Wenn Sie zum ersten Mal mit der Aufgabe konfrontiert werden, ein Sitzungsprotokoll zu erstellen, fühlen Sie sich wahrscheinlich überfordert. Wie kann ich nur alles notieren, was gesagt wurde?

Mit den richtigen Hilfsmitteln kann es jedoch ganz einfach sein, die Diskussionen und Entscheidungen, die während einer Sitzung getroffen wurden, festzuhalten. Besprechungsprotokolle sind ein wichtiges Hilfsmittel, um den Fortschritt zu verfolgen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind, und um in der Zukunft darauf zurückgreifen zu können.

Um Ihnen bei der effektiven Erstellung von Besprechungsprotokollen zu helfen, haben wir einige Tipps für Sie zusammengestellt, damit Sie Ihre Fähigkeiten verbessern und klare, präzise und genaue Protokolle erstellen können. Wir stellen Ihnen auch eine kostenlose Vorlage für ein Sitzungsprotokoll zur Verfügung.

Bereiten Sie sich im Voraus vor

Vorbereitung ist das A und O bei der Erstellung eines Sitzungsprotokolls. Sie sollten sich vor der Sitzung mit der Tagesordnung und den Teilnehmern vertraut machen. Auf diese Weise können Sie alle wichtigen Informationen erfassen und sie den richtigen Personen zukommen lassen.

Es kann auch hilfreich sein, eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll auf der Grundlage der Tagesordnung zu erstellen. So bleiben Sie gut organisiert und können sicherstellen, dass Sie für jeden Diskussionspunkt Notizen haben.

Wählen Sie die richtigen Tools

Die Arbeitsweise der Menschen ist unterschiedlich, und die Art und Weise, wie Sie am besten ein Sitzungsprotokoll erstellen, kann sich von der eines Kollegen völlig unterscheiden. Manche Menschen protokollieren gerne direkt auf einem Laptop, andere bevorzugen Stift und Papier oder ein Mini-Whiteboard, so dass Schlüsselwörter und -sätze abgehakt werden können, wenn das Protokoll vollständig niedergeschrieben wird.

Tippen kann von Vorteil sein, vor allem, wenn Sie eine gute Schreibkraft sind. Das Geräusch von klopfenden Tasten kann jedoch für die Teilnehmer der Sitzung störend sein. Handschriftliche Notizen sind ideal, wenn Sie Erfahrung mit der Kurzschrift haben oder Ihr Protokoll erst nach der Sitzung ausfüllen möchten.

Machen Sie klare und präzise Notizen

Es ist wichtig, dass Sie sich während der Sitzung klare und präzise Notizen machen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Sie nach der Besprechung zurückgehen und Ihre Arbeit aufräumen können.

Sie sollten darauf achten, dass Sie aufmerksam zuhören und die wichtigsten Punkte festhalten. Es ist wichtig, dass Sie objektiv bleiben.

Manche Menschen tippen gerne Besprechungsnotizen ab, damit sie sie später leichter bearbeiten können. Wenn dies nicht möglich ist, schreiben Sie nicht jedes einzelne Wort auf, sondern verwenden Sie Stichwörter und Phrasen, auf denen Sie später aufbauen können.

Identifizieren Sie die wichtigsten Punkte

Die Entscheidung, welche wichtigen Punkte beim Protokollieren einer Besprechung notiert werden sollen, kann verwirrend sein. Allzu oft versuchen die Protokollanten, zu viele Informationen abzudecken, was dazu führt, dass sie den nächsten Punkt der Tagesordnung verpassen.

Sie können die wichtigsten Punkte identifizieren, indem Sie auf Folgendes achten:

• Entscheidungen, die getroffen werden
• Aktionen, die zugewiesen werden
• Neue Informationen, die weitergegeben werden
• Fragen, die aufgeworfen werden

Halten Sie die Entscheidungen und Aktionen fest

Entscheidungen und Aktionen sind die wichtigsten Themen, die Sie in Ihrem Sitzungsprotokoll festhalten sollten. Diese Informationen werden sich auf die Zukunft auswirken und allen helfen, auf das gleiche Ziel hinzuarbeiten.

Bei der Aufzeichnung von Entscheidungen und Maßnahmen ist es wichtig, sich darüber klar zu werden, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist und bis wann sie erledigt werden müssen. Vielleicht möchten Sie auch eine Frist für jede Aufgabe angeben.

Zusammenfassung erstellen

Am Ende Ihrer Besprechungsnotizen ist es hilfreich, die Diskussion zusammenzufassen. So können Sie eine Schlussfolgerung ziehen und sicherstellen, dass alle Beteiligten wissen, wie es weitergehen soll.

Ihre Zusammenfassung sollte kurz und prägnant sein. Es sollte die wichtigsten Punkte der Diskussion sowie alle getroffenen Entscheidungen oder Maßnahmen enthalten.

Korrekturlesen des Protokolls

Sobald Sie eine endgültige Version Ihres Sitzungsprotokolls abgetippt haben, ist es wichtig, dass Sie es sorgfältig Korrektur lesen. Sie sollten sicherstellen, dass sie fehlerfrei sind und die gewünschten Informationen korrekt wiedergeben.

Es kann hilfreich sein, einen Kollegen zu bitten, Ihre Sitzungsprotokolle für Sie Korrektur zu lesen. Manchmal entdeckt Ihr Auge keine Fehler in der Arbeit, auf die Sie sich konzentriert haben.

Verteilen Sie das Protokoll

Sobald Ihr Protokoll korrekturgelesen und fehlerfrei ist, können Sie es an die Sitzungsteilnehmer verteilen. Sie können die Protokolle per E-Mail versenden oder auf einem gemeinsamen Laufwerk ablegen.

Es ist wichtig, die Protokolle nach der Besprechung schnell zu verteilen, damit alle Teilnehmer die Informationen haben, die sie brauchen, um die Maßnahmen und Entscheidungen weiterzuverfolgen.

Das effektive Führen von Besprechungsprotokollen ist eine wichtige Fähigkeit, die Ihnen helfen kann, effektiver zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Besprechungsprotokolle verfassen, die klar, prägnant und genau sind. Nachfolgend finden Sie eine kostenlose Vorlage für ein Besprechungsprotokoll, die Ihnen bei der Dokumentation einer Besprechung helfen soll.

Vorlage für ein Besprechungsprotokoll

Besprechungsdatum: wird normalerweise als Tag-Monat-Jahr mit führenden Nullen angezeigt.

Besprechungszeit: wird in der Regel in der 24-Stunden-Notation angezeigt.

Besprechungsort: kann virtuell oder in einem bestimmten Raum sein.

Teilnehmer: alle physisch und virtuell anwesenden Personen auflisten.

Abwesende: alle eingeladenen Personen auflisten, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten.

Tagesordnung: Skizzieren Sie die Tagesordnung, die vor der Sitzung verteilt wurde.

Protokoll: Dieser Abschnitt sollte die Diskussionen zu den Sitzungspunkten wiedergeben, die keine Beschlüsse oder Aktionen darstellen.

Beschlüsse und Aktionen: Geben Sie die Ergebnisse wieder, gegebenenfalls einschließlich der Fristen für Aktionen.

Nächste Schritte: Dies ist ein idealer Ort, um Datum und Uhrzeit der nächsten Sitzung festzulegen.

Notizen: Heben Sie alle zusätzlichen Informationen hervor, die nützlich sind.

Verteilung: Geben Sie an, wie die Sitzungsnotizen verteilt werden.