Una reunión bien planificada es siempre lo ideal, pero no siempre es posible. A menudo, es necesaria una colaboración espontánea y una toma de decisiones rápida para hacer frente a una situación urgente. En este caso, tendrá que organizar una reunión ad hoc.

Las reuniones ad hoc son diferentes de las reuniones periódicas y requerirán un enfoque ligeramente distinto. En este blog analizamos las diferencias entre las reuniones ad hoc y las reuniones ordinarias, cómo saber cuándo es necesaria una reunión ad hoc y cómo llevar a cabo una reunión eficaz de última hora.

¿Cuál es la diferencia entre una reunión ad hoc y una reunión ordinaria?

Una reunión ad hoc se diferencia de una ordinaria en que se trata de una reunión que no se ha planificado. Se celebrará por una situación imprevista que requiera atención inmediata.

Así pues, una de las diferencias entre una reunión ad hoc y una reunión ordinaria es que puede constar de un orden del día más informal. Los asistentes y el organizador no habrán tenido tanto tiempo para prepararse como suelen tener para una reunión, por lo que es posible que tengan que pensar sobre la marcha. Normalmente, en una reunión ad hoc habrá que tomar decisiones y actuar con rapidez, mientras que en una reunión ordinaria puede haber un poco más de margen para que la gente ponga en práctica las acciones.

Cuándo convocar una reunión ad hoc de última hora

Una reunión ad hoc de última hora sólo debe convocarse cuando sea absolutamente necesario. Convocar a la gente a una reunión sin previo aviso interrumpirá su jornada, y puede llevar un tiempo volver a la normalidad después de la reunión, por breve que ésta sea.

Siempre que sea posible, debe procurar avisar a la gente con suficiente antelación para que asista a una reunión. Sin embargo, habrá situaciones en las que esto no sea posible y sea necesaria una reunión ad hoc. Puede tratarse de una situación de emergencia o de una oportunidad que haya surgido en un plazo breve y requiera una actuación inmediata. Puede ser que los miembros del equipo tengan que dar su opinión de inmediato o que se necesiten actualizaciones urgentes sobre un proyecto. Puede ocurrir que haya confusión sobre lo que se pide al equipo y que sea necesaria una reunión para aclarar las cosas y que la gente pueda seguir trabajando con objetivos claros.

Incluso en estas situaciones, deberías plantearte si una reunión es la mejor solución. Puede que baste con un correo electrónico o una llamada telefónica con uno o dos participantes. A veces, el asunto puede ser demasiado complejo para discutirlo por correo electrónico o puede implicar a demasiadas personas; en este caso, una reunión puede ser la solución.

También debes considerar el impacto de celebrar una reunión de última hora y sopesar los costes frente a las recompensas. Interrumpir la jornada de alguien nunca es lo ideal, pero puede que sea mejor hacer esto que no celebrar la reunión.

Cómo organizar una reunión ad hoc eficaz

Las reuniones ad hoc suelen abordar necesidades de alta prioridad, por lo que es esencial que se lleven a cabo con eficacia.

Establece objetivos claros y un orden del día

Aunque una reunión ad hoc tenga poco tiempo de preparación, es importante fijar objetivos claros. Estos objetivos pueden ser breves y sucintos, pero tenerlos fijados ayudará a mantener la concentración de todos, lo que conducirá a resultados más productivos.

Una vez que tenga los objetivos, puede elaborar un orden del día. Puede ser más informal que el orden del día habitual de una reunión, pero debe abarcar los puntos más importantes. Si es posible, esto debería distribuirse a los asistentes antes de la reunión; incluso enviarlo unos 10 minutos antes permitirá a la gente prepararse un poco y empezar a pensar en lo que se necesita. Esto puede ayudar a ahorrar un tiempo valioso en la propia reunión.

Invite sólo a las partes interesadas clave

Una reunión ad hoc de última hora probablemente perturbará la jornada de los asistentes. Por tanto, debe intentar minimizar esta interrupción invitando únicamente a los principales interesados. En ella deberían participar únicamente las personas que estén directamente implicadas en la situación y/o tengan los conocimientos y la experiencia necesarios en la materia.

A veces, lo mejor sería incluir a las personas que se verán afectadas por las decisiones que se tomen en la reunión, pero esto no siempre es posible. Puede que resulte más práctico limitarse a invitar a los jefes de equipo y dejar que ellos distribuyan y deleguen la información y las acciones a su equipo una vez que se hayan tomado las decisiones.

Mantén el rumbo de la reunión

Es probable que haya poco tiempo durante la reunión. Por lo tanto, es esencial que las discusiones se centren y se mantengan en el buen camino. Debes consultar el orden del día de la reunión para asegurarte de que se trata todo lo que hay que tratar, de la manera más eficaz posible. Si las conversaciones se desvían, debes guiar a la gente de vuelta al orden del día.

A veces, puede surgir una conversación que podría ser valiosa pero que no es totalmente relevante para el tema actual. En ese caso, tome nota de lo que se ha dicho y organice otra reunión o una llamada telefónica informal para continuar el debate más adelante.

Fomente la participación

Aunque una reunión ad hoc de última hora debe ser sucinta, debe fomentar la participación de los asistentes. Si no necesitas colaborar en la reunión, puede que no haya motivo para celebrarla y que sea mejor enviar un correo electrónico informativo.

Para fomentar la colaboración, debes asegurarte de que tu sala de reuniones cuenta con las herramientas de comunicación necesarias. Esto podría incluir flipcharts, pizarras blancas, e incluso una pantalla de proyección si necesita que todos vean algo, como un sitio web o una herramienta de análisis. Debes tomar notas en un lugar donde todos puedan verlas y consultarlas durante la reunión, para que puedan aprovechar las ideas de los demás.

Respetar la hora prevista

Es importante respetar la hora prevista en la mayoría de las reuniones, pero es aún más importante en las reuniones ad hoc. Una reunión de última hora debe empezar y terminar a la hora prevista, para que los asistentes no tengan que interrumpir su jornada.

Cumplir el tiempo asignado también ayudará a mantener la reunión centrada. Si eres estricto con el control del tiempo, serás más consciente de que tienes que ceñirte al orden del día y tomar decisiones rápidas. Deberías asignarte a ti mismo o a otro asistente la responsabilidad de controlar el tiempo y recordar con amabilidad a los asistentes si parece que las cosas se alargan más de lo previsto.

Anota las acciones y los siguientes pasos

Para que una reunión ad hoc sea productiva, alguien de los asistentes debería tomar notas durante todo el proceso. Debe incluir las acciones, los responsables y los plazos de cada acción. Llevar un registro de lo que se ha dicho y decidido significa que los asistentes tendrán algo a lo que referirse una vez finalizada la reunión, de modo que sepan exactamente lo que se espera de ellos.

Deberías enviar las notas una vez finalizada la reunión y asegurarte de que llegan a todos los asistentes. Si otros miembros del equipo que no asistieron tienen ahora una responsabilidad, también deberías asegurarte de que se les incluye en las comunicaciones.

También podrías establecer cuáles serán los siguientes pasos para dar seguimiento a las decisiones tomadas en la reunión y a las acciones que se han establecido. Puede que en el futuro sea necesario celebrar otra reunión planificada, o tal vez sea más apropiado elaborar informes de proyecto.

¿Listo para su reunión ad hoc?

Saber cómo planificar y organizar una reunión ad hoc es un conocimiento valioso. Ahora sabrá cómo actuar cuando surja una situación imprevista que requiera atención urgente, y podrá actuar con rapidez y eficacia.

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