Η ικανότητα να επικοινωνείτε με σαφήνεια στις συνεδριάσεις μπορεί να κάνει τη διαφορά μεταξύ μιας παραγωγικής συνεδρίασης και μιας χαμένης ευκαιρίας. Ένα από τα πιο ευέλικτα εργαλεία για την υποστήριξη των συναντήσεών σας είναι ο πίνακας - δεν είναι απλώς ένας λευκός χώρος, ο πίνακας μπορεί να δημιουργήσει έναν διαδραστικό, δυναμικό χώρο συνεργασίας, με αποτέλεσμα πιο αποτελεσματικές συναντήσεις.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να μεγιστοποιήσετε τις δυνατότητες αυτού του φαινομενικά απλού εργαλείου. Σε αυτόν τον οδηγό, εξετάζουμε ορισμένες χρήσιμες στρατηγικές που θα σας βοηθήσουν να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα σας στο έπακρο. Από τη χρήση των κατάλληλων αξεσουάρ έως τη διατήρηση της συμμετοχής της ομάδας σας, θα διασφαλίσουμε ότι ο πίνακάς σας θα προάγει την αποτελεσματική επικοινωνία και τα επιτυχή αποτελέσματα των συνεδριάσεων.

Γιατί είναι χρήσιμη η χρήση ενός πίνακα στις συνεδριάσεις;

Οι πίνακες είναι ένα βασικό εργαλείο συνεδριάσεων. Παρέχουν έναν οπτικό χώρο όπου οι ιδέες και οι προτάσεις μπορούν να καταγραφούν, να τοποθετηθούν και να συζητηθούν. Μπορούν να βοηθήσουν τους συμμετέχοντες σε μια συνάντηση να κατανοήσουν καλύτερα τις πληροφορίες που κοινοποιούνται σε μια συνάντηση, επιτρέποντας τη συνεργασία και την επίλυση προβλημάτων.

Οι πίνακες μπορούν να βοηθήσουν στη διατήρηση της οργάνωσης των πληροφοριών κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης, γεγονός που μπορεί να βοηθήσει τις συζητήσεις να παραμείνουν στο θέμα τους και να είναι σχετικές. Όταν οι ιδέες γράφονται σε έναν πίνακα, μπορεί να βοηθήσει τους συμμετέχοντες να παραμείνουν αφοσιωμένοι και συγκεντρωμένοι, ακόμη και κατά τη διάρκεια πολύωρων συνεδριάσεων.

Πώς να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά τον πίνακα στις συνεδριάσεις

Υπάρχουν ορισμένοι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν χρησιμοποιείτε έναν πίνακα σε μια συνεδρίαση, προκειμένου να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτό το εργαλείο.

Χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα αξεσουάρ για τον πίνακα

Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον πίνακα σας, θα χρειαστείτε κάτι περισσότερο από ένα ή δύο στυλό. Όπως θα συζητήσουμε στην επόμενη ενότητα, για να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά χρησιμοποιώντας τον πίνακα σας, θα χρειαστείτε διάφορα αξεσουάρ, όπως:

• Ποικιλία χρωματιστών στυλό
• Μαγνήτες
• Σπρέι και πανί καθαρισμού

Για πρόσθετη συνεργασία και οπτική επικοινωνία, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ταινία πλέγματος, χρωματιστά μαγνητικά τετράγωνα και μίνι πίνακες που θα χρησιμοποιηθούν από τους συμμετέχοντες στη σύσκεψή σας.

Όλα αυτά περιλαμβάνονται στην τσάντα Whiteboard Accessories Kit Bag της Nobo, την τέλεια προσθήκη σε όλες τις συσκέψεις σας. Η τσάντα μας έχει σχεδιαστεί για να κάνει την αποθήκευση και την πρόσβαση στα αξεσουάρ του πίνακα παιχνιδάκι, με μαγνητικό καπάκι για την αποθήκευση μαγνητών και ελαστικές θηλιές για τη συγκράτηση κάθε στυλό. Η τσάντα μεταφέρεται εύκολα, επομένως είναι ιδανική για την αποθήκευση και την οργάνωση των αξεσουάρ σας, καθώς και για τη μεταφορά τους σε οποιαδήποτε αίθουσα συσκέψεων, εξασφαλίζοντας παραγωγική ομαδική εργασία ακόμη και όταν βρίσκεστε εν κινήσει.

Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικές τεχνικές επικοινωνίας

Όταν γράφετε στον πίνακα σας, είναι σημαντικό να διατηρείτε το περιεχόμενο σαφές και περιεκτικό. Σε έναν καταιγισμό ιδεών, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι αφήνετε την ομάδα να συζητήσει πρώτα τις ιδέες της, προτού καταγράψετε τα βασικά σημεία. Αυτό έχει το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι επιτρέπει στην ομάδα να συγκεντρωθεί για να κατανοήσει πλήρως και να συνοψίσει κάθε σημείο.

Όταν χρησιμοποιείτε εργαλεία οπτικής επικοινωνίας όπως ο πίνακας, θα πρέπει πάντα να λαμβάνετε υπόψη το οπτικό στοιχείο. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να χρησιμοποιείτε χρωματική κωδικοποίηση και να χωρίζετε περιοχές για να διατηρείτε τις ιδέες σας οργανωμένες. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να γράψετε τις προκλήσεις με κόκκινο χρώμα και τις λύσεις με πράσινο, ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά χρώματα για να υποδείξετε διαφορετικές σχέσεις, χρησιμοποιώντας διαφορετικού χρώματος βέλη μεταξύ δύο σημείων.

Μπορείτε επίσης να στερεώσετε οπτικά βοηθήματα και διαγράμματα που μπορεί να έχετε στον πίνακα, χρησιμοποιώντας μαγνήτες, ώστε να μπορείτε να μετακινείτε τα πράγματα όταν χρειάζεται. Αυτό θα μπορούσε να είναι χρήσιμο αν έχετε μια αφίσα ή ένα φυλλάδιο που αναλύετε - απλά εκτυπώστε μια μεγάλη έκδοση, στερεώστε την στον πίνακα και αρχίστε να σχολιάζετε.

Ενθαρρύνετε την αλληλεπίδραση και τη συμμετοχή

Ένας πίνακας είναι ιδανικός για την ενθάρρυνση της συμμετοχής στις συνεδριάσεις. Μπορείτε να εμπλέξετε ενεργά τους ανθρώπους ζητώντας τους να γράψουν οι ίδιοι τις ιδέες τους στον πίνακα ή να προσθέσουν τα σχόλιά τους. Αυτό όχι μόνο θα κάνει τη συνάντησή σας πιο ενδιαφέρουσα, αλλά μπορεί επίσης να βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι ακούγεται η φωνή όλων.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό με έναν καταιγισμό ιδεών, γράφοντας την κεντρική ιδέα ή το πρόβλημα στο κέντρο του πίνακα και ζητώντας στη συνέχεια από κάθε άτομο να έρθει και να γράψει τις σκέψεις ή τις προτάσεις του. Οι άνθρωποι θα αρχίσουν φυσικά να αξιοποιούν ο ένας τις ιδέες του άλλου, και συνήθως θα διαπιστώσετε ότι καταλήγετε σε πιο δημιουργικές λύσεις.

Για μεγαλύτερες συνεδριάσεις, μπορεί να μην είναι σκόπιμο να ζητήσετε από όλους να ανέβουν και να συνεισφέρουν στο περιεχόμενο του πίνακα. Σε αυτή την περίπτωση, μπορείτε να ζητήσετε από τους ανθρώπους να χωριστούν σε μικρότερες ομάδες και να συνεργαστούν στο δικό τους μίνι πίνακα. Στη συνέχεια, οι ιδέες και οι σκέψεις τους μπορούν να συζητηθούν με την ευρύτερη ομάδα και τα βασικά σημεία μπορούν να μεταφερθούν στον κύριο πίνακα, ώστε να μπορούν όλοι να ανατρέχουν σε αυτά.

Διατηρήστε το περιεχόμενο τακτοποιημένο και οργανωμένο

Ό,τι γράφετε στον πίνακα θα πρέπει να είναι τακτοποιημένο και οργανωμένο, ώστε όλοι οι συμμετέχοντες στη συνάντηση να μπορούν να παρακολουθούν τι έχει συζητηθεί. Αυτό θα περιλαμβάνει τη διατήρηση του γραφικού χαρακτήρα καθαρού και αρκετά μεγάλου για να μπορούν όλοι να τον διαβάσουν, ώστε οι άνθρωποι να παραμένουν απασχολημένοι. Θα πρέπει να αποφύγετε τον υπερπληθυσμό του πίνακα, γι' αυτό κρατήστε το περιεχόμενο συνοπτικό και περιεκτικό. Ενδέχεται να χρειαστεί να επικαιροποιήσετε και να αναθεωρήσετε τις πληροφορίες καθώς εξελίσσεται η συνεδρίαση και προκύπτουν περισσότερες ιδέες και οι προηγούμενες προτάσεις καθίστανται περιττές ή άσχετες.

Η ταινία πλέγματος μπορεί να αποτελέσει εξαιρετική προσθήκη στη συνεδρίασή σας, καθώς θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε τακτοποιημένα διαγράμματα και πίνακες στον πίνακα. Η χρήση ενός στυλό μπορεί να αφήσει τα πράγματα να φαίνονται ακατάστατα, αλλά η ταινία πλέγματος θα έχει ως αποτέλεσμα καθαρές, ευθείες γραμμές. Στη συνέχεια, μπορείτε να συμπληρώσετε τα δεδομένα και τα σημεία με τα στυλό σας, θυμάστε να βάλετε χρωματικό κώδικα όπου χρειάζεται.

Τεκμηρίωση και κοινή χρήση του περιεχομένου του πίνακα

Μετά τη συνάντηση, είναι σημαντικό να καταγραφούν και να διατηρηθούν όλες οι πληροφορίες και οι ιδέες που γράφτηκαν στον πίνακα. Αυτό θα διασφαλίσει ότι δεν θα χαθούν λύσεις ή βασικά σημεία και θα βοηθήσει επίσης να γίνουν τα επόμενα βήματα εφαρμόσιμα.

Θα μπορούσατε να τεκμηριώσετε το περιεχόμενο του πίνακα είτε φωτογραφίζοντας το, είτε μεταγράφοντας τα βασικά σημεία σε ένα πιο επίσημο έγγραφο. Στη συνέχεια, μπορείτε να μοιραστείτε την εικόνα ή το έγγραφο στέλνοντάς το σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά τη συνάντηση μαζί με τις ενέργειες και τις προθεσμίες ή/και μεταφορτώνοντάς το σε έναν κοινόχρηστο δίσκο. Θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι όλοι έχουν πρόσβαση στο περιεχόμενο και μπορούν να παρακολουθούν τις εργασίες που τους έχουν ανατεθεί.

Θα μπορούσατε επίσης να ζητήσετε από τους συμμετέχοντες να ανατροφοδοτήσουν το περιεχόμενο του πίνακα. Ενδέχεται να υπάρχουν προσαρμογές ή διορθώσεις που πρέπει να γίνουν ή πρόσθετες πληροφορίες που πρέπει να συμπεριληφθούν κάποια στιγμή μετά τη συνάντηση. Εάν υπάρχουν περισσότερα να προσθέσετε, είτε συμπεριλάβετε τα στο έγγραφο είτε συμπεριλάβετε ένα πρόσθετο έγγραφο μαζί με τη φωτογραφία του πίνακα που συνοψίζει τις πρόσθετες πληροφορίες.

Διεξαγωγή επιτυχημένων συνεργατικών συναντήσεων με το Nobo

Το Nobo διαθέτει μια τεράστια γκάμα πρακτικών εργαλείων επικοινωνίας για την υποστήριξη των συναντήσεών σας και την ενθάρρυνση της παραγωγικής, συνεργατικής εργασίας. Από λευκούς πίνακες και πίνακες ανακοινώσεων έως εργαλεία προβολής και σήμανση, είμαστε σίγουροι ότι θα έχουμε τη λύση που χρειάζεστε για αποτελεσματικές συνεδριάσεις και επικοινωνία. Ρίξτε μια ματιά στη γκάμα των προϊόντων μας σήμερα για να δείτε πώς μπορούμε να υποστηρίξουμε τον οργανισμό σας.