A medida que ha cambiado nuestra forma de trabajar, también han evolucionado las distintas actividades cotidianas. Las reuniones híbridas son ahora habituales, ya que el trabajo híbrido se ha convertido en la norma para muchas empresas que trabajan desde la oficina.

Una reunión híbrida combina elementos presenciales y virtuales. En una reunión híbrida, algunos participantes están físicamente presentes en un lugar concreto, como una sala de conferencias, una oficina o un lugar de celebración de un evento, mientras que otros se unen a distancia a través de diversas tecnologías de comunicación, como software de videoconferencia o herramientas de teleconferencia. Este formato permite una mezcla de reunión presencial, interacción y participación virtual.

En este post del blog profundizaremos en las reuniones híbridas; veremos sus elementos básicos, las ventajas y consejos para llevar a cabo la tuya propia.

¿Qué es una reunión híbrida?

Aunque hemos ofrecido una visión general, a continuación desglosamos los componentes clave de una reunión híbrida:

Asistentes en persona

Son los participantes que están físicamente presentes en un lugar específico de la reunión. Pueden participar en interacciones cara a cara tradicionales con otras personas en el mismo espacio físico.

Asistentes virtuales

Son los participantes que se unen a la reunión a distancia, normalmente a través de videoconferencia, audioconferencia u otras herramientas de comunicación virtual. Pueden participar y contribuir en los debates, presentaciones y actividades de la reunión desde su lugar de residencia, del mismo modo que un asistente presencial. Sin embargo, estarán presentes a través de una pantalla o un teléfono.

Integración de la tecnología

Las reuniones híbridas se basan en soluciones tecnológicas integrales para facilitar la comunicación entre los asistentes presentes y los remotos. Esto puede incluir cámaras de vídeo, micrófonos, altavoces y software de colaboración para tener puentes entre los dos grupos.

Orden del día e intercambio de contenidos

Al igual que en una reunión normal, es importante compartir un orden del día de la reunión y cualquier otro documento pertinente. Para garantizar que todo el mundo tenga acceso a la misma información, ésta suele proporcionarse digitalmente.

Estrategias de participación

Si has celebrado reuniones híbridas, comprenderás que hay diferentes estrategias de participación que poner en práctica. Es importante que los asistentes remotos se sientan incluidos y participen activamente tanto como los que están físicamente presentes.

Logística

La planificación es esencial para el éxito de una reunión híbrida. Hay que tener en cuenta la elección de la tecnología adecuada, la programación, la zona horaria y el uso compartido de contenidos.

¿Cuáles son las ventajas de una reunión híbrida?

Ahora que ya conocemos los distintos elementos que confluyen en una reunión híbrida, probablemente querrás saber por qué merece la pena. A continuación, se exponen algunas de las ventajas de las reuniones híbridas.

Mayor accesibilidad

Las reuniones híbridas permiten participar desde distintos lugares, lo que las hace más accesibles para las personas que podrían tener dificultades para asistir en persona. Esto puede incluir a personas con discapacidades físicas, a quienes se encuentran en lugares remotos o a quienes no pueden viajar por limitaciones de tiempo o de costes.

Ahorro de costes

Las reuniones híbridas pueden ser rentables tanto para las empresas como para los particulares. Los asistentes pueden ahorrar dinero en billetes de tren y combustible, mientras que las empresas no tienen que gastar en estancias en hoteles y alquiler de espacios de reunión más grandes.

Flexibilidad

Los asistentes a las reuniones invitados tienen la flexibilidad de elegir si asisten en persona o virtualmente. Esta autonomía puede dar lugar a mayores índices de asistencia, ya que las personas pueden participar de la forma que más les convenga.

Mayor alcance de la audiencia

Las reuniones híbridas pueden atraer a una audiencia mayor, ya que no se limitan a quienes pueden asistir físicamente a un lugar concreto. Este mayor alcance puede ser ventajoso para conferencias, seminarios y eventos en los que se quiera llegar a una audiencia global.

Reducción de la huella de carbono

Al ser menos los asistentes que tienen que desplazarse, las reuniones híbridas pueden contribuir a reducir las emisiones de gases de efecto invernadero y el impacto medioambiental. Si formas parte de una empresa a la que le apasiona cumplir los objetivos de sostenibilidad, las reuniones híbridas pueden ayudarte a alcanzarlos.

Mayor integración de la tecnología

Las reuniones híbridas suelen aprovechar soluciones tecnológicas avanzadas para los participantes virtuales, como videoconferencias de alta calidad, herramientas de colaboración interactiva y traducción de idiomas en tiempo real. Esto puede mejorar la experiencia global de la reunión.

Aumento de la productividad

Al acortarse los desplazamientos a las reuniones para los asistentes remotos, se puede ahorrar tiempo y dedicarlo a actividades laborales o personales, lo que puede mejorar la productividad global.

Continuidad en tiempos de incertidumbre

En situaciones como crisis sanitarias o desastres naturales, las reuniones híbridas proporcionan una red de seguridad que permite a las empresas seguir funcionando sin interrupciones. Esto es especialmente relevante para la planificación de la continuidad del negocio.

Una reserva de talentos más amplia

Al tener reuniones híbridas como norma, las empresas pueden ampliar su búsqueda a la hora de contratar nuevos talentos. Las reuniones híbridas permiten considerar para puestos en la empresa a personas que viven en el extranjero y que potencialmente podrían tener mejores aptitudes que si la localidad formara parte de los criterios de contratación.

Datos y análisis

Los componentes virtuales de las reuniones híbridas pueden seguirse y analizarse más fácilmente, lo que puede ser útil para eventos de mayor envergadura. Estos datos pueden proporcionar información sobre el compromiso de los asistentes, los índices de participación y otros parámetros. Esto podría ayudarte a tomar decisiones informadas sobre futuras reuniones.

Mejor conciliación de la vida laboral y personal

Los participantes que asisten virtualmente pueden disfrutar de una mejor conciliación de la vida laboral y personal al evitar la necesidad de viajar, lo que facilita la integración de los compromisos profesionales y personales.

Inconvenientes de las reuniones híbridas en comparación con las presenciales

Si bien es innegable que las reuniones híbridas tienen sus ventajas, existen ciertas desventajas en comparación con las presenciales. Estos son algunos de los inconvenientes específicos de las reuniones híbridas en comparación con las reuniones tradicionales:

• Problemas de comunicación
• Falta de cohesión del equipo
• Obstáculos a la inclusión
• No hay margen para la espontaneidad
• Problemas de seguridad y privacidad
• Fallos y limitaciones de la tecnología
• Fatiga de las reuniones
• Retos de gestión

Celebrar reuniones en persona tiene la ventaja añadida de mejorar la productividad y la colaboración mediante el uso de herramientas de colaboración eficaces, como pizarras y pizarras de conferencia, que ayudan a los equipos a crear y compartir ideas juntos.

Sin embargo, el hecho de que las reuniones híbridas tengan sus trampas no significa que no debas considerarlas si aún no lo has hecho. Para hacer frente a estos inconvenientes, las empresas deben desarrollar políticas y prácticas claras para el trabajo híbrido, invertir en tecnología y formación, y dar prioridad a la comunicación eficaz y la inclusión para crear un entorno de trabajo equilibrado y productivo.

Las reuniones híbridas, que combinan participantes en persona y a distancia, son cada vez más habituales debido a los avances tecnológicos y a la naturaleza cambiante del trabajo. Para llevar a cabo con éxito tus propias reuniones híbridas, ten en cuenta los siguientes consejos clave:

Consejos clave para llevar a cabo tus propias reuniones híbridas

Cada reunión híbrida es diferente, por lo que es vital estar abierto a ajustar tu enfoque en función de los comentarios y la experiencia. A continuación, presentamos algunos de nuestros mejores consejos para reuniones híbridas, dirigidos tanto a participantes presenciales como remotos, que te ayudarán a fomentar la colaboración y la comunicación.

Planifica con antelación

Define claramente los objetivos de la reunión y determina quién asistirá en persona y quién lo hará a distancia. Una vez que tengas esta información, podrás elegir la tecnología y las plataformas adecuadas para la reunión.

Prueba tu tecnología

Asegúrate de que todo el equipo y el software necesarios estén configurados y probados antes de la reunión. Puedes realizar pruebas de audio y vídeo fácilmente para asegurarte de que los participantes remotos pueden oír y ver correctamente.

Establece algunas reglas

Establece etiqueta para reuniones, como silenciar los micrófonos cuando no se habla. Cuando empiece la reunión, anima a todos a presentarse.

Facilita los materiales de la reunión con antelación

Comparte con antelación el orden del día, los documentos y las presentaciones con los participantes por correo electrónico. Esto ayuda a que todos los asistentes lleguen preparados y reduce el tiempo dedicado a compartir documentos y pantallas durante la reunión.

Utiliza equipos de calidad

Invierte en micrófonos y cámaras de buena calidad tanto para reuniones presenciales como a distancia. También debes tener en cuenta la iluminación adecuada para mejorar la calidad del vídeo. Normalmente, lo mejor es la luz natural.

Involucra a los participantes remotos

Anima a los asistentes remotos a participar activamente haciendo preguntas, compartiendo sus ideas y contribuyendo a los debates. Puedes utilizar salas de debate o encuestas virtuales para implicar a los asistentes.

Graba la reunión

Graba la reunión híbrida para quienes no hayan podido asistir en tiempo real o para futuras consultas. También se puede enviar una grabación junto con el acta de la reunión una vez finalizada.

Seguridad

Por último, garantiza la seguridad y privacidad de la reunión utilizando plataformas de videoconferencia seguras y siguiendo las mejores prácticas para la protección de datos.