Besprechungen sind in der Arbeitswelt von unschätzbarem Wert, denn sie helfen den Menschen, zusammenzuarbeiten, Entscheidungen zu treffen und Fortschritte zu verfolgen. Die Flut von Sitzungen hat jedoch zu einem unvorhergesehenen Preis geführt - der Sitzungsmüdigkeit. Dies ist leider ein weit verbreitetes Problem, das Berufstätige aller Branchen betrifft und zu verminderter Produktivität und erhöhtem Stresslevel führt.

Als Experten für produktive Meetings gehen wir in diesem Blog der Frage nach, was genau Meeting-Müdigkeit ist, welche Auswirkungen sie auf den Einzelnen und die Produktivität hat und wie man sie erkennt. Wir gehen der Frage nach, wie sie vermieden werden kann, und bieten praktische Strategien und Anleitungen, um effiziente und ansprechende Meetings zu gewährleisten.

Was ist Meeting-Müdigkeit?

Unter Meeting-Müdigkeit versteht man das Gefühl der Erschöpfung, des Stresses und der Frustration, das sich einstellt, wenn man an zu vielen Meetings teilnimmt.

Meeting-Müdigkeit kann entstehen, wenn sich jemand durch die vielen Meetings, die er jede Woche oder sogar jeden Tag besuchen muss, überfordert fühlt. Sitzungsmüdigkeit kann auch entstehen, wenn Sitzungen zu lange dauern und die Strukturen und/oder Ziele unklar sind.

Die Auswirkungen von Sitzungsmüdigkeit

Sitzungsmüdigkeit kann eine Reihe von negativen Auswirkungen haben. Sie kann sich negativ auf den Einzelnen auswirken, indem sie unangemessenen Stress und Ängste verursacht. Wenn jemand viele Sitzungen zu absolvieren hat, kann er sich wahrscheinlich nicht auf seine übliche Arbeit konzentrieren. Dies kann dazu führen, dass die Arbeit immer mehr zunimmt und der Einzelne sich überfordert fühlt. Dies kann der Fall sein, wenn jemand an einem Tag viele Besprechungen zu absolvieren hat, aber auch, wenn diese Besprechungen über den Tag verteilt sind. Wenn jemand zwischen den Besprechungen nicht genügend Zeit hat, um sich auf seine Arbeit zu konzentrieren, könnte er in Verzug geraten.

Eine weitere negative Auswirkung von Besprechungsmüdigkeit ist die Produktivität der Besprechungen. Die Teilnehmer sind möglicherweise unkonzentriert, hören nicht auf das, was gesagt wird, und verpassen wichtige Informationen, entweder weil sie erschöpft sind oder weil sie an andere Dinge denken, die erledigt werden müssen. Sie können auch desinteressiert sein und vermeiden es, Ideen und Details beizusteuern, die für eine erfolgreiche und produktive Besprechung erforderlich wären.

Was sind die Warnzeichen für Besprechungsmüdigkeit?

Wie bereits erwähnt, ist eine Auswirkung und ein Symptom von Besprechungsmüdigkeit, dass Personen gestresst, ängstlich und mit Arbeit überlastet sind. Dies kann sich in Besprechungen zeigen, wenn Personen, die sich normalerweise engagieren, desinteressiert zu sein scheinen und keinen Beitrag leisten.

Ein weiteres Warnzeichen für Besprechungsmüdigkeit ist, dass Mitarbeiter Besprechungen vermeiden. Sie können in letzter Minute absagen oder häufig darum bitten, Termine in die Zukunft zu verlegen. Dies kann vor allem bei regelmäßigen Besprechungen, die jede Woche stattfinden, der Fall sein.

Besprechungsmüdigkeit kann sich auch durch verpasste Projekttermine zeigen. Wenn die Mitarbeiter den größten Teil ihrer Zeit in Sitzungen verbringen müssen, können sie ihre Arbeit nicht fortsetzen. Dies wird zweifellos dazu führen, dass Termine nicht eingehalten werden können, weil die Arbeit nicht erledigt werden kann. Dies kann zu einer weiteren Ermüdung der Besprechungen beitragen, da bei Projektbesprechungen weniger Aktualisierungen vorgenommen werden, was zu einer vergeudeten Besprechung führt.

Wie man Besprechungsmüdigkeit verhindern kann

Es gibt eine Reihe von Maßnahmen, die ergriffen werden können, um Besprechungsmüdigkeit zu vermeiden und eine gesunde und produktive Besprechungskultur in einem Unternehmen zu schaffen.

Halten Sie nur dann eine Besprechung ab, wenn es unbedingt notwendig ist

Besprechungen können ein hilfreiches und praktisches Instrument sein, das die Kommunikation verbessert und den Mitarbeitern eine Plattform bietet, um Anliegen vorzubringen und Probleme gemeinsam zu lösen. Es ist jedoch nicht immer die beste Option, ein Treffen abzuhalten. Wenn ein Teamleiter beispielsweise aktuelle Informationen zu einem Projekt wünscht, ist es vielleicht besser, stattdessen einen Projektbericht von den Mitarbeitern anzufordern, die daran arbeiten. Dieser Bericht kann immer an andere Teammitglieder verteilt werden, um sicherzustellen, dass alle über die notwendigen Aktualisierungen verfügen, aber er kann auch bedeuten, dass die Mitarbeiter keine Zeit mit der Teilnahme an einer Besprechung verschwenden, an der sie nicht teilnehmen müssen.

Sie könnten auch Ihre regelmäßigen Besprechungen überprüfen. Für die Kommunikation im Team kann es hilfreich sein, regelmäßige Treffen für alle Teammitglieder abzuhalten, um die anderen darüber zu informieren, woran sie arbeiten und wo sie eventuell Unterstützung benötigen. Es könnte jedoch von Vorteil sein, zu prüfen, wie oft Sie dieses Treffen abhalten. Wenn Sie derzeit eine tägliche Teambesprechung haben, kann diese auf eine wöchentliche reduziert werden? Wenn Sie derzeit eine einstündige wöchentliche Teamsitzung abhalten, kann diese auf 30 Minuten reduziert werden? Notieren Sie sich, was derzeit in Ihrer regulären Besprechung gesagt wird, und suchen Sie nach Möglichkeiten, es zu verkürzen oder zu reduzieren.

Planen Sie eine knappe Besprechung

Wenn Sie entschieden haben, dass eine Besprechung notwendig ist, können Sie eine knappe Tagesordnung planen. Stellen Sie sicher, dass die Tagesordnung die wichtigsten Punkte enthält, die das Ziel der Sitzung erfüllen. Sie können diese an die Teilnehmer verschicken, wenn Sie sie zu der Besprechung einladen.

Eine Tagesordnung lässt die Teilnehmer wissen, was sie von der Besprechung erwarten können, und gibt ihnen die Gewissheit, dass ihre Zeit bei der Teilnahme nicht verschwendet wird. Es hilft auch, die Besprechung auf Kurs zu halten und zu verhindern, dass sich die Teilnehmer auf Nebenschauplätze begeben, die für die Besprechung oder die anderen Teilnehmer nicht relevant sind.

Laden Sie nur die wichtigsten Personen ein

Sobald Sie das Hauptziel der Besprechung kennen und die Tagesordnung haben, können Sie entscheiden, wer teilnehmen muss. Sie sollten versuchen, nur diejenigen einzuladen, die von der Teilnahme an der Sitzung profitieren werden, und vermeiden, Personen einzuladen, die nur "vielleicht" gebraucht werden. Wenn Sie während der Besprechung eine Frage an einen nicht anwesenden Kollegen stellen müssen, können Sie ihn jederzeit anrufen oder ihm eine Nachricht schicken. Auf diese Weise können sie Informationen weitergeben, ohne an einer ganzen Besprechung teilnehmen zu müssen, die für sie möglicherweise nicht relevant ist.

Oft ist es besser, nur ein oder zwei Personen aus einem bestimmten Team oder einer Abteilung einzuladen, anstatt das gesamte Team. Die Anwesenden können die Informationen jederzeit an den Rest ihres Teams weitergeben, oder Sie können das Protokoll weiterleiten, damit alle auf dem Laufenden bleiben. 

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer teilnehmen soll, können Sie die Teilnehmer einzeln fragen oder sie auf "freiwilliger" Basis einladen, damit sie selbst entscheiden können. Sie können die Tagesordnung auch an einem zentralen Ort aushängen, z. B. an einem schwarzen Brett in einem Gemeinschaftsbereich, und den Teilnehmern die Möglichkeit geben, daran teilzunehmen, wenn sie der Meinung sind, dass es für sie von Vorteil ist.

Achten Sie darauf, dass die Besprechung konzentriert abläuft

Verwenden Sie die Tagesordnung, um sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg bleiben. Oft werden Sitzungen unterbrochen, weil jemand ein Anliegen vorbringt, das nicht ganz relevant ist, oder weil ein Punkt angesprochen wird, der eine eigene Diskussion auslöst. Oftmals sind dies lohnende Gespräche, aber das Treffen ist vielleicht nicht der geeignetste Ort dafür.

Versuchen Sie, tangentiale Diskussionen auf ein Minimum zu beschränken. Wenn sich eine wertvolle Diskussion ergibt, die nicht für die Sitzung relevant ist, notieren Sie, dass sie nach der Sitzung fortgesetzt wird. Die beteiligten Personen können entweder länger an der Besprechung teilnehmen, oder es wird eine separate Besprechung oder ein Telefonat organisiert.

Verwenden Sie hilfreiche Hilfsmittel

Eine Möglichkeit, das Engagement der Teilnehmer in einer Besprechung aufrechtzuerhalten, ist der Einsatz visueller Kommunikationsmittel. Sie können zum Beispiel ein Whiteboard verwenden, um sich während einer Besprechung Notizen zu machen und die Ideen der Teilnehmer zu notieren. So haben die Teilnehmer etwas, auf das sie sich beziehen und auf das sie aufbauen können, was zu einer besseren Zusammenarbeit beiträgt.

Sie können auch Projektionsflächen nutzen, wenn Sie eine Präsentation verwenden. Dies kann dazu beitragen, die Aufmerksamkeit der Menschen aufrechtzuerhalten, da sie etwas haben, das sie sich ansehen und zu dem sie sich Notizen machen können. Sie können die Präsentation dann nach der Besprechung an die Teilnehmer weitergeben, damit diese sich darauf beziehen können.

Beauftragen Sie jemanden mit der Protokollführung oder der Anfertigung von Notizen

Jemand, der an der Besprechung teilnimmt, sollte für die Protokollführung oder die Anfertigung von Notizen verantwortlich sein. Darin sollten die zugewiesenen Aufgaben und die Personen, denen sie zugewiesen wurden, sowie die ermittelten Risiken und die Folgemaßnahmen aufgeführt werden. Sie sollte Fristen für Aufgaben und Projekte sowie die nächsten Schritte enthalten.

Diese Notizen sollten dann an alle Teilnehmer der Sitzung verteilt werden. Es könnte auch hilfreich sein, sie an relevante Personen zu senden, die nicht an der Besprechung teilgenommen haben, aber jetzt vielleicht eine projektbezogene Verantwortung haben oder an der nächsten Besprechung teilnehmen müssen.

Ermutigen Sie zu Feedback

Schließlich sollten Sie zur Vermeidung von Besprechungsmüdigkeit in Ihrer Organisation regelmäßiges Feedback von den Mitarbeitern einholen. Der Einzelne sollte sich wohl fühlen, wenn er ehrliches und konstruktives Feedback zu den Sitzungen geben kann, z. B. wenn er der Meinung ist, dass die Sitzungen besser strukturiert sein könnten oder weniger Sitzungen erforderlich sind.

Feedback kann über anonyme Umfragen eingeholt werden, wenn Sie sicherstellen wollen, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, ehrliche Meinungen abzugeben. Sie können die Teilnehmer auch einfach per E-Mail fragen, wie sie das Treffen fanden und ob es ihrer Meinung nach verbessert werden könnte. Sie sollten sich dann bemühen, auf relevantes Feedback zu reagieren und Ihre Meeting-Kultur zu verbessern.

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