El seguimiento eficaz de una reunión es una forma vital de garantizar que se comunican las decisiones y los planes, y que se completan las acciones. A continuación te explicamos por qué es tan importante hacer un seguimiento de una reunión y cómo puedes hacerlo de forma adecuada y con éxito.

¿Por qué es importante hacer el seguimiento de una reunión?

En una reunión se pueden tratar muchas cosas. El seguimiento de la reunión crea un registro que los asistentes pueden consultar, para tener claro qué se trató y qué acciones se derivaron de la reunión.

Sin un seguimiento de la reunión, podrían olvidarse detalles importantes y no completarse las tareas acordadas. Esto podría tener un impacto negativo en la productividad e incluso en la reputación de la marca.

El seguimiento de una reunión también puede ser útil para cualquier persona que no haya podido asistir a la reunión. Podrán saber qué se discutió para tener toda la información relevante que puedan necesitar.

Utilizar un correo electrónico de seguimiento después de la reunión también puede proporcionar un hilo para que la gente haga un seguimiento del progreso de las acciones e informe de cuándo se han completado las tareas o si ha habido retrasos.

Recomendaciones para que la reunión permita un seguimiento eficaz

Para que el seguimiento de la reunión sea eficaz, hay algunos pasos que deberías dar durante la propia reunión.

Levantar acta

Elegir a una persona de la reunión para que levante acta es una herramienta útil para el seguimiento de la reunión. Si tienes reuniones periódicas, puedes rotar a la persona encargada de levantar acta o asignar a una persona para que lo haga siempre. Puede ser útil que la persona haya redactado actas con anterioridad, para que sepa cuál es la mejor manera de hacerlo y qué debe incluir.

Las actas deben resumir qué temas se han tratado, quién ha dicho qué y qué acciones se han identificado, así como los plazos que se han señalado. Si existe un orden del día de la reunión, puede utilizarse como plantilla para tomar las notas, de modo que quede claro qué se debatió y cuándo.

El acta puede incluirse en un correo electrónico de seguimiento tras la reunión, pero no debe ser lo único que se incluya. Aunque pueden ser útiles como referencia, es posible que contengan demasiada información para todos los asistentes a la reunión y que se pierdan acciones clave.

Identifica las acciones y asigna sus responsables

Es fundamental que en todas las reuniones se identifiquen claramente las acciones y se asigne un responsable a cada una de ellas, para que los asistentes sepan de qué son responsables una vez finalizada la reunión.

Cuando surjan posibles acciones en una reunión, discute qué es lo que hay que hacer y en qué plazo. Identifica a la persona más indicada para asumir la responsabilidad de cada acción y asegúrate de que entiende lo que se le va a pedir.

Puede que una acción requiera que la lleven a cabo varias personas. Incluso en este caso, sólo asigna un responsable. Esto facilita el seguimiento de la acción y ayuda a evitar confusiones y repeticiones del trabajo.

A veces, la persona más indicada para llevar a cabo una acción puede no estar presente en la reunión. En este caso, asigna a una persona la tarea de comunicarle lo que se le va a pedir.

Haga fotos del trabajo en colaboración

A menudo, en las reuniones, utilizarás pizarras blancas o un caballete de rotafolio para tomar notas y hacer lluvias de ideas. Pueden ser útiles en la reunión, ya que permiten a todos ver claramente lo que se está debatiendo.

Sin embargo, es importante que las notas que se tomen puedan compartirse después de la reunión para hacer un seguimiento. De lo contrario, es posible que hayas tomado notas e ideas útiles e importantes que se perderán y olvidarán después de la reunión.

Puedes hacer fotos de las notas que tomes en las pizarras y compartirlas después en un correo electrónico de seguimiento de la reunión. O, si las notas no son lo bastante claras, puedes hacer fotos y luego encargar a alguien que transfiera la información a un documento. Esto puede ser útil para las tormentas de ideas, ya que se puede mantener el flujo visual al tiempo que se garantiza que cada palabra sea legible.

Conclusiones de la reunión

Al final de la reunión, deben tomarse unos minutos para resumir brevemente lo que se ha debatido y decidido, junto con las acciones. Di a los asistentes cómo y quién hará el seguimiento de la reunión y cuándo pueden esperar recibirlo.

Cómo hacer el seguimiento de una reunión

Crea un plan de acción

Una de las partes más importantes del seguimiento de una reunión es crear un plan de acción. Debes utilizar las notas de la reunión como base para crear tu plan de acción. Este documento mostrará exactamente qué acciones deben emprenderse, quién será responsable de ellas y el plazo en el que deberán abordarse y completarse.

También puedes utilizar el plan de acción para clasificar las acciones, identificando cuáles son urgentes y cuáles no tanto. Puede ser útil hacer que el documento sea colaborativo, para que la gente pueda actualizarlo a lo largo del proyecto con el estado de sus acciones.

Comparte el seguimiento de la reunión

Una vez que tengas el acta de la reunión y el plan de acción, tendrás que compartir el seguimiento. La forma más habitual de hacerlo es enviar un correo electrónico de seguimiento de la reunión. Si la reunión está relacionada con un proyecto en curso, puede ser útil crear un canal de mensajes específico en Slack o Teams y utilizarlo para todas las comunicaciones, incluido el seguimiento de la reunión.

Debes enviar el seguimiento de la reunión lo antes posible después de la reunión, normalmente en un plazo de 24-48 horas, para que se puedan preparar las actas y cualquier otro documento.

El seguimiento de una reunión debe enviarse a todas las personas que asistieron a la reunión, así como a cualquier otra parte pertinente que no haya podido asistir o que no haya asistido pero que ahora podría estar implicada en una acción.

El seguimiento de la reunión debe incluir el acta de la reunión y el plan de acción. También debes incluir un breve resumen de la reunión, para refrescar la memoria de los asistentes e informar a los que no estuvieron presentes. Si se tomaron notas en una pizarra, incluye también las fotos o la versión en documento de las mismas. Si la reunión incluyó una presentación, también puede ser útil adjuntar las diapositivas.

Ejemplo de correo electrónico de seguimiento de la reunión

Asunto:  Seguimiento de [tema de la reunión]

Estimado equipo,

Gracias por asistir a nuestra reunión de hoy. Agradezco vuestro trabajo y los esfuerzos por hacerla productiva.

Para hacer un seguimiento de la reunión, me gustaría resumir los factores clave que se debatieron:

[lista de los puntos clave del debate]

Se decidieron las siguientes acciones:

[lista con las acciones y los responsables de las acciones]

He adjuntado un documento de plan de acción para ayudarnos a trabajar en estas acciones. [Este documento es colaborativo y está guardado en [carpeta]] Por favor, utilizad este plan de acción para mantener a todo el mundo al día sobre el progreso de vuestras acciones. Si tenéis algún problema a la hora de completar las acciones, os pido que me lo comuniquéis, para que podamos mantener informado al equipo.

También he adjuntado las actas y otros documentos que apoyaron nuestra reunión, por si queréis consultarlo.

Nuestra próxima reunión se celebrará el [fecha] y espero que todos podáis asistir.

Saludos cordiales,

[Nombre]

Cómo hacer el seguimiento de la reunión

Es importante no limitarse a enviar el seguimiento de la reunión y no volver a comprobarlo hasta la siguiente, sobre todo si hay mucho tiempo entre una reunión y otra. Haz un seguimiento de lo que ocurre con tu plan de acción.

Si parece que las cosas no se están completando en el tiempo acordado, ponte en contacto con tus compañeros para ver si hay algún problema. Puede que tengan algún problema que requiera la aportación del resto del equipo, o puede que simplemente se hayan olvidado de actualizar el documento. Sea cual sea el problema, ayúdales a resolverlo y asegúrate de que el equipo del proyecto en su conjunto está informado.