La comunicación eficaz es una parte vital de cualquier puesto de trabajo. No solo permite una colaboración productiva y eficaz, sino que también contribuye a fomentar un entorno de trabajo positivo e integrador.

Sin embargo, cada persona de un equipo puede comunicarse de forma diferente. La clave de una comunicación eficaz es comprender estos diferentes estilos de comunicación, identificar cómo se producen y establecer estrategias prácticas para mejorar la comunicación. Si conocemos en profundidad los distintos estilos de comunicación, podremos mejorar nuestra interacción en el lugar de trabajo, establecer mejores relaciones entre compañeros y aumentar la productividad.

Los cuatro principales estilos de comunicación

Existen cuatro estilos principales de comunicación que pueden adoptar las personas. A menudo, las personas se inclinan por utilizar principalmente un tipo de estilo de comunicación, pero dependiendo de la situación, a veces las personas pueden utilizar una mezcla de todos ellos.

Comunicación asertiva

La comunicación asertiva implicará que el hablante defienda lo que quiere. Esto puede implicar sus propias necesidades y bienestar, pero también las necesidades de los demás. Suelen mostrarse tranquilos, respetuosos y educados, pero a menudo son directos y van al grano con rapidez.

Los comunicadores asertivos están dispuestos a asumir proyectos, pero protegen sus límites y los de los demás. Sin embargo, rara vez se ponen demasiado agresivos o a la defensiva cuando se comunican. En su lugar, intentarán comunicar sus necesidades y sentimientos de forma directa, asegurándose de que los demás se sientan cómodos. Intentarán colaborar para llegar a una conclusión que se ajuste a sus necesidades y llegarán a un compromiso cuando sea necesario.

Comunicación pasiva

Los comunicadores pasivos suelen permanecer callados en las discusiones y evitan expresar sus pensamientos, sentimientos o ideas. Suelen evitar posicionarse en uno u otro sentido en un debate y pueden esperar a que otro tome la iniciativa. A veces pueden utilizar un lenguaje indirecto para hablar en torno a un tema en lugar de abordarlo directamente, lo que puede dar lugar a malentendidos.

Las personas que utilizan un estilo de comunicación pasivo suelen intentar evitar los conflictos. Por lo general, se dejan llevar por la corriente y son bastante tolerantes, pero esto también puede significar que no hablen cuando hay un problema. Puede que les cueste establecer límites y que les resulte difícil dar marcha atrás y decir "no" cuando sea necesario.

Comunicación agresiva

Las personas que utilizan un estilo de comunicación agresivo serán seguras de sí mismas y directas. Suelen dominar la conversación, a veces interrumpiendo a los demás y tomando el control de la discusión. Por lo general, su principal objetivo es conseguir su propio punto de vista, para comunicar sus propias necesidades, a menudo a costa de los demás.

Los comunicadores agresivos pueden ser bruscos hasta el punto de que a veces son groseros. A menudo se resisten a llegar a un acuerdo con los demás y se empeñan en salirse con la suya. A partir de ahí, pueden despreciar los límites de los demás e incluso, en ocasiones, pueden llegar a atacar personalmente a los demás.

Comunicación pasivo-agresiva

Como su nombre indica, un estilo de comunicación pasivo-agresiva será una mezcla de los tipos de comunicación agresivo y pasivo. Normalmente parecerán pasivos en apariencia, pero tendrán objetivos más agresivos. Por lo general, no comunican sus necesidades con claridad, lo que puede dar lugar a malentendidos.

Este tipo de comunicadores suelen ser indirectos y evitan abordar el tema de frente. A menudo no dicen lo que quieren decir o utilizan un lenguaje poco claro que luego pueden negar. Querrán evitar el conflicto directo, pero es posible que recurran a ataques personales, mediante el sarcasmo o hablando a los demás a sus espaldas.

Cómo interactuar con distintos estilos de comunicación en el trabajo

Cada tipo de estilo de comunicación necesitará un enfoque ligeramente distinto para interactuar con eficacia.

Cómo dirigir a un comunicador asertivo

Los comunicadores asertivos apreciarán las conversaciones directas. Cuando hables con un comunicador asertivo, procura ser conciso y directo. Cuando des tu opinión, sé sincero e intenta ceñirte a puntos prácticos y aplicables.

Anima a las personas que utilizan un estilo de comunicación asertivo a compartir sus ideas. Siempre debes reconocer verbalmente y respetar su punto de vista, aunque tengas una opinión diferente, pero no debes privarte de expresar tus propias ideas.

Cómo comunicarse eficazmente como comunicador asertivo

Si sabes que eres un comunicador asertivo, puede que a veces necesites paciencia en una discusión. Puede que no todo el mundo hable tan directamente como a ti te gustaría, pero debes procurar mantener la calma y permitir que la gente exponga lo que tenga que exponer de la forma en que tenga que hacerlo. Ten en cuenta que algunas situaciones requerirán diferentes estilos de comunicación.

Puede que también necesites tranquilizar a los demás. Algunas personas pueden confundir su franqueza con brusquedad, por lo que debes ser consciente de cómo reaccionan los demás ante su discurso, y tranquilizarlos cuando sea necesario para que entiendan que tu actitud es positiva.

Cómo tratar a un comunicador pasivo

Las personas que suelen utilizar un estilo de comunicación pasivo pueden necesitar más apoyo y estímulo para participar en los debates. Esto podría implicar preguntarles directamente por sus pensamientos u opiniones en un entorno de grupo y asegurarse de que tienen espacio para decir lo que piensan.

También puede ser útil asegurarse de haber creado un entorno en el que se sientan cómodos para hablar. No deben sentirse presionados para contribuir, sino que deben sentirse seguros para hablar sin ser juzgados. A veces, puede ser útil ofrecer una plataforma de comunicación alternativa. Aunque a algunas personas no les guste plantear una cuestión en grupo, puede que se sientan más cómodas hablando de tú a tú o a través de la comunicación escrita, como el correo electrónico.

Cómo comunicarse eficazmente como comunicador pasivo

Si utilizas con frecuencia el estilo de comunicación pasivo, puede que te resulte útil practicar un lenguaje más asertivo. Esto puede ayudarte a expresar tu punto de vista en las discusiones y a asegurarte de que recibes el apoyo que necesitas en el trabajo. A algunas personas les resulta beneficioso ensayar lo que quieren decir antes de una reunión, aunque a menudo habrá situaciones en las que tendrás que ser espontáneo.

Asegúrate de que sabes cuáles son tus metas y objetivos. Márcate límites y recuérdate que está bien decir "no" para proteger tu bienestar. Muéstrate abierto a la colaboración y a debatir tus necesidades e ideas con los demás.

Cómo gestionar a un comunicador agresivo

Cuando interactúes con alguien que emplea un estilo de comunicación agresivo, es importante mantener la calma. Puede ser fácil ponerse a la defensiva, sobre todo si alguien ha recurrido a ataques personales, pero esto no dará lugar a una comunicación eficaz. En lugar de eso, evita los ataques personales y asegúrate de que la conversación se ciñe al tema en cuestión. Céntrate en lo que realmente intentan decir y trabaja para llegar a una solución.

También debes asegurarte de establecer límites con los comunicadores agresivos. Debes hacerles saber que quieres que se dirijan a ti de manera profesional y respetuosa, y que eso se aplica a todos los miembros del equipo. Si alguien se muestra frecuente y gravemente agresivo, deberías acudir a su superior inmediato o a RR.HH. para obtener más ayuda.

Cómo comunicarse eficazmente siendo un comunicador agresivo

Si descubres que utilizas un estilo de comunicación agresivo en el trabajo, puede ser beneficioso identificar qué es lo que te desencadena la agresividad. A menudo, las personas se comunican con un estilo agresivo debido a la frustración o el estrés: intenta averiguar qué te empuja a la agresividad y trabaja para hablar de ello con tu jefe, para intentar resolver el problema inicial.

También puede resultarte útil tomar aire antes de responder. A menudo, los comunicadores agresivos reaccionan antes de pensar, lo que puede dar lugar a un lenguaje inadecuado. En su lugar, piensa antes de hablar e intenta tener en cuenta las necesidades, los sentimientos y los límites de los demás.

Cómo gestionar a un comunicador pasivo-agresivo

Cuando interactúes con un comunicador pasivo-agresivo, tendrás que mantener la calma y la profesionalidad. En lugar de dejarte llevar por su comportamiento, céntrate en los hechos. Si no se comunican con claridad, pídeles que aclaren lo que dicen. A veces, puede ser mejor pedirles que lo aclaren por escrito, para que no haya ambigüedades.

Debes animarles a ser directos y abiertos. Asegúrate de haber creado un entorno en el que se sientan cómodos para expresar sus verdaderos pensamientos y necesidades. Si alguien tiene constantemente un comportamiento pasivo-agresivo, puede ser útil abordarlo en una reunión individual. Pregúntales qué creen que está causando el comportamiento e intenta llegar a una solución.

Cómo comunicarse eficazmente como comunicador pasivo-agresivo

Si tienes tendencias hacia la comunicación pasivo-agresiva, deberías proponerte reflexionar sobre las causas de este comportamiento. Puede que no te sientas cómodo siendo directo en las discusiones, o que creas que hay problemas con la gente que no se están abordando. Una vez que puedas identificar la causa raíz, háblalo con tu jefe o con otro canal adecuado. Deberías intentar resolverlo lo antes posible, en lugar de dejar que se apile, ya que esto podría agravar el problema.

Piensa en cómo puedes comunicar tus problemas de forma constructiva. Intenta discutir tus frustraciones con tus compañeros de forma que puedas llegar a una solución o compromiso.

Consejos para mejorar la comunicación en el trabajo

He aquí algunas estrategias prácticas para mejorar la comunicación en el trabajo.

Crea un entorno para la comunicación abierta

Una de las formas más importantes de mejorar la comunicación en el trabajo es asegurarte de que has creado un entorno que fomenta la comunicación abierta y honesta por parte de todos los miembros del equipo. Todos deben sentirse cómodos al hablar y saber que se les escuchará sin juzgarles.

La dirección debe marcar la pauta de una comunicación eficaz. Tendrás que marcar la pauta utilizando un estilo de comunicación asertivo para demostrar a los demás que está bien hablar directamente sin dejar de ser empático con los demás. Debes utilizar la crítica constructiva cuando sea necesaria y reconocer siempre los puntos de vista de los demás si difieren de los tuyos.

Utiliza las plataformas adecuadas para los debates adecuados

Siempre debes intentar utilizar la plataforma adecuada para los debates adecuados. Por ejemplo, si tienes algo que requiere colaboración, lo mejor sería una reunión. Esto puede permitir a todos los miembros del equipo aportar sus opiniones e ideas, así como plantear sus preocupaciones e identificar dónde podrían necesitar apoyo adicional de los demás.

Sin embargo, si solo necesitas notificar algo a la gente, en lugar de pedir su colaboración, un correo electrónico puede ser la mejor opción. Siempre puedes empezar con un correo electrónico, dejar que todo el mundo lea la información y los detalles, y luego ver si es necesaria una reunión de seguimiento.

Además de utilizar las plataformas adecuadas, también deberías utilizar las herramientas adecuadas. En una reunión colaborativa, puedes utilizar una pizarra para anotar las ideas de todos. Esto garantizará que todos sepan que serán escuchados y que sus ideas serán tenidas en cuenta. A continuación, puedes hacer una foto de la pizarra o pedir a alguien que la escriba en un documento y compartirlo después de la reunión, para asegurarte de que no se pierden ideas.

Recoge opiniones con regularidad

Por último, deberías recoger opiniones con frecuencia del equipo para conocer su opinión sobre los estilos de comunicación en el lugar de trabajo. Esto debe incluir el estilo de comunicación de la dirección, así como el entorno y lo cómodos que se sienten al hablar. También puedes preguntarles qué opinan sobre cómo se comunica actualmente el equipo y qué mejoras creen que pueden introducirse. Intenta actuar en función de estos comentarios y realiza los cambios necesarios.

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