Crear un lugar de trabajo integrador no se limita a los espacios físicos: se trata de garantizar que todos puedan participar plenamente en todos los aspectos de la vida laboral. Las reuniones son una parte fundamental de la colaboración y la toma de decisiones en muchos equipos, pero pueden plantear problemas a las personas con discapacidad si no se organizan teniendo en cuenta la accesibilidad.

Desde deficiencias visuales o auditivas hasta personas neurodiversas o con problemas de movilidad, cada persona tendrá necesidades diferentes para poder comunicarse y participar en las reuniones. En esta guía, exploraremos algunas estrategias y enfoques prácticos para garantizar que tus reuniones sean más accesibles, de modo que todo el mundo pueda contribuir de forma significativa.

Planificación de una reunión accesible

Lo más importante a la hora de planificar una reunión accesible es hablar con las personas que pueden enfrentarse a problemas de accesibilidad. Podrán aconsejarte sobre la mejor manera de adaptar una reunión para que se les pueda incluir plenamente.

Deberías intentar recopilar esta información antes de la reunión. Puedes preguntar a los asistentes invitados si alguien tiene necesidades de acceso, cuáles son y cómo pueden ser atendidas. Esto también puede ser una oportunidad para saber cuánto apoyo quieren o no quieren las personas: algunas pueden apreciar el contacto frecuente, mientras que otras pueden preferir seguir adelante con un mínimo de controles.

En general, al planificar una reunión accesible puedes tener en cuenta la hora del día en que se celebra, la duración de la reunión y dónde se celebrará. Lo mejor sería celebrar la reunión a media mañana o a primera hora de la tarde, para que las personas que necesiten más tiempo puedan ir al trabajo o volver a casa. Si la reunión tiene que durar más de una hora, puede ser conveniente incluir un descanso, ya que algunas personas pueden necesitar concentrarse para seguir lo que se dice y a otras puede resultarles difícil permanecer sentadas en un mismo sitio durante periodos prolongados.

Quien dirija la reunión debe tratar de resumir los debates a lo largo de la sesión. Esto puede facilitar que las personas con diversos problemas de accesibilidad sean conscientes de lo que se ha dicho y de cuál es su posición.

Cómo hacer que una reunión sea accesible para personas con discapacidad visual

Las personas con discapacidad visual pueden tener dificultades con el material escrito en las reuniones, así como para captar señales no verbales como el lenguaje corporal.

Una forma de ayudar a los participantes con problemas de visión es asegurarse de que todos los materiales escritos estén disponibles en un tamaño de letra grande: normalmente se recomienda el tamaño 14 para las personas con problemas de visión, pero algunas personas pueden solicitar un tamaño mayor. Utiliza siempre un tipo de letra claro y sin formas, como Arial, y evita la cursiva.

Siempre debe haber un buen contraste entre el fondo y el texto, así que procura que el texto sea negro sobre fondo blanco. Puede que algunas personas prefieran leer un texto de color más claro sobre un fondo más oscuro, así que prepárate para adaptar lo que produzcas en función de las necesidades específicas de cada persona.

A veces, puede que no sea posible preparar material escrito, por ejemplo, si utilizas una pizarra para anotar ideas en una sesión de lluvia de ideas. En este caso, el responsable de la reunión debe tratar de resumir de forma clara y concisa las ideas que se han escrito en la pizarra, además de escribir siempre con claridad y en tamaño suficiente. Puede ser necesario reproducir las ideas de la tormenta de ideas en un formato accesible después de la reunión y compartirlo con las personas que puedan necesitarlo.

Por último, hay que ser consciente de no hablar solo con el lenguaje corporal, es decir, señalando a las personas que quieren hablar. En su lugar, di el nombre de la persona que va a hablar a continuación. "Richard, ¿qué tienes que decir?". De este modo, las personas con discapacidad visual tendrán claro quién hablará a continuación.

Cómo hacer que una reunión sea accesible para personas con deficiencias auditivas

Hay varias formas de hacer que las reuniones sean más accesibles para las personas con deficiencias auditivas. Si la reunión es virtual, puedes utilizar subtítulos en directo en herramientas como Zoom y Microsoft Teams, que producen subtítulos en tiempo real de lo que se dice. También puedes utilizar herramientas de transcripción en tiempo real que anotarán el contenido hablado en una reunión, lo que podría utilizarse en una conferencia física.

Otra opción es proporcionar un intérprete de lengua de signos, lo que puede hacerse virtualmente a través de una videollamada o en persona. Siempre debes comunicarte directamente con la persona con la que estás hablando, y no con nadie que esté allí como apoyo a la comunicación.

También puedes utilizar sistemas de bucle para personas con audífonos, que pueden instalarse permanentemente en una sala de reuniones o tener un sistema portátil. Ten en cuenta que no todos los audífonos están preparados para funcionar con sistemas de bucle, así que asegúrate de hablar con las personas que tienen problemas de audición para comprobar qué tipo de solución necesitan.

Sea cual sea el tipo de solución de traducción que necesites, debes animar a todos los asistentes a la reunión a hablar con claridad y a un ritmo moderado. Debes evitar que los asistentes hablen por encima de los demás, ya que esto puede dificultar la interpretación; si se produce una discusión que parece precipitada o en la que hablan varias personas a la vez, debes resumir lo que se ha dicho.

Durante la reunión, debes utilizar ayudas visuales como diagramas, gráficos y diapositivas de presentación mostradas en una pantalla de proyección. Todos ellos deben ser claros y concisos, para que resulten fáciles de entender sin necesidad de indicaciones verbales.

Cómo hacer que una reunión sea accesible para personas con problemas de movilidad

Hay muchos tipos diferentes de problemas de movilidad que requerirán distintos enfoques para adaptarse a las necesidades de las personas en una reunión. Una de las principales formas es asegurarse de que la sala de reuniones es totalmente accesible, lo que incluye si hay rampa, ascensor y/o escaleras con pasamanos, aunque normalmente se preferirá un acceso sin escalones.

Tendrá que haber un aseo accesible con pasamanos y espacio suficiente para que pueda maniobrar una silla de ruedas. Las entradas, los pasillos y la propia sala de reuniones deben ser lo suficientemente anchos para permitir el acceso de sillas de ruedas. Cuando organices la sala de reuniones, debes asegurarte de que haya suficiente espacio entre los muebles para que una silla de ruedas pueda moverse por la sala, con asientos accesibles disponibles en un lugar central e inclusivo, y que no queden al fondo de la sala.

Puede que tengas que ofrecer la opción de que las personas asistan a la reunión de forma virtual si no es posible desplazarse. Utiliza herramientas de reuniones virtuales en línea, como Microsoft Teams o Zoom, y asegúrate de que en la sala de reuniones se dispone de la tecnología necesaria para que los asistentes virtuales puedan ver y oír lo que ocurre.

Algunas personas pueden tener dificultades para hablar, por lo que es posible que tengas que planificar la reunión para adaptarte a ello. Asegúrate de que todo el mundo tiene la oportunidad de compartir sus contribuciones y sea considerado si estás planificando actividades para romper el hielo u otras actividades energizantes para la sesión.

Cómo hacer que una reunión sea accesible para personas neurodivergentes

La neurodivergencia engloba distintas afecciones, como el TDAH, el autismo y la dislexia. Estas personas necesitarán diferentes adaptaciones para poder participar plenamente en las reuniones, por lo que siempre es mejor hablar con cada una de ellas sobre lo que necesitan específicamente.

En general, puedes garantizar que las reuniones sean accesibles creando y compartiendo un orden del día detallado y estructurado antes de la reunión, para que los asistentes puedan asimilar la información y comprender lo que va a ocurrir. También puedes compartir otros materiales de lectura, como presentaciones, para que los asistentes los repasen con antelación y a su propio ritmo.

Las instrucciones para los asistentes deben ser claras, directas y concisas. Esto incluye las acciones necesarias antes de la reunión, como la hora de inicio y el lugar donde se celebrará, así como a lo largo de la propia reunión, por ejemplo indicando a los asistentes cómo y cuándo deben contribuir.

Intenta crear un entorno tranquilo para la reunión con una estimulación sensorial mínima. Esto podría incluir una sala de reuniones con mucha luz natural, en lugar de depender de luz artificial brillante, con un ruido de fondo mínimo y sin olores fuertes.

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