Η δημιουργία ενός εργασιακού χώρου χωρίς αποκλεισμούς δεν αφορά μόνο τους φυσικούς χώρους, αλλά και τη διασφάλιση ότι όλοι μπορούν να συμμετέχουν πλήρως σε όλες τις πτυχές της εργασιακής ζωής. Οι συσκέψεις αποτελούν βασικό μέρος της συνεργασίας και της λήψης αποφάσεων για πολλές ομάδες, αλλά μπορεί να παρουσιάσουν προκλήσεις για τα άτομα με αναπηρία, εάν δεν διεξάγονται με γνώμονα την προσβασιμότητα.

Από οπτικές ή ακουστικές αναπηρίες έως άτομα με νευροδιαφοροποιήσεις ή προβλήματα κινητικότητας, διαφορετικά άτομα θα έχουν διαφορετικές ανάγκες για να μπορέσουν να επικοινωνήσουν και να συμμετάσχουν σε συσκέψεις. Σε αυτόν τον οδηγό, θα διερευνήσουμε ορισμένες πρακτικές στρατηγικές και προσεγγίσεις για να διασφαλίσουμε ότι οι συνεδριάσεις σας θα είναι πιο προσβάσιμες, ώστε όλοι να μπορούν να συνεισφέρουν ουσιαστικά.

Σχεδιασμός μιας προσβάσιμης συνεδρίασης

Το πιο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κάνετε κατά τον σχεδιασμό μιας προσβάσιμης συνεδρίασης είναι να μιλήσετε με τα άτομα που ενδέχεται να αντιμετωπίζουν προβλήματα προσβασιμότητας. Θα είναι σε θέση να σας συμβουλεύσουν για τους καλύτερους τρόπους με τους οποίους μπορεί να προσαρμοστεί μια συνάντηση ώστε να μπορούν να συμπεριληφθούν πλήρως.

Θα πρέπει να επιδιώξετε να συλλέξετε αυτές τις πληροφορίες πριν από τη συνάντηση. Μπορείτε να ρωτήσετε τους προσκεκλημένους συμμετέχοντες αν κάποιος έχει ανάγκες πρόσβασης, ποιες είναι αυτές και πώς μπορούν να ληφθούν υπόψη. Αυτό μπορεί επίσης να αποτελέσει μια ευκαιρία για να διαπιστώσετε πόση υποστήριξη μπορεί να επιθυμούν ή να μην επιθυμούν τα άτομα - ορισμένα άτομα μπορεί να εκτιμούν τη συχνή επαφή, ενώ άλλα μπορεί να προτιμούν να προχωρήσουν με ελάχιστες επισκέψεις.

Γενικά, κατά το σχεδιασμό μιας προσβάσιμης συνάντησης μπορείτε να εξετάσετε την ώρα της ημέρας που θα πραγματοποιηθεί η συνάντηση, τη διάρκειά της και τον τόπο διεξαγωγής της. Ίσως είναι καλύτερο να πραγματοποιηθεί μια συνάντηση το πρωί ή νωρίς το απόγευμα, ώστε να δοθεί χρόνος σε όσους χρειάζονται επιπλέον χρόνο για να μεταβούν στη δουλειά τους ή να πάνε σπίτι τους. Εάν η συνεδρίασή σας διαρκεί περισσότερο από μία ώρα, μπορεί να είναι επωφελές να συμπεριλάβετε ένα διάλειμμα, καθώς ορισμένα άτομα μπορεί να χρειάζονται συγκέντρωση για να παρακολουθήσουν τι λέγεται και ορισμένα άτομα μπορεί να δυσκολεύονται να κάθονται σε ένα μέρος για μεγάλα χρονικά διαστήματα.

Όποιος διευθύνει τη συνεδρίαση θα πρέπει να επιδιώκει να συνοψίζει τις συζητήσεις καθ' όλη τη διάρκεια της συνεδρίασης. Αυτό μπορεί να διευκολύνει τα άτομα με διάφορα προβλήματα προσβασιμότητας να αντιληφθούν τι έχει ειπωθεί και πού βρίσκονται τα άτομα.

Κάνοντας μια συνεδρίαση προσβάσιμη για άτομα με προβλήματα όρασης

Τα άτομα με προβλήματα όρασης μπορεί να δυσκολευτούν με το γραπτό υλικό στις συνεδριάσεις, καθώς και να αντιληφθούν μη λεκτικές ενδείξεις, όπως η γλώσσα του σώματος.

Ένας τρόπος για να υποστηρίξετε τους συμμετέχοντες με προβλήματα όρασης είναι να διασφαλίσετε ότι όλο το γραπτό υλικό είναι διαθέσιμο σε μεγάλο μέγεθος εκτύπωσης - το μέγεθος 14 συνιστάται συνήθως για άτομα με προβλήματα όρασης, αλλά κάποιοι μπορεί να ζητήσουν μεγαλύτερο μέγεθος. Θα πρέπει πάντα να χρησιμοποιείτε μια καθαρή γραμματοσειρά χωρίς χαρακτήρες, όπως η Arial, και να αποφεύγετε τη χρήση πλάγιων γραμμάτων.

Θα πρέπει πάντα να υπάρχει μια καλή αντίθεση μεταξύ του φόντου και του κειμένου, γι' αυτό επιδιώξτε να διατηρείτε μαύρο κείμενο σε λευκό φόντο. Ορισμένοι άνθρωποι μπορεί να προτιμούν να διαβάζουν ανοιχτόχρωμο κείμενο σε σκούρο φόντο, οπότε να είστε προετοιμασμένοι να προσαρμόσετε αυτό που παράγετε ανάλογα με τις ειδικές ανάγκες κάποιου.

Μερικές φορές, μπορεί να μην είναι δυνατόν να προετοιμάσετε γραπτό υλικό, για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείτε έναν πίνακα για να σημειώσετε ιδέες σε μια συνεδρία καταιγισμού ιδεών. Σε αυτή την περίπτωση, ο επικεφαλής της συνεδρίασης θα πρέπει να επιδιώκει να συνοψίζει με σαφήνεια και συντομία τις ιδέες που έχουν γραφτεί στον πίνακα, καθώς και να γράφει πάντα με σαφήνεια και σε αρκετά μεγάλο μέγεθος. Ίσως χρειαστεί να αναπαραγάγετε τις ιδέες του καταιγισμού ιδεών σε προσβάσιμη μορφή μετά τη συνάντηση και να τις μοιραστείτε με άτομα που μπορεί να τις χρειάζονται.

Τέλος, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι μιλάτε μόνο με τη γλώσσα του σώματος, δηλαδή δείχνοντας τα άτομα που θέλουν να μιλήσουν. Αντ' αυτού, επιδιώξτε να πείτε το όνομα του ατόμου που θα μιλήσει στη συνέχεια, π.χ. "Ρίτσαρντ, τι έχεις να πεις;". Αυτό θα καταστήσει σαφές στα άτομα με προβλήματα όρασης ποιος θα μιλήσει στη συνέχεια.

Κάνοντας μια συνεδρίαση προσβάσιμη για άτομα με προβλήματα ακοής

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να κάνετε τις συνεδριάσεις πιο προσβάσιμες για άτομα με προβλήματα ακοής. Εάν η συνάντησή σας είναι εικονική, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ζωντανές λεζάντες σε εργαλεία όπως το Zoom και το Microsoft Teams, τα οποία θα παράγουν λεζάντες σε πραγματικό χρόνο για όσα λέγονται. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε εργαλεία μεταγραφής σε πραγματικό χρόνο, τα οποία θα καταγράφουν το προφορικό περιεχόμενο μιας συνάντησης, το οποίο θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί σε μια φυσική διάσκεψη.

Μια άλλη επιλογή είναι η παροχή διερμηνέα νοηματικής γλώσσας, η οποία μπορεί να γίνει εικονικά μέσω βιντεοκλήσης ή αυτοπροσώπως. Θα πρέπει πάντα να επικοινωνείτε απευθείας με το άτομο με το οποίο μιλάτε και όχι με κάποιον που βρίσκεται εκεί σε ρόλο επικοινωνιακής υποστήριξης.

Θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε συστήματα βρόχων για άτομα με ακουστικά βαρηκοΐας, τα οποία μπορούν να εγκατασταθούν μόνιμα σε μια αίθουσα συνεδριάσεων ή να έχετε ένα φορητό σύστημα. Θα πρέπει να σημειώσετε ότι δεν είναι όλα τα ακουστικά βαρηκοΐας ρυθμισμένα να λειτουργούν με συστήματα βρόχων, οπότε φροντίστε να μιλήσετε με τα άτομα που έχουν προβλήματα ακοής για να ελέγξετε τι είδους λύση χρειάζονται.

Όποιο είδος μεταφραστικής λύσης και αν χρειάζεστε, θα πρέπει να ενθαρρύνετε όλους τους συμμετέχοντες στη συνεδρίαση να μιλούν καθαρά και με μέτριο ρυθμό. Θα πρέπει να αποτρέψετε τα άτομα να μιλάνε ο ένας πάνω στον άλλο, καθώς αυτό μπορεί να δυσχεράνει την ερμηνεία - εάν η συζήτηση μοιάζει βιαστική ή εάν μιλάνε πολλά άτομα ταυτόχρονα, θα πρέπει να συνοψίσετε τα όσα ειπώθηκαν.

Κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε οπτικά βοηθήματα, όπως διαγράμματα, πίνακες και διαφάνειες παρουσίασης που προβάλλονται σε μια οθόνη προβολής. Όλα αυτά θα πρέπει να είναι σαφή και περιεκτικά, ώστε να είναι εύκολο να κατανοηθούν πλήρως χωρίς προφορικές ενδείξεις.

Κάνοντας μια συνάντηση προσβάσιμη για άτομα με κινητικές δυσκολίες

Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι κινητικών δυσκολιών που απαιτούν διαφορετικές προσεγγίσεις προκειμένου να εξυπηρετηθούν οι ανάγκες των ατόμων σε μια συνάντηση. Ένας από τους κύριους τρόπους είναι να διασφαλιστεί ότι η αίθουσα συνεδριάσεων είναι πλήρως προσβάσιμη, συμπεριλαμβανομένης της ύπαρξης ράμπας, ανελκυστήρα ή/και σκάλας με χειρολισθήρα, αν και συνήθως προτιμάται η πρόσβαση χωρίς σκαλοπάτια.

Θα πρέπει να υπάρχει προσβάσιμη τουαλέτα με χειρολισθήρα και αρκετός χώρος για να μπορεί να ελιχθεί ένα αναπηρικό αμαξίδιο. Οι είσοδοι, οι διάδρομοι και η ίδια η αίθουσα συνεδριάσεων πρέπει να έχουν αρκετό πλάτος για την πρόσβαση αναπηρικών αμαξιδίων. Εάν διαμορφώνετε τη διάταξη της αίθουσας συνεδριάσεων, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι υπάρχει αρκετός χώρος μεταξύ των επίπλων για να μπορεί να κινηθεί ένα αναπηρικό αμαξίδιο μέσα στην αίθουσα, με προσβάσιμα καθίσματα διαθέσιμα σε κεντρική, χωρίς αποκλεισμούς θέση και όχι στο πίσω μέρος της αίθουσας.

Ίσως χρειαστεί να προσφέρετε την επιλογή σε άτομα που θα παρακολουθήσουν τη συνεδρίαση εικονικά, εάν η μετακίνηση δεν είναι δυνατή. Χρησιμοποιήστε διαδικτυακά εργαλεία εικονικών συσκέψεων, όπως το Microsoft Teams ή το Zoom, και εξασφαλίστε ότι υπάρχει η απαραίτητη τεχνολογία στην αίθουσα συσκέψεων, ώστε οι εικονικοί συμμετέχοντες να μπορούν να βλέπουν και να ακούνε τι συμβαίνει.

Ορισμένα άτομα μπορεί να έχουν δυσκολίες στην ομιλία, οπότε ίσως χρειαστεί να σχεδιάσετε τη σύσκεψη με τέτοιο τρόπο. Βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν την ευκαιρία να μοιραστούν τις συνεισφορές τους και να είστε διακριτικοί εάν σχεδιάζετε παγοθραυστικά της συνεδρίασης ή άλλες δραστηριότητες που θα ενεργοποιήσουν τη συνεδρίαση.

Κάνοντας μια συνεδρίαση προσβάσιμη για άτομα με νευροδιαφοροποίηση

Η νευροδιαφοροποίηση περιλαμβάνει διάφορες διαφορετικές καταστάσεις, όπως η ΔΕΠΥ, ο αυτισμός και η δυσλεξία. Αυτά τα άτομα θα χρειαστούν διαφορετικές προσαρμογές για να μπορέσουν να συμμετάσχουν πλήρως στις συνεδριάσεις, οπότε είναι πάντα καλύτερο να μιλάτε με τα άτομα ξεχωριστά για το τι χρειάζονται συγκεκριμένα.

Γενικά, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι συνεδριάσεις είναι προσβάσιμες με τη δημιουργία και την κοινοποίηση μιας λεπτομερούς, δομημένης ημερήσιας διάταξης πριν από τη συνεδρίαση, ώστε τα άτομα να μπορούν να αφομοιώσουν τις πληροφορίες και να κατανοήσουν τι θα συμβεί. Μπορείτε επίσης να μοιραστείτε άλλο αναγνωστικό υλικό, όπως παρουσιάσεις, ώστε οι συμμετέχοντες να το μελετήσουν εκ των προτέρων και με το δικό τους ρυθμό.

Οι οδηγίες προς τους συμμετέχοντες πρέπει να είναι σαφείς, άμεσες και συνοπτικές. Αυτό περιλαμβάνει τις ενέργειες που απαιτούνται πριν από τη συνάντηση, όπως η ώρα έναρξης και ο τόπος διεξαγωγής της συνάντησης, καθώς και κατά τη διάρκεια της ίδιας της συνάντησης, όπως το να λέτε στους ανθρώπους πώς και πότε θα πρέπει να συνεισφέρουν.

Στόχος είναι η δημιουργία ενός ήρεμου περιβάλλοντος συνάντησης με ελάχιστα αισθητηριακά ερεθίσματα. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει μια αίθουσα συνεδριάσεων με άπλετο φυσικό φωτισμό, αντί να βασίζεται σε έντονο τεχνητό φως, με ελάχιστο θόρυβο στο παρασκήνιο και χωρίς έντονες μυρωδιές.

Επιλέξτε τη Nobo για να υποστηρίξει τις συνεδριάσεις σας

Η Nobo διαθέτει μια σειρά εργαλείων και λύσεων για το χώρο εργασίας που σας βοηθούν να διεξάγετε αποτελεσματικές συνεδριάσεις χωρίς αποκλεισμούς. Από λευκούς πίνακες και αξεσουάρ για λευκούς πίνακες μέχρι flip charts και οθόνες προβολής, διαθέτουμε ό,τι χρειάζεστε για να κρατήσετε την ομάδα σας απασχολημένη και υποστηριζόμενη καθ' όλη τη διάρκεια της συνεδρίας.