten oder einen Besprechungsraum wählen, der bereits über eine an der Wand befestigte Projektionswand verfügt.

Nobo bietet verschiedene Projektionswände in unterschiedlichen Größen an, die sich perfekt für alle Arten von Besprechungen eignen. Unsere Projektionswände liefern ein scharfes, detailliertes Bild, das von jedem Teilnehmer problemlos gesehen werden kann, so dass alle immer auf dem gleichen Stand sind. Unsere tragbaren Projektionswände lassen sich leicht wegräumen, wenn sie nicht gebraucht werden, und unsere an der Wand befestigten Leinwände können über einem Whiteboard angebracht und dann weggeräumt werden, wenn die Präsentation beendet ist und die gemeinsame Arbeit beginnt.

Gemeinsame Arbeit

Während der Strategiesitzung sollten Sie in der Lage sein, Ideen zu sammeln und festzuhalten. Eine der besten Möglichkeiten, dies zu tun, ist die Verwendung eines whiteboard. Auf einem großen Whiteboard können Sie Fragen, Herausforderungen und Lösungen notieren, die während der Besprechung aufgeworfen werden, so dass die Teilnehmer genau sehen können, was vor sich geht.

Es kann praktisch sein, Ihre Notizen auf dem Whiteboard farblich zu kennzeichnen, um alles klar und übersichtlich zu halten. Nobo bietet ein praktisches Whiteboard-Zubehör- und Reinigungsset an, das farbige Trockenlöschstifte, Magnete, Reinigungstücher und einen Whiteboard-Radierer enthält, so dass Sie alles haben, was Sie für ein produktives Strategie-Meeting brauchen.

Wenn Sie gemeinsame Notizen machen und diese aufbewahren wollen, brauchen Sie ein Flipchart. Mit einem Flipchart können Sie jede Seite für verschiedene Ansätze oder Abteilungen verwenden und sie dann zusammenfügen, indem Sie sie zum Beispiel an einem magnetischen Whiteboard befestigen. Nach der Besprechung können Sie die Seiten aufbewahren und vielleicht einen Teilnehmer bitten, sie in einer Softcopy aufzuschreiben oder Fotos zu machen und sie auf Ihre Kollaborationsplattform hochzuladen, damit die Teilnehmer darauf zurückgreifen können.

Notizen machen

Schließlich sollten Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer alles haben, was sie für ihre eigenen Notizen brauchen. In diesem Fall sollten Sie Ersatzstifte bereithalten, um Verzögerungen in der Besprechung zu vermeiden.

Einige Teilnehmer ziehen es vielleicht vor, sich Notizen auf ihren eigenen Laptops zu machen. In diesem Fall müssen Sie sicherstellen, dass der Besprechungsraum über ausreichend Ladestationen verfügt, damit die Teilnehmer während der gesamten Besprechung mit Strom versorgt werden können.

Post-Meeting-Tools für die Nachbereitung und Durchführung

Wir haben bereits erörtert, wie Sie Collaboration-Tools und Projektmanagement-Software einsetzen müssen, um die Ergebnisse Ihrer Strategiebesprechungen effektiv umzusetzen. Die Zeit nach der Sitzung muss auch Gelegenheit zur Analyse, Anpassung und zum Einholen von Feedback bieten.

Datenanalyse

Die Analyse von Daten ist ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass Ihre Strategiesitzung ihre Ziele erreicht. Daher müssen Sie während des gesamten Zeitraums nach der Sitzung Daten sammeln. Diese Daten sollten mit Ihren Unternehmenszielen übereinstimmen - wenn also Ihre Unternehmensstrategie eine Umsatzsteigerung vorsieht, sollten Sie Verkaufsdaten sammeln und überwachen.

Es ist von Vorteil, nach der ersten Strategiesitzung Folgegespräche zu führen, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt. Bei diesen Treffen sollten Sie die gesammelten Daten präsentieren, damit die Ergebnisse diskutiert werden können und der Plan angepasst werden kann, falls die Zahlen verbessert werden müssen.

Feedback und Erhebungsinstrumente

Sie sollten versuchen, während der gesamten Projektdauer laufend Feedback zu sammeln. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder die Möglichkeit hat, etwaige Bedenken, die nach der Sitzung aufgekommen sind, vorzubringen. Oft wird nicht alles berücksichtigt, und Probleme tauchen vielleicht erst auf, wenn das Projekt bereits angelaufen ist. Sie können Umfragetools wie SurveyMonkey oder Google Forms verwenden, um Umfragen zu erstellen und Feedback einzuholen.

Indem Sie regelmäßig Feedback von den Beteiligten einholen, können Sie sicherstellen, dass kein Problem unter dem Radar verschwindet. Sie können Ihre laufenden Strategiesitzungen nutzen, um Probleme anzusprechen und gemeinsam mit anderen Beteiligten Lösungen zu finden. Dies wird die erfolgreiche Umsetzung der Unternehmensstrategie unterstützen.

Sind Sie bereit für Ihr Strategie-Meeting?

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