Οι συσκέψεις αποτελούν ανεκτίμητο εργαλείο στον κόσμο της εργασίας, βοηθώντας τα άτομα να συνεργάζονται, να λαμβάνουν αποφάσεις και να παρακολουθούν την πρόοδο. Ωστόσο, η πληθώρα των συνεδριάσεων είχε ως αποτέλεσμα ένα απρόβλεπτο κόστος - την κόπωση από τις συνεδριάσεις. Αυτό είναι, δυστυχώς, ένα κοινό ζήτημα που επηρεάζει τους επαγγελματίες όλων των κλάδων, με αποτέλεσμα τη μείωση της παραγωγικότητας και την αύξηση των επιπέδων άγχους.

Ως ειδικοί στις παραγωγικές συνεδριάσεις, σε αυτό το ιστολόγιο διερευνούμε τι ακριβώς είναι η κόπωση από τις συνεδριάσεις, τις επιπτώσεις που έχει στα άτομα και την παραγωγικότητα και πώς να την εντοπίσετε. Θα διερευνήσουμε πώς μπορεί να αποφευχθεί, προσφέροντας πρακτικές στρατηγικές και καθοδήγηση για να εξασφαλίσετε αποτελεσματικές και ελκυστικές συνεδριάσεις κάθε φορά.

Τι είναι η κόπωση από τις συνεδριάσεις;

Η κόπωση από τις συνεδριάσεις περιλαμβάνει τα συναισθήματα εξάντλησης, άγχους και απογοήτευσης που προέρχονται από τα άτομα που συμμετέχουν σε πάρα πολλές συνεδριάσεις.

Η κόπωση από τις συνεδριάσεις μπορεί να προκύψει όταν κάποιος αισθάνεται ότι έχει υπερφορτωθεί με το πόσες συνεδριάσεις πρέπει να παρακολουθεί κάθε εβδομάδα ή ακόμη και κάθε μέρα. Η κόπωση από τις συνεδριάσεις μπορεί επίσης να αναπτυχθεί όταν οι συνεδριάσεις διαρκούν πάρα πολύ με ασαφείς δομές ή/και στόχους.

Οι επιπτώσεις της κόπωσης από τις συνεδριάσεις

Η κόπωση από τις συνεδριάσεις μπορεί να έχει διάφορες αρνητικές επιπτώσεις. Μπορεί να επηρεάσει αρνητικά το άτομο προκαλώντας αδικαιολόγητο στρες και άγχος. Όταν κάποιος έχει να παρακολουθήσει πολλές συσκέψεις, είναι πιθανό να μην μπορεί να επικεντρωθεί στη συνήθη εργασία του. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αύξηση της εργασίας, με αποτέλεσμα το άτομο να αισθάνεται εξαιρετικά καταβεβλημένο. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν κάποιος έχει πολλές συναντήσεις να παρακολουθήσει μέσα στην ημέρα, αλλά και όταν οι συναντήσεις αυτές κατανέμονται κατά τη διάρκεια της ημέρας. Εάν κάποιος δεν έχει αρκετό χρόνο μεταξύ των συνεδριάσεων για να επικεντρωθεί σωστά στην εργασία του, μπορεί να μείνει πίσω.

Ένας άλλος αρνητικός αντίκτυπος της κόπωσης από τις συνεδριάσεις είναι η παραγωγικότητα των συνεδριάσεων. Οι συμμετέχοντες μπορεί να είναι αδρανείς, να μην προσέχουν τι λέγεται και να χάνουν ζωτικής σημασίας πληροφορίες, είτε λόγω εξάντλησης είτε επειδή σκέφτονται άλλες εργασίες που πρέπει να γίνουν. Μπορεί επίσης να είναι αδιάφοροι και να αποφεύγουν να συνεισφέρουν ιδέες και λεπτομέρειες που θα χρειάζονταν για μια επιτυχημένη και παραγωγική συνεδρίαση.

Ποια είναι τα προειδοποιητικά σημάδια της κόπωσης από τις συνεδριάσεις;

Όπως αναφέρθηκε, μια επίπτωση και ένα σύμπτωμα της κόπωσης από τις συνεδριάσεις είναι τα άτομα που είναι αγχωμένα, ανήσυχα και υπερφορτωμένα με εργασία. Αυτό μπορεί να φανεί στις συνεδριάσεις όταν οι άνθρωποι που συνήθως θα μπορούσαν να είναι αφοσιωμένοι δείχνουν να μην ενδιαφέρονται και δεν συνεισφέρουν.

Ένα άλλο προειδοποιητικό σημάδι ότι οι εργαζόμενοι βιώνουν κόπωση από τις συνεδριάσεις είναι ότι αποφεύγουν τις συνεδριάσεις. Μπορεί να ακυρώνουν την τελευταία στιγμή ή να ζητούν συχνά να μεταθέσουν τις συναντήσεις σε μια μελλοντική ημερομηνία. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα συνηθισμένο για τακτικές συνεδριάσεις που πραγματοποιούνται κάθε εβδομάδα.

Η κόπωση από τις συνεδριάσεις μπορεί επίσης να αποδειχθεί με χαμένες προθεσμίες έργων. Αν οι άνθρωποι πρέπει να περνούν τον περισσότερο χρόνο τους σε συσκέψεις, δεν θα μπορούν να συνεχίσουν την εργασία τους. Αυτό θα σημαίνει αναμφίβολα ότι θα χαθούν προθεσμίες, καθώς δεν θα μπορεί να διεξαχθεί η εργασία. Αυτό μπορεί να συμβάλει περαιτέρω στην κόπωση των συνεδριάσεων, καθώς οι συνεδριάσεις έργου θα έχουν λιγότερες ενημερώσεις, με αποτέλεσμα να πηγαίνει χαμένη η συνεδρίαση.

Πώς να αποτρέψετε την κόπωση των συνεδριάσεων

Υπάρχουν ορισμένα βήματα που μπορούν να ληφθούν για να αποφευχθεί η κόπωση των συνεδριάσεων και να δημιουργηθεί μια υγιής και παραγωγική κουλτούρα συνεδριάσεων σε μια επιχείρηση.

Πραγματοποιήστε μια σύσκεψη μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητο

Οι συσκέψεις μπορούν να αποτελέσουν ένα χρήσιμο και πρακτικό εργαλείο, συμβάλλοντας στη βελτίωση της επικοινωνίας και δίνοντας στους ανθρώπους μια πλατφόρμα για να εκφράσουν τις ανησυχίες τους και να επιλύσουν προβλήματα συνεργατικά. Ωστόσο, δεν θα είναι πάντα η καλύτερη επιλογή για τη διεξαγωγή μιας συνάντησης. Για παράδειγμα, αν ένας επικεφαλής ομάδας θέλει ενημερώσεις σχετικά με ένα έργο, ίσως είναι καλύτερα να ζητήσει μια έκθεση έργου από όσους εργάζονται σε αυτό. Αυτή η έκθεση μπορεί πάντα να διανέμεται στα άλλα μέλη της ομάδας για να διασφαλιστεί ότι όλοι έχουν τις απαραίτητες ενημερώσεις, αλλά μπορεί να σημαίνει ότι οι άνθρωποι δεν χάνουν χρόνο για να παρευρίσκονται σε μια συνεδρίαση στην οποία δεν χρειάζεται να είναι παρόντες.

Θα μπορούσατε επίσης να επανεξετάσετε τις τακτικές σας συνεδριάσεις. Μπορεί να είναι χρήσιμο για την επικοινωνία της ομάδας να πραγματοποιούνται τακτικές συναντήσεις για όλους στην ομάδα, ώστε να ενημερώνουν τους άλλους για το πού εργάζονται και πού μπορεί να χρειάζονται υποστήριξη. Ωστόσο, θα ήταν χρήσιμο να εξετάσετε πόσο συχνά έχετε αυτή τη συνάντηση. Εάν έχετε σήμερα καθημερινή συγκέντρωση της ομάδας, μπορεί αυτή να μειωθεί σε εβδομαδιαία Εάν έχετε σήμερα μια ωριαία εβδομαδιαία ομαδική συνάντηση, μπορεί αυτή να μειωθεί σε 30 λεπτά Σημειώστε τι λέγεται αυτή τη στιγμή στην τακτική σας συνάντηση και αναζητήστε τρόπους για να το συμπτύξετε ή να το μειώσετε.

Σχεδιάστε μια συνοπτική συνάντηση

Όταν αποφασίσετε ότι μια συνάντηση είναι απαραίτητη, μπορείτε στη συνέχεια να σχεδιάσετε μια συνοπτική ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Βεβαιωθείτε ότι η ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα βασικά σημεία που θα εκπληρώσουν τον στόχο της συνεδρίασης. Μπορείτε να την αποστείλετε στους συμμετέχοντες όταν τους προσκαλείτε στη σύσκεψη.

Η ημερήσια διάταξη επιτρέπει στους συμμετέχοντες να γνωρίζουν τι να περιμένουν από τη σύσκεψη και τους διαβεβαιώνει ότι ο χρόνος τους δεν θα πάει χαμένος. Θα βοηθήσει επίσης να διατηρηθεί η συνάντηση στο σωστό δρόμο και θα αποτρέψει τα άτομα από το να προχωρήσουν σε παρεκκλίσεις που μπορεί να μην έχουν σχέση με τη συνάντηση ή με τους άλλους συμμετέχοντες.

Προσκαλέστε μόνο τα απαραίτητα άτομα

Αφού γνωρίζετε τον κύριο στόχο της συνάντησης και έχετε την ημερήσια διάταξη, μπορείτε να αποφασίσετε ποιοι θα πρέπει να παρευρεθούν. Θα πρέπει να επιδιώκετε να προσκαλείτε μόνο όσους θα επωφεληθούν από τη συμμετοχή στη συνάντηση και να αποφεύγετε να προσκαλείτε άτομα που απλώς "μπορεί" να χρειαστούν. Αν κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης διαπιστώσετε ότι πρέπει να θέσετε μια ερώτηση σε κάποιον συνάδελφο που δεν είναι παρών, μπορείτε πάντα να τον καλέσετε ή να του στείλετε μήνυμα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορούν να μεταδώσουν πληροφορίες χωρίς να χρειάζεται να παρακολουθήσουν μια ολόκληρη συνεδρίαση που μπορεί να μην τους αφορά.

Συχνά μπορεί να είναι καλύτερο να προσκαλέσετε μόνο ένα ή δύο άτομα από μια συγκεκριμένη ομάδα ή τμήμα, αντί για ολόκληρη την ομάδα. Οι παρευρισκόμενοι μπορούν πάντα να μεταβιβάσουν τις πληροφορίες στην υπόλοιπη ομάδα τους ή μπορείτε να στείλετε τα πρακτικά, ώστε οι άνθρωποι να παραμένουν ενήμεροι για το τι ειπώθηκε. 

Αν δεν είστε σίγουροι για το ποιος πρέπει να παρευρεθεί, μπορείτε να τους ρωτήσετε μεμονωμένα ή να τους προσκαλέσετε "προαιρετικά", ώστε να αποφασίσουν μόνοι τους. Θα μπορούσατε επίσης να τοποθετήσετε την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης σε κάποιο κεντρικό σημείο, όπως σε έναν πίνακα ανακοινώσεων <> σε έναν κοινόχρηστο χώρο, και να δώσετε τη δυνατότητα στα άτομα να παρευρεθούν εάν πιστεύουν ότι θα τους ωφελήσει.

Στόχος είναι να παραμείνει η συνεδρίαση επικεντρωμένη

Χρησιμοποιήστε την ημερήσια διάταξη της συνεδρίασης για να βεβαιωθείτε ότι όλοι θα παραμείνουν στο πρόγραμμα. Συχνά, οι συνεδριάσεις μπορεί να εκτραπούν, είτε επειδή κάποιος θέτει μια ανησυχία που δεν είναι απολύτως σχετική, είτε επειδή διατυπώνεται μια άποψη που ξεκινά μια ξεχωριστή συζήτηση. Συχνά, οι συζητήσεις αυτές μπορεί να είναι αξιόλογες, αλλά η συνεδρίαση μπορεί να μην είναι ο καταλληλότερος χώρος για να γίνουν.

Προσπαθήστε να περιορίσετε στο ελάχιστο τις όποιες εφαπτόμενες συζητήσεις. Αν προκύψει μια πολύτιμη συζήτηση που δεν έχει σχέση με τη συνάντηση, σημειώστε ότι θα συνεχιστεί μετά τη συνάντηση. Οι εμπλεκόμενοι θα μπορούσαν είτε να παραμείνουν στη σύσκεψη για κάποιο επιπλέον χρονικό διάστημα είτε να οργανωθεί ξεχωριστή σύσκεψη ή τηλεφωνική κλήση.

Χρήση χρήσιμων εργαλείων εμπλοκής

Ένας τρόπος για να διατηρηθεί η εμπλοκή των ατόμων σε μια σύσκεψη είναι η χρήση οπτικών εργαλείων επικοινωνίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πίνακα για να κρατάτε σημειώσεις κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης και να καταγράφετε τις ιδέες που έχουν συνεισφέρει οι άλλοι. Αυτό μπορεί να δώσει στους ανθρώπους κάτι στο οποίο μπορούν να ανατρέξουν και να βασιστούν, βοηθώντας στην καλλιέργεια καλύτερης συνεργασίας.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε οθόνες προβολής αν χρησιμοποιείτε μια παρουσίαση. Αυτό μπορεί να βοηθήσει να κρατήσει την προσοχή των ανθρώπων, δίνοντάς τους κάτι να κοιτάξουν και να κάνουν τις δικές τους σημειώσεις. Στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε την παρουσίαση στους συμμετέχοντες μετά τη συνάντηση, ώστε να μπορούν να ανατρέξουν σε αυτήν.

Αναθέστε σε κάποιον να κρατάει πρακτικά ή σημειώσεις

Κάποιος που συμμετέχει στη συνάντηση θα πρέπει να έχει την ευθύνη να κρατάει πρακτικά ή σημειώσεις. Αυτό θα πρέπει να καλύπτει τα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί και σε ποιον έχουν ανατεθεί, καθώς και τυχόν κινδύνους που εντοπίστηκαν και ποια θα είναι η συνέχεια. Θα πρέπει να περιλαμβάνει προθεσμίες για καθήκοντα και έργα και τα επόμενα βήματα.

Οι σημειώσεις αυτές θα πρέπει στη συνέχεια να διανεμηθούν σε όλους όσους συμμετείχαν στη συνάντηση. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να τα στείλετε σε σχετικά άτομα που δεν συμμετείχαν στη συνάντηση, αλλά που μπορεί τώρα να έχουν μια ευθύνη σχετική με το έργο ή να πρέπει να συμμετάσχουν στην επόμενη συνάντηση.

Ενθαρρύνετε την ανατροφοδότηση

Τέλος, για να αποφύγετε την κόπωση από τις συναντήσεις στον οργανισμό σας, θα πρέπει να ενθαρρύνετε και να συλλέγετε τακτικά ανατροφοδότηση από τους υπαλλήλους. Τα άτομα θα πρέπει να αισθάνονται άνετα να δίνουν τα ειλικρινή και εποικοδομητικά σχόλιά τους σχετικά με τις συνεδριάσεις, για παράδειγμα, αν θεωρούν ότι οι συνεδριάσεις θα μπορούσαν να είναι πιο δομημένες ή αν θεωρούν ότι απαιτούνται λιγότερες συνεδριάσεις.

Τα σχόλια θα μπορούσαν να συλλέγονται μέσω ανώνυμων ερευνών, αν θέλετε να διασφαλίσετε ότι τα άτομα αισθάνονται σε θέση να δώσουν ειλικρινείς απόψεις. Εναλλακτικά, θα μπορούσατε απλώς να ρωτήσετε τους ανθρώπους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πώς τους φάνηκε η συνάντηση και αν πιστεύουν ότι θα μπορούσε να βελτιωθεί με οποιονδήποτε τρόπο. &Στη συνέχεια, θα πρέπει να επιδιώξετε να δράσετε βάσει των σχετικών ανατροφοδοτήσεων και να βοηθήσετε στην τελειοποίηση της κουλτούρας των συναντήσεών σας.

Διεξαγωγή παραγωγικών συναντήσεων με τη Nobo

Η Nobo διαθέτει μια τεράστια γκάμα πρακτικών εργαλείων επικοινωνίας για την υποστήριξη των συναντήσεών σας και την αποφυγή της κόπωσης των συναντήσεων. Από λευκούς πίνακες και πίνακες ανακοινώσεων έως εργαλεία προβολής και σήμανση, είμαστε σίγουροι ότι θα έχουμε τη λύση που χρειάζεστε για αποτελεσματικές συνεδριάσεις και επικοινωνία. Ρίξτε μια ματιά στη γκάμα των προϊόντων μας σήμερα για να δείτε πώς μπορούμε να υποστηρίξουμε τον οργανισμό σας.