Bei der Schaffung eines integrativen Arbeitsplatzes geht es nicht nur um die räumlichen Gegebenheiten, sondern auch darum, dass alle Menschen in vollem Umfang an allen Aspekten des Arbeitslebens teilhaben können. Meetings sind für viele Teams ein zentraler Bestandteil der Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung, können aber für Menschen mit Behinderungen eine Herausforderung darstellen, wenn sie nicht barrierefrei durchgeführt werden.

Von Seh- oder Hörbehinderungen bis hin zu Menschen mit neurodiversen Störungen oder Mobilitätsproblemen haben verschiedene Personen unterschiedliche Bedürfnisse, um zu kommunizieren und an Meetings teilzunehmen. In diesem Leitfaden stellen wir Ihnen einige praktische Strategien und Ansätze vor, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihre Besprechungen barrierefrei sind und jeder einen sinnvollen Beitrag leisten kann.

Planung einer barrierefreien Besprechung

Das Wichtigste bei der Planung einer barrierefreien Besprechung ist es, mit den Personen zu sprechen, die möglicherweise Probleme mit der Barrierefreiheit haben. Sie können beraten, wie eine Sitzung am besten angepasst werden kann, damit sie vollständig einbezogen werden können.

Sie sollten versuchen, diese Informationen vor der Sitzung zu sammeln. Sie können die eingeladenen Teilnehmer fragen, ob jemand Zugangsbedürfnisse hat, welche das sind und wie ihnen Rechnung getragen werden kann. Dies kann auch eine Gelegenheit sein, um herauszufinden, wie viel Unterstützung die Menschen wünschen oder nicht - einige Personen schätzen häufige Kontakte, während andere es vorziehen, mit minimalen Besuchen auszukommen.

Im Allgemeinen können Sie bei der Planung eines barrierefreien Treffens die Tageszeit des Treffens, die Dauer des Treffens und den Ort des Treffens berücksichtigen. Am besten wäre es, die Sitzung am Vormittag oder am frühen Nachmittag abzuhalten, damit Personen, die zusätzliche Zeit benötigen, zur Arbeit fahren oder nach Hause gehen können. Wenn Ihre Besprechung länger als eine Stunde dauert, kann es von Vorteil sein, eine Pause einzuplanen, da einige Teilnehmer sich konzentrieren müssen, um dem Gesagten zu folgen, und einige Teilnehmer Schwierigkeiten haben, längere Zeit an einem Ort zu sitzen.

Wer auch immer die Besprechung leitet, sollte versuchen, die Diskussionen während der Sitzung zusammenzufassen. Dies kann es für Menschen mit verschiedenen Zugänglichkeitsproblemen einfacher machen, zu verstehen, was gesagt wurde und wo die Teilnehmer stehen.

Eine Besprechung für Menschen mit Sehbehinderungen zugänglich machen

Menschen mit Sehbehinderungen können in Besprechungen Schwierigkeiten mit schriftlichen Materialien haben und auch nonverbale Hinweise wie Körpersprache wahrnehmen.

Eine Möglichkeit, sehbehinderte Teilnehmer zu unterstützen, besteht darin, dafür zu sorgen, dass alle schriftlichen Unterlagen in einer großen Schriftgröße zur Verfügung stehen - in der Regel wird für Menschen mit Sehbehinderungen die Größe 14 empfohlen, aber manche Menschen können auch eine größere Schrift anfordern. Verwenden Sie immer eine klare, serifenlose Schrift, wie z. B. Arial, und vermeiden Sie Kursivschrift.

Der Kontrast zwischen Hintergrund und Text sollte immer gut sein, also verwenden Sie am besten schwarzen Text auf weißem Hintergrund. Manche Menschen bevorzugen es, helleren Text auf dunklerem Hintergrund zu lesen. Seien Sie also darauf vorbereitet, das, was Sie produzieren, an die speziellen Bedürfnisse der Teilnehmer anzupassen.

Manchmal ist es vielleicht nicht möglich, schriftliche Materialien vorzubereiten, zum Beispiel, wenn Sie ein Whiteboard verwenden, um Ideen in einer Brainstorming-Sitzung zu notieren. In diesem Fall sollte der Sitzungsleiter versuchen, die an die Tafel geschriebenen Ideen klar und prägnant zusammenzufassen und immer deutlich und groß genug zu schreiben. Es kann erforderlich sein, die Brainstorming-Ideen nach der Sitzung in einem zugänglichen Format zu vervielfältigen und an Personen weiterzugeben, die sie benötigen.

Schließlich sollten Sie darauf achten, nur mit Körpersprache zu sprechen, d. h. auf Personen zu zeigen, die sprechen möchten. Versuchen Sie stattdessen, den Namen der Person zu sagen, die als nächstes spricht, z. B. "Richard, was hast du zu sagen". So wird für Menschen mit Sehbehinderungen deutlich, wer als nächstes spricht.

Meetings für Hörgeschädigte zugänglich machen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Meetings für Hörgeschädigte zugänglicher machen können. Wenn es sich um eine virtuelle Besprechung handelt, können Sie Live-Untertitel für Tools wie Zoom und Microsoft Teams verwenden, die in Echtzeit Untertitel für das Gesagte produzieren. Sie können auch Echtzeit-Transkriptionstools verwenden, die gesprochene Inhalte in einer Sitzung aufzeichnen, die dann in einer physischen Konferenz verwendet werden können.

Eine weitere Option ist die Bereitstellung eines Gebärdensprachdolmetschers, der virtuell über einen Videoanruf oder persönlich anwesend sein kann. Sie sollten immer direkt mit der Person kommunizieren, mit der Sie sprechen, und nicht mit jemandem, der die Kommunikation unterstützt.

Sie können auch Schleifenanlagen für Menschen mit Hörgeräten verwenden, die fest in einem Besprechungsraum installiert werden können oder Sie können ein tragbares System verwenden. Beachten Sie, dass nicht alle Hörgeräte für Schleifenanlagen geeignet sind. Sprechen Sie daher mit den Personen, die eine Hörbehinderung haben, um herauszufinden, welche Art von Lösung sie benötigen.

Unabhängig von der Art der Übersetzungslösung, die Sie benötigen, sollten Sie alle Besprechungsteilnehmer auffordern, deutlich und in einem gemäßigten Tempo zu sprechen. Sie sollten verhindern, dass sich die Teilnehmer gegenseitig ausreden lassen, da dies die Interpretation erschweren kann - wenn eine Diskussion überstürzt geführt wird oder mehrere Teilnehmer gleichzeitig sprechen, sollten Sie das Gesagte zusammenfassen.

Während der Besprechung sollten Sie visuelle Hilfsmittel wie Diagramme, Tabellen und Präsentationsfolien verwenden, die auf einer Projektionsfläche. Diese sollten klar und prägnant sein, so dass sie auch ohne verbale Hinweise leicht zu verstehen sind.

Meetings für Menschen mit Mobilitätseinschränkungen zugänglich machen

Es gibt viele verschiedene Arten von Mobilitätseinschränkungen, die unterschiedliche Ansätze erfordern, um den Bedürfnissen der Menschen in einem Meeting gerecht zu werden. Eine der wichtigsten Möglichkeiten ist es, sicherzustellen, dass der Sitzungsraum vollständig zugänglich ist, einschließlich einer Rampe, eines Aufzugs und/oder einer Treppe mit Handlauf, obwohl ein stufenloser Zugang in der Regel bevorzugt wird.

Es muss eine zugängliche Toilette mit einem Handlauf und genügend Platz für einen Rollstuhl vorhanden sein. Eingänge, Korridore und der Sitzungssaal selbst sollten breit genug sein, um einen Zugang für Rollstuhlfahrer zu ermöglichen. Bei der Einrichtung des Besprechungsraums sollten Sie darauf achten, dass zwischen den Möbeln genügend Platz ist, damit ein Rollstuhlfahrer sich im Raum bewegen kann, und dass barrierefreie Sitzgelegenheiten in der Mitte des Raums zur Verfügung stehen und nicht im hinteren Teil des Raums.

Möglicherweise müssen Sie den Teilnehmern die Möglichkeit bieten, virtuell an der Besprechung teilzunehmen, wenn eine Anreise nicht möglich ist. Nutzen Sie virtuelle Online-Meeting-Tools wie Microsoft Teams oder Zoom und stellen Sie sicher, dass die notwendige Technik im Meeting-Raum vorhanden ist, damit die virtuellen Teilnehmer sehen und hören können, was passiert.

Manche Menschen haben Schwierigkeiten mit dem Sprechen, daher müssen Sie das Meeting möglicherweise so planen, dass es diesem Umstand Rechnung trägt. Sorgen Sie dafür, dass jeder die Möglichkeit hat, seinen Beitrag zu leisten, und seien Sie rücksichtsvoll, wenn Sie Meeting-Eisbrecher oder andere anregende Aktivitäten für die Sitzung planen.

Eine Sitzung für neurodiverse Menschen zugänglich machen

Neurodivergenz umfasst verschiedene Erkrankungen, darunter ADHS, Autismus und Legasthenie. Daher ist es immer am besten, mit den Teilnehmern individuell zu besprechen, was sie benötigen.

Im Allgemeinen können Sie sicherstellen, dass Meetings barrierefrei sind, indem Sie vor dem Meeting eine detaillierte, strukturierte Tagesordnung erstellen und weitergeben, damit die Teilnehmer die Informationen verarbeiten und verstehen können, was passieren wird. Sie können auch anderes Lesematerial, wie z. B. Präsentationen, zur Verfügung stellen, damit die Teilnehmer diese im Voraus und in ihrem eigenen Tempo durchgehen können.

Die Anweisungen für die Teilnehmer sollten klar, direkt und prägnant sein. Dazu gehören Maßnahmen, die im Vorfeld der Besprechung erforderlich sind, z. B. die Festlegung der Anfangszeit und des Ortes, an dem die Besprechung stattfinden wird, sowie Maßnahmen während der Besprechung selbst, z. B. wie und wann die Teilnehmer ihren Beitrag leisten sollen.

Sorgen Sie für eine ruhige Besprechungsumgebung mit minimaler sensorischer Stimulation. Dazu könnte ein Besprechungsraum gehören, der viel natürliches Licht bietet, anstatt sich auf helles Kunstlicht zu verlassen, mit minimalen Hintergrundgeräuschen und ohne starke Gerüche.

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