Las reuniones son una parte esencial de cualquier empresa. El éxito de una reunión depende en gran medida de la capacidad del moderador para mantener el debate centrado, productivo y eficaz.

En este blog hablaremos de algunos consejos que te ayudarán a mejorar tus habilidades como moderador de reuniones, como la planificación y la preparación, el establecimiento de normas básicas, la gestión eficaz del tiempo, la escucha activa, la resolución de conflictos y la evaluación y reflexión de tu trabajo.

¿Qué es un moderador?

Como moderador de reuniones, eres responsable de crear un entorno positivo y atractivo que fomente la participación, promueve la colaboración y ayude al grupo a alcanzar sus objetivos. El papel principal del moderador es gestionar el proceso de la reunión y crear un foro cómodo para una comunicación abierta y constructiva.

El moderador es responsable de:

• Establecer normas básicas
• Mantener el debate enfocado en el tema
• Gestionar el tiempo
• Fomentar la participación
• Garantizar que se escuchen todos los puntos de vista

También ayudan al grupo a generar ideas, tomar decisiones y llegar a una solución cuando sea necesario.

Mejores consejos para moderadores de reuniones

Un moderador de reuniones competente es un comunicador experto, hábil en la gestión de tareas y la resolución de problemas. Deben permanecer neutrales y no dejar que su propio punto de vista influya en la reunión. El objetivo principal de un moderador es guiar al grupo para que alcance sus objetivos fomentando la productividad y la eficacia.

Planifica y prepara

Antes de organizar una reunión, tómate tu tiempo para planificarla y prepararla. Destaca la finalidad de la reunión, fija objetivos claros y elabora un orden del día en el que se expongan los temas que se van a tratar. Considera la posibilidad de utilizar una pizarra blanca o una pizarra móvil para comunicar esta información a lo largo de la reunión, de modo que sea visible para todos los participantes. Esto garantizará una sesión más centrada, productiva y eficaz. Asegúrate también de comunicar con antelación a los asistentes el orden del día y el material necesario.

Establece normas básicas

Establece unas normas básicas claras para la reunión desde el principio, a fin de crear un entorno respetuoso y productivo. Pueden anotarse en un caballete o en una pizarra para poder consultarlas en caso necesario. Fomenta la participación y asegúrate de que todos tengan la oportunidad de hablar. Además, asegúrate de hacer cumplir las normas durante toda la reunión, sobre todo si algún asistente las cuestiona.

Gestiona eficazmente el tiempo

Mantente en el buen camino y gestiona el tiempo eficazmente, centrando el debate en los temas del orden del día. No pierdas de vista el reloj y ajusta el ritmo de la reunión según sea necesario, para asegurarte de que cubres todos los puntos del orden del día o programa una sesión de seguimiento si te parece necesario.

Escucha activamente

Practica la escucha activa prestando atención a lo que se dice y demostrando que lo entiendes. Aclara cualquier malentendido y anima a los participantes a hacer preguntas y aportar comentarios.

Gestiona los conflictos

Aborda los conflictos que surjan de forma respetuosa y constructiva. Céntrate en los problemas más que en las personas implicadas y fomenta una comunicación abierta y honesta. En este caso, un moderador asume un papel de mediación, permaneciendo imparcial.

Evalúa y reflexiona

Después de la reunión, tómate tu tiempo para reflexionar sobre lo que ha ido bien y lo que se podría mejorar. Anima a los participantes a que te envíen comentarios constructivos que te ayuden a identificar aspectos susceptibles de mejora y te sirvan de base para futuras reuniones. También deberías revisar el orden del día escrito en la pizarra al principio de la reunión y considerar si se han tratado todos los temas.

Qué evitar como moderador de reuniones

Ser moderador de una reunión no es tarea fácil, sobre todo en reuniones grandes en las que hay múltiples voces que quieren hacer aportaciones. A continuación, destacamos las acciones que debes evitar como moderador de reuniones:

Expresar tus propias opiniones o preferencias

El papel de un moderador es permanecer neutral e imparcial. Debes evitar expresar tus propias opiniones.

Dominar la conversación

Un moderador debe fomentar la comunicación abierta y la colaboración entre todos los participantes, en lugar de dominar la conversación. Procura no hablar demasiado ni interrumpir a los demás, y asegúrate de que todos los participantes intervienen y dan su opinión sin forzar la situación.

Ser conflictivo

Mantén la calma y el respeto incluso en situaciones difíciles. Por difícil que sea, intenta evitar la confrontación y también, aplica esta pauta de comportamiento a todos los participantes.

¿Estás preparado para ser el o la moderador/a?

Tanto si quieres mejorar tus habilidades como dar tu primer salto como moderador de reuniones, tienes la pauta necesaria para guiar una reunión. Podrás crear un entorno seguro, respetuoso y colaborativo, animando a todos los miembros a participar y aportar sus puntos de vista únicos.

Tu objetivo es ayudar a los asistentes a alcanzar los objetivos de la reunión:

• Mantener el debate centrado y productivo
• Gestionar la dinámica de grupo
• Resolver cualquier desacuerdo
• Ajustar el plan de mediación
• Escuchar y reaccionar con eficacia

También deberías ser capaz de adaptar tu estilo de comunicación a las necesidades del grupo y aportar comentarios y sugerencias que ayuden a mejorar la comunicación y la colaboración. Utilizando las técnicas de moderación de este blog, puedes ayudar a guiar a los grupos para que superen las barreras de comunicación y logren el éxito en todo tipo de reuniones.