Unternehmen auf der ganzen Welt sehen sich einem intensiven Wettbewerb und ständig steigenden Kundenanforderungen gegenüber. Um die Nase vorn zu haben, müssen Unternehmen ihre Abläufe kontinuierlich bewerten und optimieren. Ein leistungsfähiges Instrument, das in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen hat, ist die Wertstromanalyse (VSM). VSM ist eine visuelle und analytische Technik, die dazu dient, Verschwendung zu erkennen und zu beseitigen, Prozesse zu rationalisieren und die Effizienz des Unternehmens insgesamt zu verbessern. In diesem Blogbeitrag gehen wir näher auf die Wertstromanalyse ein und erläutern, wie Sie sie in die Praxis umsetzen können und welche Tools Ihnen dabei am besten helfen.

Was ist Wertstromanalyse?

Unter Wertstromanalyse versteht man die Erstellung einer visuellen Darstellung des gesamten Prozesses oder "Wertstroms", den ein Produkt oder eine Dienstleistung durchläuft, von der ersten Kundenanfrage bis zur Lieferung. Diese Karte hilft dabei, sowohl wertschöpfende als auch nicht wertschöpfende Aktivitäten (Verschwendung) zu identifizieren, so dass Unternehmen ihre Prozesse systematisch optimieren können.

Was sind die wichtigsten Grundsätze der Wertstromanalyse?

• Kundenzentrierung

VSM beginnt mit einem tiefen Verständnis der Kundenbedürfnisse und richtet alle Aktivitäten darauf aus, diese Bedürfnisse effizient zu erfüllen.

• Flussoptimierung

Sie zielt darauf ab, einen reibungslosen und ununterbrochenen Arbeitsfluss durch den Wertstrom zu schaffen und Verzögerungen und Engpässe zu reduzieren.

• Abfallreduzierung

VSM identifiziert und eliminiert verschiedene Arten von Verschwendung, wie Überproduktion, Wartezeiten, Fehler und Überbestände.

• Kontinuierliche Verbesserung

Der VSM-Prozess ist ein fortlaufender Prozess, der Unternehmen dazu anregt, kontinuierlich nach Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer Abläufe zu suchen.

Wie führt man eine Wertstromanalyse durch?

Die beste Methode zur Durchführung von VSM ist ein Meeting. Sie kann Teil des Treffens sein oder die Grundlage für das gesamte Programm bilden. In den Besprechungsnotizen sollten Sie genau hervorheben, was den Teilnehmern vermittelt werden soll. Bei der Wertanalyse kann es sich um den Weg eines Produkts von den Rohstoffen bis zum Kunden oder um einen bestimmten Prozess in Ihrem Unternehmen handeln, der rationalisiert werden muss.

Achten Sie bei der Auswahl der Teilnehmer darauf, dass Sie alle Teammitglieder einbeziehen, die einen wertvollen Beitrag leisten können und/oder die von den Entscheidungen betroffen sind, die als Ergebnis des VSM getroffen werden könnten. Die Zusammenstellung eines funktionsübergreifenden Teams gewährleistet eine ganzheitliche Sicht auf den Prozess, der abgebildet werden soll.

Eine gute Möglichkeit, damit zu beginnen, ist die Abbildung des aktuellen Zustands. Zeichnen Sie eine Zeitleiste von links nach rechts, die den Prozess von Anfang bis Ende darstellt. Sie können Symbole, Etiketten und farbige Stifte verwenden, um verschiedene Elemente zu unterscheiden. Für den Anfang sind die gebräuchlichsten Symbole:

• Rechtecke - Prozesse
• Dreiecke - Inventar
• Pfeile - Fluss
• Rauten - Entscheidungspunkte

Während der Abbildung des aktuellen Zustands können Sie Ihre visuelle Darstellung mit Daten, der Identifizierung von Verschwendung und Metriken ergänzen.

Anschließend können Sie mit der Darstellung des zukünftigen Zustands fortfahren. Dies beginnt manchmal mit einem Brainstorming über potenzielle Verbesserungen auf der Grundlage einer Bestandsaufnahme des aktuellen Zustands. Als Team können Sie den idealen Prozess abbilden und sogar Metriken neu berechnen, um die Auswirkungen Ihrer potenziellen Verbesserungen zu sehen.

Nach der VSM-Sitzung müssen Sie alle relevanten Interessengruppen über die Änderungen informieren und bei Bedarf Schulungen anbieten, um sicherzustellen, dass alle den neuen Prozess verstehen und sich daran anpassen können.

Tools für das Wertstrom-Mapping

Das visuelle Element des Wertstrom-Mappings ist wichtig, da die Technik sonst unwirksam ist. Um effektive VSM-Diagramme zu erstellen, benötigen Sie die richtigen Werkzeuge.

• Papier und Whiteboards

Manchmal sind die einfachsten Werkzeuge die effektivsten. Sie können VSM-Diagramme auf Papier und Whiteboards während Brainstorming-Sitzungen oder kollaborativen Workshops erstellen. Die Teammitglieder können die Karte manuell zeichnen und mit Anmerkungen versehen.

• Post-it-Zettel

Post-it-Zettel können in Verbindung mit einem Whiteboard oder einem großen Blatt Papier verwendet werden. Sie sind praktisch für die Erfassung von Informationen, die Kennzeichnung von Prozessschritten und die einfache Neupositionierung von Elementen während Brainstorming- und Mapping-Sitzungen.

 

• Excel

Microsoft Excel ist ein vielseitiges Werkzeug für die Erstellung grundlegender VSM-Diagramme. Sie können die Formen und Linien von Excel verwenden, um Prozessschritte und Abläufe darzustellen. Es bietet zwar nicht die visuelle Attraktivität spezialisierter VSM-Software, ist aber leicht verfügbar und benutzerfreundlich.

• Microsoft Visio

Microsoft Visio ist ein spezielles Diagrammwerkzeug, das VSM-Vorlagen bietet. Es bietet eine strukturiertere und professionellere Möglichkeit, VSM-Diagramme zu erstellen, mit Formen und Symbolen, die speziell für das Mapping entwickelt wurden.

• Lucidchart

Lucidchart ist ein Online-Diagramm-Tool, das Vorlagen für die Erstellung von VSM-Diagrammen bietet. Es ist kollaborativ, d. h. mehrere Teammitglieder können gleichzeitig an demselben Diagramm arbeiten. Lucidchart lässt sich auch in andere Unternehmenssoftware wie Microsoft Office und Google Workspace integrieren.

• Visme

Visme ist ein vielseitiges Online-Design- und Infografik-Tool, das zur Erstellung von VSM-Diagrammen verwendet werden kann. Es bietet eine breite Palette von Symbolen, Formen und Vorlagen zur Darstellung verschiedener Elemente Ihres Wertstroms. Es ist benutzerfreundlich und hilft Ihnen, visuell ansprechende Diagramme zu erstellen.

• Miro

Miro ist eine Online-Plattform für kollaborative Whiteboards, die für die visuelle Zusammenarbeit entwickelt wurde. Es eignet sich hervorragend für virtuelle Teams oder Fernworkshops. Sie können VSM-Diagramme erstellen, Haftnotizen hinzufügen und in Echtzeit zusammenarbeiten.

• SmartDraw

SmartDraw ist eine Diagrammsoftware, die Vorlagen für VSM und andere Diagramme bietet. Es bietet eine Vielzahl von Anpassungsmöglichkeiten und lässt sich in Microsoft Office und andere Tools integrieren.

• Tallyfy

Tallyfy ist ein Prozessmanagement- und Workflow-Automatisierungstool, das zur Erstellung von VSM-Diagrammen verwendet werden kann. Es ist besonders nützlich, wenn Sie Ihre Wertstromprozesse gleichzeitig dokumentieren und automatisieren wollen.

• Kumu

Kumu ist eine webbasierte Plattform zur Erstellung von Systemlandkarten, die für das Wertstrom-Mapping angepasst werden können. Es ist ein fortschrittlicheres Werkzeug zur Visualisierung komplexer Systeme und Beziehungen innerhalb eines Wertstroms.

• Gliffy

Gliffy ist ein Online-Diagrammwerkzeug, das Vorlagen für VSM bietet. Es ist einfach zu bedienen und bietet Funktionen für die Zusammenarbeit im Team.

Bei der Auswahl eines Office-Tools für die Wertstromanalyse sollten Sie die Präferenzen Ihres Teams, die Komplexität Ihrer Prozesse und die Notwendigkeit von Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit berücksichtigen. Welches Tool für Ihr Unternehmen das richtige ist, hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und dem Detailgrad ab, den Sie in Ihren VSM-Diagrammen erfassen möchten.