Die Leitung einer effektiven Entscheidungssitzung kann eine entmutigende Aufgabe sein, insbesondere wenn viele Interessengruppen mit unterschiedlichen Perspektiven und Meinungen beteiligt sind. Bei sorgfältiger Planung und Durchführung kann eine Entscheidungssitzung jedoch ein wirkungsvolles Instrument sein, um Fortschritte zu erzielen und Ihre Unternehmensziele zu erreichen. In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen Tipps, wie Sie eine effektive Entscheidungssitzung leiten können.

Was ist eine Entscheidungssitzung?

Bei Entscheidungsfindungssitzungen kommen ausgewählte Mitglieder eines Unternehmens zusammen, um wichtige Entscheidungen, die sich auf die Ziele und Ergebnisse der Organisation auswirken, zu diskutieren, zu bewerten und zu treffen. In der Regel werden auch Interessengruppen einbezogen, die ein persönliches Interesse am Ergebnis der Entscheidung haben.

Der Zweck einer Entscheidungssitzung besteht darin, alle relevanten Informationen zu prüfen, verschiedene Perspektiven zu berücksichtigen und die beste Vorgehensweise zur Erreichung eines bestimmten Ziels zu bestimmen. Diese Art von Besprechung wird häufig zur Behandlung komplexer Themen verwendet, die Beiträge und Feedback von mehreren Personen erfordern.

Definieren Sie die zu treffende Entscheidung

Bevor Sie eine Entscheidungssitzung einberufen, sollten Sie die zu treffende Entscheidung klar definieren. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen und dass sich die Sitzung auf die wichtigsten Themen konzentriert. Eine klar definierte Entscheidung wird auch dazu beitragen, die Diskussion zu lenken und die Sitzung auf Kurs zu halten.

Um dies in einen Zusammenhang zu bringen: Wenn Sie eine Sitzung abhalten, um über eine neue Produktfunktion zu entscheiden, sollten Sie das Problem, das die Funktion lösen soll, und die Ziele, die die Funktion erreichen soll, klar definieren. Das Notieren der wichtigsten Punkte auf einem Flipchart  ist eine großartige visuelle Hilfe, die den Teilnehmern helfen kann, auf dem richtigen Weg zu bleiben und zurückzukehren, falls das Treffen in die falsche Richtung geht.

Identifizierung der wichtigsten Interessengruppen

Sobald Sie die zu treffende Entscheidung definiert haben, ist es wichtig, die Schlüsselpersonen zu bestimmen, die von der Entscheidung betroffen sein werden. Dazu gehören sowohl interne als auch externe Stakeholder, die ein persönliches Interesse am Ergebnis der Entscheidung haben könnten.

Durch die frühzeitige Ermittlung der wichtigsten Interessengruppen können Sie sicherstellen, dass jeder die Möglichkeit hat, seinen Beitrag zu leisten, und dass alle Perspektiven berücksichtigt werden. Dies kann dazu beitragen, spätere Überraschungen im Entscheidungsprozess zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten zufrieden sind.

Erstellen Sie eine Tagesordnung

Eine Sitzungsagenda ist für jede Entscheidungsfindung unerlässlich. Sie gibt der Sitzung eine klare Struktur, hilft die Diskussion auf Kurs zu halten, und stellt sicher, dass alle wichtigen Punkte behandelt werden. Die Tagesordnung sollte allen Teilnehmern vor der Sitzung mitgeteilt werden, damit sie die Möglichkeit haben, sich vorzubereiten. Sie können die Tagesordnung immer auf einem Whiteboard notieren, damit Sie leicht Korrekturen vornehmen können, bevor Sie die endgültige Tagesordnung in Schwarz-Weiß festlegen. Sie können auch ein mobiles Whiteboard  verwenden, um die Tagesordnung während des Meetings anzuzeigen.

Die Tagesordnung sollte die folgenden Elemente enthalten:

• Einführung und Begrüßung
• Überprüfung der zu treffenden Entscheidung
• Präsentation von Informationen und Daten
• Diskussion und Debatte
• Entscheidungsfindungsprozess und Kriterien
• Nächste Schritte und Folgemaßnahmen

Sammeln von Informationen

Vor der Entscheidungssitzung ist es wichtig, alle relevanten Informationen und Daten zu sammeln. Dazu gehören sowohl quantitative und qualitative Daten als auch alle anderen relevanten Informationen, die den Teilnehmern helfen, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Die Informationen sollten klar und prägnant dargestellt werden, gegebenenfalls mit visuellen Hilfsmitteln wie Diagrammen und Tabellen. Dies wird dazu beitragen, dass die Teilnehmer ein gemeinsames Verständnis der Situation haben und in der Lage sind, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Förderung von Beteiligung und Diskussion

Während der Entscheidungssitzung ist es wichtig, die Teilnehmer zur Teilnahme und zur Diskussion anzuregen. Dies kann dazu beitragen, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden und die Entscheidung auf fundierten Informationen beruht.

Als Leiter der Sitzung ist es wichtig, ein sicheres und respektvolles Umfeld zu schaffen, in dem die Teilnehmer ihre Meinung äußern können. Dies kann durch die Festlegung von Grundregeln zu Beginn des Treffens geschehen, z. B. dass die Meinungen der anderen respektiert und persönliche Angriffe vermieden werden. Ermutigen Sie ruhigere Teilnehmer, das Wort zu ergreifen, und lassen Sie nicht zu, dass andere das Gespräch überlagern.

Verwenden Sie einen Entscheidungsprozess

Es ist wichtig, einen strukturierten Entscheidungsprozess zu haben, um sicherzustellen, dass die Entscheidung auf faire und objektive Weise getroffen wird. Es gibt verschiedene Entscheidungsfindungsprozesse, wie z. B. Abstimmung, Konsens und Delegation.

Der Entscheidungsprozess sollte in der Tagesordnung klar umrissen und allen Teilnehmern im Voraus mitgeteilt werden.

Weiterverfolgung und Mitteilung der Entscheidung

Sobald die Entscheidung getroffen wurde, ist es wichtig, mit allen Beteiligten (und Interessengruppen) Kontakt aufzunehmen, um die Entscheidung und die nächsten Schritte zu kommunizieren. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass sich alle Beteiligten der Entscheidung bewusst sind und wissen, welche Rolle sie bei der Umsetzung spielen.

Zeit für die Leitung Ihrer Entscheidungssitzung

Die Leitung einer effektiven Entscheidungssitzung ist für das Erreichen von Geschäftszielen und das Vorantreiben des Fortschritts unerlässlich. Wenn Sie die in diesem Blogbeitrag beschriebenen Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Entscheidungsfindungssitzungen zielgerichtet, produktiv und sachkundig sind.

Denken Sie daran, dass eine effektive Entscheidungsfindung ein Gleichgewicht zwischen datengestützter Analyse und subjektiven Meinungen erfordert. Indem Sie ein sicheres und respektvolles Umfeld schaffen, in dem sich jeder wohlfühlt und seine Meinung äußert, können Sie sicherstellen, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden und die beste Entscheidung für das Unternehmen getroffen wird.

Vorlage für die Tagesordnung einer Entscheidungssitzung

Tagesordnung des Entscheidungstreffens

Nachfolgend finden Sie eine vollständige Vorlage für eine Entscheidungssitzung, die Sie an Ihre Sitzung anpassen können. Sie können zusätzliche Elemente hinzufügen und den Wortlaut an den Ton des Unternehmens anpassen.

Datum:

Zeit:

Standort:

Anwesende:

• Name
• Name
• Name

Tagesordnungspunkte:

Begrüßung und Einführungen

• Neue Teilnehmer vorstellen
• Überprüfung der Tagesordnung

Überprüfung der zu treffenden Entscheidung

• Definieren Sie die Entscheidung klar und deutlich
• Überprüfung der Ziele und Vorgaben

Präsentation von Informationen und Daten

• Präsentation aller relevanten Informationen und Daten
• Verwenden Sie gegebenenfalls visuelle Hilfsmittel wie Diagramme und Tabellen

Diskussion und Debatte

• Förderung der Beteiligung und der Diskussion unter den Teilnehmern
• Schaffung eines sicheren und respektvollen Umfelds

Entscheidungsfindungsprozess und Kriterien

• Skizzieren Sie den zu verwendenden Entscheidungsprozess
• Legen Sie die Kriterien für die Entscheidungsfindung fest

Nächste Schritte und Folgemaßnahmen

• Festlegung der nächsten Schritte und Zuweisung von Aktionspunkten
• Fristen für die Fertigstellung setzen

Sitzung schließen

• Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern für ihre Teilnahme
• Beenden Sie die Sitzung