Μια καλά σχεδιασμένη συνάντηση είναι πάντα το ιδανικό, αλλά δεν είναι πάντα εφικτή. Συχνά, απαιτείται αυθόρμητη συνεργασία και γρήγορη λήψη αποφάσεων για την αντιμετώπιση μιας επείγουσας κατάστασης. Στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να οργανώσετε μια ad hoc συνάντηση.

Οι ad hoc συναντήσεις διαφέρουν από τις τακτικές συναντήσεις και απαιτούν μια ελαφρώς διαφορετική προσέγγιση. Σε αυτό το ιστολόγιο, διερευνούμε τις διαφορές μεταξύ συνεδριάσεων ad hoc και τακτικών συνεδριάσεων, πώς να γνωρίζετε πότε απαιτείται μια συνεδρίαση ad hoc και πώς να διεξάγετε μια αποτελεσματική συνεδρίαση της τελευταίας στιγμής.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ μιας συνεδρίασης ad hoc και μιας τακτικής συνεδρίασης;

Μια συνεδρίαση ad hoc θα διαφέρει από μια τακτική συνεδρίαση επειδή θα είναι μια συνεδρίαση που δεν έχει προγραμματιστεί. Θα πραγματοποιηθεί για μια απρόβλεπτη κατάσταση που απαιτεί άμεση αντιμετώπιση.

Έτσι, μία από τις διαφορές μεταξύ μιας ad hoc συνεδρίασης και μιας τακτικής συνεδρίασης είναι ότι μπορεί να αποτελείται από μια πιο άτυπη ημερήσια διάταξη. Οι συμμετέχοντες και ο διοργανωτής δεν θα έχουν τόσο χρόνο να προετοιμαστούν όσο συνήθως για μια συνάντηση, οπότε μπορεί να χρειαστεί να σκεφτούν γρήγορα. Συνήθως, σε μια ad hoc συνεδρίαση, οι αποφάσεις πρέπει να ληφθούν και να αναληφθούν γρήγορα, ενώ σε μια τακτική συνεδρίαση, μπορεί να υπάρχει λίγο μεγαλύτερη περίοδος χάριτος για την υλοποίηση των ενεργειών.

Πότε να συγκαλέσετε μια ad hoc συνεδρίαση της τελευταίας στιγμής

Μια ad hoc συνεδρίαση της τελευταίας στιγμής πρέπει να συγκαλείται μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο. Το να τραβάτε τους ανθρώπους σε μια συνάντηση χωρίς προειδοποίηση θα διακόψει τη μέρα τους και μπορεί να πάρει αρκετό χρόνο για να επανέλθουν στη ροή τους μετά τη συνάντηση, όσο σύντομη κι αν είναι αυτή.

Όπου είναι δυνατόν, θα πρέπει να επιδιώκετε να δίνετε στους ανθρώπους αρκετή προειδοποίηση για να συμμετάσχουν σε μια συνάντηση. Ωστόσο, θα υπάρξουν περιπτώσεις όπου αυτό δεν είναι εφικτό και θα απαιτηθεί μια ad hoc συνάντηση. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει μια κατάσταση έκτακτης ανάγκης, ή θα μπορούσε να οφείλεται σε μια ευκαιρία που έχει προκύψει, η οποία έχει σύντομη προθεσμία και απαιτεί άμεση δράση. Μπορεί να απαιτείται άμεση ανατροφοδότηση από τα μέλη της ομάδας ή επείγουσα ενημέρωση σχετικά με ένα έργο. Μπορεί να υπάρχει σύγχυση σχετικά με το τι απαιτείται από την ομάδα και να χρειάζεται μια συνάντηση για να δοθούν διευκρινίσεις, ώστε οι άνθρωποι να μπορέσουν να συνεχίσουν τη δουλειά τους με σαφείς στόχους.

Ακόμα και σε αυτές τις περιπτώσεις, θα πρέπει να εξετάσετε αν μια συνάντηση είναι η καλύτερη λύση. Μπορεί να αρκεί ένα email ή ένα τηλεφώνημα με έναν ή δύο μόνο συμμετέχοντες. Ορισμένες φορές, το θέμα μπορεί να είναι πολύ περίπλοκο για να συζητηθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να αφορά πάρα πολλά άτομα - σε αυτή την περίπτωση, μια συνάντηση μπορεί να είναι η λύση.

Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε τον αντίκτυπο της διεξαγωγής μιας συνάντησης της τελευταίας στιγμής και να υπολογίσετε το κόστος σε σχέση με τα οφέλη. Το να διαταράξετε τη μέρα κάποιου δεν είναι ποτέ ιδανικό, αλλά μπορεί να είναι καλύτερο να το κάνετε αυτό από το να μην πραγματοποιήσετε καθόλου τη σύσκεψη.

Πώς να οργανώσετε μια αποτελεσματική σύσκεψη ad hoc

Οι συσκέψεις ad hoc συνήθως αφορούν ανάγκες υψηλής προτεραιότητας, οπότε είναι σημαντικό να διεξάγονται αποτελεσματικά.

Καθορισμός σαφών στόχων και ημερήσιας διάταξης

Παρόλο που μια ad hoc συνάντηση έχει ελάχιστο χρόνο προετοιμασίας, είναι σημαντικό να καθοριστούν σαφείς στόχοι της συνάντησης. Αυτοί οι στόχοι μπορεί να είναι σύντομοι και περιεκτικοί, αλλά αν τους έχετε θέσει, θα βοηθήσετε όλους να παραμείνουν συγκεντρωμένοι, οδηγώντας σε πιο παραγωγικά αποτελέσματα.

Αφού έχετε τους στόχους, μπορείτε να καταρτίσετε μια ατζέντα. Αυτή μπορεί να είναι πιο ανεπίσημη από μια συνηθισμένη ημερήσια διάταξη συνεδριάσεων, αλλά θα πρέπει να καλύπτει τα πιο ζωτικά σημεία. Εάν είναι δυνατόν, αυτό θα πρέπει να διανεμηθεί στους συμμετέχοντες πριν από τη συνεδρίαση - ακόμη και η αποστολή του περίπου 10 λεπτά πριν θα επιτρέψει στους ανθρώπους να προετοιμαστούν λίγο και να αρχίσουν να σκέφτονται τι απαιτείται. Αυτό μπορεί να συμβάλει στην εξοικονόμηση πολύτιμου χρόνου κατά την ίδια τη συνεδρίαση.

Καλέστε μόνο τους βασικούς ενδιαφερόμενους

Μια ad hoc συνεδρίαση της τελευταίας στιγμής είναι πιθανό να διαταράξει τις ημέρες των συμμετεχόντων. Επομένως, θα πρέπει να προσπαθήσετε να ελαχιστοποιήσετε αυτή την αναστάτωση προσκαλώντας μόνο τους βασικούς ενδιαφερόμενους. Θα πρέπει να περιλαμβάνει μόνο τα άτομα που εμπλέκονται άμεσα με την κατάσταση και/ή έχουν την απαραίτητη γνώση και εμπειρογνωμοσύνη στο θέμα.

Μερικές φορές, θα ήταν καλύτερο να συμπεριληφθούν άτομα που θα επηρεαστούν από τις αποφάσεις που θα ληφθούν στη συνεδρίαση, αλλά αυτό μπορεί να μην είναι πάντα εφικτό. Ίσως είναι πιο πρακτικό να προσκαλέσετε απλώς τους επικεφαλής των ομάδων και να τους αφήσετε να διανείμουν και να αναθέσουν πληροφορίες και ενέργειες στην ομάδα τους μόλις ληφθούν οι αποφάσεις.

Διατηρήστε τη συνάντηση σε καλό δρόμο

Ο χρόνος κατά τη διάρκεια της συνάντησης θα είναι πιθανότατα λίγος. Επομένως, είναι σημαντικό οι συζητήσεις να είναι εστιασμένες και να διατηρούνται στο σωστό δρόμο. Θα πρέπει να ανατρέξετε στην ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης για να βεβαιωθείτε ότι καλύπτονται όλα όσα πρέπει να καλυφθούν, με τον αποτελεσματικότερο δυνατό τρόπο. Εάν οι συζητήσεις παρεκκλίνουν, θα πρέπει να καθοδηγείτε τους ανθρώπους πίσω στην ημερήσια διάταξη.

Μερικές φορές, μπορεί να προκύψει μια συζήτηση που θα μπορούσε να είναι πολύτιμη αλλά δεν είναι απολύτως σχετική με το τρέχον θέμα. Σε αυτή την περίπτωση, σημειώστε τι ειπώθηκε και οργανώστε άλλη συνάντηση ή άτυπη τηλεφωνική επικοινωνία για να συνεχίσετε τη συζήτηση σε μεταγενέστερη ημερομηνία.

Ενθαρρύνετε τη συμμετοχή

Αν και μια ad hoc συνάντηση της τελευταίας στιγμής πρέπει να είναι συνοπτική, θα πρέπει να ενθαρρύνετε τη συμμετοχή των συμμετεχόντων. Αν δεν χρειάζεται να συνεργαστείτε στη σύσκεψη, τότε ίσως δεν υπάρχει λόγος να πραγματοποιηθεί η σύσκεψη και ένα ενημερωτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ίσως είναι καλύτερο.

Για να ενθαρρύνετε τη συνεργασία, θα πρέπει να εξασφαλίσετε ότι η αίθουσα συσκέψεων διαθέτει τα απαραίτητα εργαλεία επικοινωνίας. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει flipcharts, πίνακες, και ακόμη και μια οθόνη προβολής αν θέλετε να βλέπουν όλοι κάτι, όπως μια ιστοσελίδα ή ένα εργαλείο ανάλυσης. Θα πρέπει να κρατάτε σημειώσεις σε σημείο που να μπορούν όλοι να τις βλέπουν και να ανατρέχουν σε αυτές κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης, ώστε να μπορούν να αντανακλούν τις ιδέες των άλλων.

Τηρήστε τον προγραμματισμένο χρόνο

Είναι σημαντικό για τις περισσότερες συνεδριάσεις να τηρείτε τον προγραμματισμένο χρόνο, αλλά αυτό είναι ακόμη πιο σημαντικό για τις ad hoc συνεδριάσεις. Μια συνάντηση της τελευταίας στιγμής θα πρέπει να αρχίζει και να τελειώνει εγκαίρως, ώστε να ελαχιστοποιείται η αναστάτωση των ημερών των συμμετεχόντων.

Η τήρηση του προκαθορισμένου χρόνου θα βοηθήσει επίσης στη συγκέντρωση της συνάντησης. Όταν είστε αυστηροί στην τήρηση του χρόνου, θα έχετε μεγαλύτερη επίγνωση ότι πρέπει να τηρείτε την ημερήσια διάταξη και να λαμβάνετε γρήγορες αποφάσεις. Θα πρέπει είτε να αναθέσετε στον εαυτό σας είτε σε κάποιον άλλο συμμετέχοντα την ευθύνη να παρακολουθεί τον χρόνο και να υπενθυμίζει απαλά στους ανθρώπους εάν τα πράγματα φαίνεται να διαρκούν περισσότερο από το προγραμματισμένο.

Σημειώστε ενέργειες και επόμενα βήματα

Για να διεξαχθεί μια παραγωγική ad hoc συνάντηση, κάποιος από τους παρευρισκόμενους θα πρέπει να κρατάει σημειώσεις καθ' όλη τη διάρκεια. Αυτό θα πρέπει να περιλαμβάνει τις ενέργειες, τον υπεύθυνο και τυχόν προθεσμίες για κάθε ενέργεια. Η καταγραφή των όσων ειπώθηκαν και αποφασίστηκαν σημαίνει ότι οι συμμετέχοντες θα έχουν κάτι στο οποίο θα μπορούν να ανατρέξουν μετά το πέρας της συνεδρίασης, ώστε να γνωρίζουν ακριβώς τι απαιτείται από αυτούς.

Θα πρέπει να στείλετε τις σημειώσεις μετά το πέρας της συνεδρίασης και να διασφαλίσετε ότι θα τις λάβουν όλοι οι παρευρισκόμενοι. Εάν άλλα μέλη της ομάδας που δεν ήταν παρόντα έχουν τώρα ευθύνη, θα πρέπει επίσης να διασφαλίσετε ότι θα συμμετέχουν στην επικοινωνία.

Θα μπορούσατε επίσης να καθορίσετε ποια θα είναι τα επόμενα βήματα για τη συνέχεια των αποφάσεων που ελήφθησαν στη συνάντηση και των δράσεων που καθορίστηκαν. Μπορεί να χρειαστεί στο μέλλον μια άλλη, προγραμματισμένη συνάντηση ή ίσως οι εκθέσεις έργου να είναι πιο κατάλληλες.

Έτοιμοι για τη συνάντησή σας ad hoc;

Η γνώση του τρόπου σχεδιασμού και οργάνωσης μιας συνάντησης ad hoc είναι πολύτιμη γνώση. Τώρα θα ξέρετε πώς να το χειριστείτε όταν προκύψει μια αυθόρμητη κατάσταση που απαιτεί επείγουσα προσοχή και θα είστε σε θέση να ενεργήσετε γρήγορα και αποτελεσματικά.

Η Nobo διαθέτει μια σειρά πρακτικών εργαλείων και λύσεων που βοηθούν στην υποστήριξη αποτελεσματικών συνεδριάσεων και επικοινωνίας στον χώρο εργασίας, όπως πίνακες, πινακίδες σήμανσης, πίνακες ανακοινώσεων και εξοπλισμό προβολής. Ρίξτε μια ματιά στα προϊόντα μας σήμερα για να δείτε πώς μπορούμε να βοηθήσουμε την επιχείρησή σας.